OA辦公管理系統(tǒng)的勞動法問題

                                                              作者：鄧益洲,，北京德恒律師事務所律師

“OA”（Office Automation的首字母縮寫）辦公管理系統(tǒng)一般是指利用計算機及網(wǎng)絡技術(shù)實現(xiàn)組織體辦公,、運行、管理自動化的一種技術(shù)手段,，目前已經(jīng)發(fā)展成移動辦公系統(tǒng),，例如企業(yè)微信OA系統(tǒng)。從其來源看,，通常是由專業(yè)的軟件開發(fā)商進行開發(fā)編程,，然后將開發(fā)出的計算機應用軟件產(chǎn)品許可給客戶（用人單位）使用。目前,，OA系統(tǒng)在企業(yè)及其他組織體的管理活動中已經(jīng)獲得廣泛應用,，成為用人單位在日常勞動人事管理中最為常用、高效的一種管理工具,。這種新的勞動管理形式也帶來了新的法律問題和法律風險,，勞動人事爭議中涉及到的OA證據(jù)認定問題也大量增加，但目前還沒有明確的、直接的法律規(guī)范作為認定依據(jù),。本文擬在提煉筆者擔任法官及律師辦理相關案件的經(jīng)驗基礎上,，結(jié)合現(xiàn)行相關法律規(guī)范及判例的研究，對OA證據(jù)的司法認定以及用人單位勞動人事管理中防控OA系統(tǒng)相關法律風險問題進行探討,。

一,、OA系統(tǒng)的特性

從技術(shù)角度看，OA辦公系統(tǒng)主要具有以下特點：

一是技術(shù)性,。 OA辦公系統(tǒng)作為一種計算機應用軟件,，屬于高科技范疇，需要依賴于一定的技術(shù)設備及技術(shù)手段才能實現(xiàn),。二是脆弱性,，其內(nèi)容容易被更改或破壞，且難以追溯,。三是無形性,、無痕性，其實際是一堆按編程規(guī)則處理成的“1”和“0”,，看不見,、摸不著，只有通過特定設備和技術(shù)才能展現(xiàn),。一般書證如果遭到改動,，容易肉眼發(fā)現(xiàn)或者通過技術(shù)鑒定發(fā)現(xiàn)。但OA系統(tǒng)作為一種電子數(shù)據(jù),，即便被改動也可不留任何痕跡,。

從證據(jù)法角度看，OA辦公系統(tǒng)屬于一種“電子數(shù)據(jù)”,?！半娮訑?shù)據(jù)”是指“形成或者存儲在電子介質(zhì)中的信息”。可見,，OA辦公系統(tǒng)的技術(shù)屬性完全符合相關法規(guī)對電子數(shù)據(jù)證據(jù)的定義,。

二、 OA證據(jù)的司法認定

然而,，在民商事訴訟中,，如何認定OA辦公系統(tǒng)以及類似的電子數(shù)據(jù)作為證據(jù)的效力，對此仍沒有明確統(tǒng)一,、普遍適用的專門法律規(guī)范,。因此，在司法實踐中,，原則上仍應適用一般證據(jù)的“四性”標準進行審查,?！八男浴奔春戏ㄐ浴⒄鎸嵭?、關聯(lián)性與證明力,。

合法性一般不易產(chǎn)生爭議，只要能夠說明電子數(shù)據(jù)的來源合法即可,。關聯(lián)性及證明力均是建立在證據(jù)具有真實性的基礎和前提之上,。一般而言，一旦確定了證據(jù)的真實性,，其與待證事實是否具有法律上關聯(lián)以及證明力的有無及大小問題就比較容易判別,。

因此,，跟傳統(tǒng)種類的證據(jù)一樣,，關于OA等電子數(shù)據(jù)作為證據(jù)的真實性問題，仍然是當事人舉證質(zhì)證中的對抗焦點和司法審查的關鍵問題,。但電子數(shù)據(jù)與書證,、物證等傳統(tǒng)種類證據(jù)顯著不同的技術(shù)與法律特征，也造成對其真實性的證明及認定標準的特殊性,，給當事人舉證責任帶來額外負擔和風險,。

根據(jù)《最高人民法院關于互聯(lián)網(wǎng)法院審理案件若干問題的規(guī)定》（簡稱“《規(guī)定》”）第十一條[3]等相關司法解釋，結(jié)合目前主流的司法實踐做法,，對于OA等電子證據(jù)真實性的司法審查,，通常從以下幾個角度進行。

一是電子數(shù)據(jù)所賴以存在的計算機軟件,、硬件是否可靠,。

二是電子數(shù)據(jù)提取和固定過程是否可靠，是否可以重現(xiàn),。

三是電子數(shù)據(jù)的內(nèi)容是否具有原始性,，是否被改動過。

四是電子數(shù)據(jù)是否可以重現(xiàn)和驗證,。

可見,，這些審查標準是不同于傳統(tǒng)類型證據(jù)的審查標準的。那么,，目前的司法實踐是如何具體應用這些審查標準的呢,？經(jīng)檢索中國裁判文書網(wǎng)，發(fā)現(xiàn)目前僅有一例判決涉及到《規(guī)定》第十一條的適用,，而且是參照適用[4],。在該案中，二審法院的邏輯是,，如果提供可信時間戳證據(jù)的一方在取得證據(jù)時經(jīng)過了有資質(zhì)的時間戳認證機構(gòu)的認證,，則視為其完成了證明相關電子證據(jù)真實性的初步舉證責任,；如果對方對其真實性提出異議，則舉證責任應發(fā)生轉(zhuǎn)移,，應由異議方證明可信時間戳為假,，否則其應承擔舉證不能的后果。該案實際是對以上第四條標準的運用,。法院認為,，如果電子證據(jù)在形成或取得之時經(jīng)過了有資質(zhì)的認證機構(gòu)的認證，即可初步證明該證據(jù)可以驗證,，從而發(fā)生舉證責任的轉(zhuǎn)移,。

至于第一條標準，通常以相關硬件如服務器的運營者是否具有較高認可度為標準,，一些知名的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)所運營的數(shù)據(jù)通常會被認為更為可靠,。但是，如果是境外的服務器上所存貯的電子數(shù)據(jù),，即便其運營商具有較高知名度或市場認可度,，由于其系境外證據(jù)，在未經(jīng)公證認證等法定程序之前也不能輕易采信其真實性,。第二條標準是要求電子數(shù)據(jù)的內(nèi)容可以通過一定途徑再現(xiàn)出來,。比如電子郵件，可以登陸郵箱后打開和展現(xiàn),。

第三條標準通常才是案件雙方爭議的重點,，也是舉證方需要重點攻克的法律障礙。常用的方法包括證據(jù)保全公證,、網(wǎng)絡或數(shù)據(jù)服務提供商的相關說明或證明,，以及在數(shù)據(jù)生成過程中運用電子簽名、可信時間戳,、哈希值校驗,、區(qū)塊鏈、第三方取證存證平臺等前沿信息技術(shù)手段,，通過這些手段生成和取得的數(shù)據(jù),，法院傾向于初步認可其具有真實性。

就OA數(shù)據(jù)作為勞動人事爭議的證據(jù)而言,，用人單位在勞動用工管理及日常業(yè)務運營中,，如果使用OA系統(tǒng)，如上文所言,，一般是從OA開發(fā)商購買其軟件的許可使用權(quán),。而OA開發(fā)商所許可的OA軟件通常在版權(quán)主管部門進行了登記備案，可信度較高,。司法實踐中比較容易符合上文關于電子數(shù)據(jù)真實性審查的第一條標準,。

用人單位一旦獲得OA的許可使用權(quán),，將成為掌控該系統(tǒng)的唯一權(quán)利人。由于OA系統(tǒng)作為電子數(shù)據(jù)具有技術(shù)依賴性及技術(shù)門檻,，未獲許可者,，比如用人單位的普通員工一般沒有操控的權(quán)限和能力。也就是說,，即便用人單位允許其員工使用OA系統(tǒng),，對OA系統(tǒng)的最終控制權(quán)仍掌握在用人單位手中。實踐中,，用人單位通常會有專門技術(shù)人員對OA系統(tǒng)進修日常維護,、監(jiān)管。

三,、當事人舉證責任

    由于OA系統(tǒng)控制權(quán)的上述特點,，根據(jù)舉證責任分配原則，在勞動人事爭議中,，通常由用人單位承擔證明OA證據(jù)完整性,、原始性及真實性的舉證責任，也就是上文關于電子數(shù)據(jù)真實性審查的第二,、第三條標準。用人單位對于OA 系統(tǒng)相關屬性具有較強的舉證能力,，從OA軟件許可方那里掌握了必要技術(shù),；而員工作為被管理者，客觀上不能夠控制OA系統(tǒng),，沒有相應的舉證能力,。因此，關于OA證據(jù)的爭議,，一般是由用人單位承擔初步舉證責任,。具體而言：

   首先，需要證明用人單位及員工雙方都曾使用OA管理系統(tǒng)進行案涉活動,。如果單位主張使用過而員工否認,，則應由用人單位來舉證證明自己單位確實使用OA系統(tǒng)進修勞動用工管理，并且該名員工確實被授權(quán)使用過OA系統(tǒng),。用人單位作為管理者,，是OA系統(tǒng)的發(fā)起者及控制者，這就決定了用人單位應當承擔此項舉證責任,。因此,，用人單位應證明員工對OA具有使用權(quán)。

 其次,，需要證明案涉的OA證據(jù)具體內(nèi)容與員工有關,。例如,，需要證明系爭的證據(jù)內(nèi)容是員工錄入OA的內(nèi)容，或者是公司其他人員在OA系統(tǒng)中針對該員工錄入的數(shù)據(jù),，或者是適用于該員工的公司相關規(guī)章制度,、通知或決定的內(nèi)容。需注意的是,，這聽起來好像是在說證據(jù)的“關聯(lián)性”,，其實不是。這實際上是為了確定爭議的具體OA證據(jù)是否真實,，但為此則首先需要確定其與該員工的關系,。證據(jù)的關聯(lián)性則是指證據(jù)與待證事實是否具有法律上的關系。對此,，可以從OA記錄的具體內(nèi)容判斷其是否與員工有關,，一般不存在認定上的困難。

再次,，需要證明作為證據(jù)的OA系統(tǒng)相關內(nèi)容具有原始性,，未經(jīng)改動。如上所述,，這常常是訴訟中的爭議焦點,。上文提到，OA系統(tǒng)作為電子數(shù)據(jù),，具有脆弱性,，改動不留痕跡。一旦發(fā)生爭議,，對方有權(quán)推定其可能存在改動,，因此舉證責任人應證明其具有原始性及完整性，未經(jīng)改動,，這實際是舉證責任的倒置,。目前的司法實踐中，完成該項舉證責任的方式有四種：證明證據(jù)生成及提取過程使用了區(qū)塊鏈,、可信時間戳等前沿信息技術(shù),；司法技術(shù)鑒定；證據(jù)保全公證,；對方認可,。

對于單位提供OA證據(jù)，即使員工不予認可其真實性,，一般也不必提出反證,，因為舉證責任本應在用人單位，用人單位應繼續(xù)證明其具有完整性和原始性,。此時,，如果單位提供的OA證據(jù)是經(jīng)過證據(jù)保全公證的,，或者是使用了區(qū)塊鏈等前沿信息技術(shù)的，此時員工如果否認OA證據(jù)的真實性,，則舉證責任可發(fā)生轉(zhuǎn)移,，改由員工來提供反證以便證明OA不真實，通常來講這當然很難,，除非進行技術(shù)鑒定,。可見,，公證或前沿信息技術(shù)手段對于確保電子證據(jù)原始性確實很重要,。如果OA證據(jù)未辦理公證也未使用前沿信息技術(shù)手段，則單位仍應以其他方式證明OA的真實性,，例如申請專業(yè)技術(shù)鑒定,。當然，如果對方當事人（員工）對OA真實性不持異議,，則通常單位無需再舉證,。

相反，如果員工提供OA記錄作為證據(jù)而單位對其真實性有異議,，則單位必須提供反證,，因為單位對OA證據(jù)的舉證能力強；否則根據(jù)民事證據(jù)規(guī)則,，單位需要承擔舉證不能的法律后果,，導致員工提供的OA記錄會被采信。

                四,、OA系統(tǒng)日常勞動法律風險防控

OA辦公系統(tǒng)的技術(shù)、法律特征及司法實踐的審查標準,，反過來可用于指引用人單位有效預防和降低OA辦公系統(tǒng)的相關法律風險,，減少勞動人事爭議中作為證據(jù)的效力瑕疵。

首先,，最好的規(guī)避風險方法仍然是使用傳統(tǒng)的非電子化管理手段,。如果企業(yè)還沒有使用OA系統(tǒng)，或者還沒有必須使用OA的必要,，則盡量不使用,。如果勞動用工管理工作仍然主要采用傳統(tǒng)的書面紙質(zhì)管理形式，在發(fā)生爭議時相關證據(jù)的表現(xiàn)形式為“書證”,，屬于傳統(tǒng)證據(jù)類型,，不會產(chǎn)生上文提到的電子數(shù)據(jù)相關的證明障礙及責任。而一旦使用OA系統(tǒng)進行日常管理,，即需要面臨相關的證據(jù)效力瑕疵風險,，并且目前而言難以找到根除風險的辦法,。

其次，如果企業(yè)因經(jīng)營管理需要,，必須使用OA系統(tǒng),，則可考慮以下辦法盡量降低風險：

第一，采用成熟可靠的區(qū)塊鏈,、可信時間戳,、電子簽章等前沿信息技術(shù)。區(qū)塊鏈技術(shù)已在部分領域獲得認可和應用,，甚至被司法機關采用和認可,。例如，北京互聯(lián)網(wǎng)法院采用的“天平鏈”存證平臺就是一種區(qū)塊鏈應用技術(shù),，法院為此專門發(fā)布了《北京互聯(lián)網(wǎng)法院電子證據(jù)平臺接入與管理規(guī)范》,，當事人通過該法院電子訴訟平臺所提交的材料全部通過“天平鏈”進行存證[5]。廣州和杭州的互聯(lián)網(wǎng)法院同樣使用了區(qū)塊鏈技術(shù)進行日常審判管理,。司法機關對區(qū)塊鏈存證技術(shù)的認可與應用,，在很大程度上認同了區(qū)塊鏈技術(shù)存在的合法性及可推廣性。有鑒于此,，用人單位為確保OA系統(tǒng)存證效力,，亦可使用帶有成熟可靠的區(qū)塊鏈應用技術(shù)的OA軟件技術(shù)，則發(fā)生爭議是OA證據(jù)的效力會有較好的保障,。

第二,，重要的勞動管理事項仍應采用傳統(tǒng)形式，如紙質(zhì)書面簽字形式,。當然,，這并不排斥同時采用OA系統(tǒng)。例如,，員工申請辭職,，辭職申請除了在OA中提交外，還應在公司規(guī)章制度中或員工勞動合同中明確要求員工向公司提供書面紙質(zhì)的辭職申請,，并且可以規(guī)定,，一旦公司收到紙質(zhì)的申請，員工在OA中提交的辭職申請可以具有溯及力,，這樣可以較好地平衡勞資雙方利益,，促使員工積極提交紙質(zhì)申請。另外,，重要事項如調(diào)動工作申請,、調(diào)整工資的決定或協(xié)議、醫(yī)療期相關手續(xù)、工傷或職業(yè)病相關文件,、解除或終止勞動合同事項,、競業(yè)限制、保密義務,、服務期等事項,，相關法律手續(xù)也應當同時盡量要求員工采取書面紙質(zhì)的傳統(tǒng)形式進行。

第三,，公司可制定專門的OA系統(tǒng)使用管理制度,。由于OA系統(tǒng)強大、廣泛的管理功能,，不可避免涉及到員工某些切身利益,，比如工資調(diào)整、崗位調(diào)整,、紀律處分,、離職等，因此OA管理制度應按《勞動合同法》第四條要求的“民主程序”進行制定和公告,，確保其效力無瑕疵,。內(nèi)容方面，應主要明確OA系統(tǒng)授權(quán)使用人員的范圍,、方式,、權(quán)限、流程,，員工相關權(quán)利,、義務、責任,。OA系統(tǒng)使用管理制度從證據(jù)效力角度講,，還可以佐證公司確實實行OA系統(tǒng)進行勞動管理。

第四,、在授權(quán)員工使用OA系統(tǒng)之前,，員工應簽署書面聲明，明確其有權(quán)使用OA系統(tǒng),，同時有義務遵守OA系統(tǒng)的使用管理制度。更為重要的是,，這類聲明可載明每位員工使用OA所需要的用戶名,、手機號或其他必要信息，且僅有員工本人才可以設定和更改登錄所需密匙,，員工有義務保證密匙的安全,。這跟公司向員工分配工作用電子郵箱地址的情形類似。另外，如果從技術(shù)上講,，一旦相關信息錄入OA,，將只有錄入者才可以改動的話，則亦應讓員工在書面聲明中對此予以載明,。一旦發(fā)生勞動爭議,，員工無法否認其使用OA系統(tǒng)的事實，也無法否認OA系統(tǒng)中其錄入內(nèi)容的真實性,，從而為潛在訴訟中符合電子證據(jù)認證標準奠定了基礎,。

第五，強化日常管理中的存證意識,，即證據(jù)保留意識,。某些情況下，即便尚未發(fā)生爭議,，如有必要,，也應采取證據(jù)保全公證、律師見證等預防措施,，及時確保相關OA證據(jù)的原始性及真實性,。例如，一旦員工在OA中提交電子版辭職申請而未按公司要求補交書面辭職申請,，則應立即聘請公證機構(gòu)對OA中的辭職申請進行證據(jù)保全公證,，以防員工屆時反悔不認。

第六,、一旦發(fā)生勞動爭議官司,，如果單位OA系統(tǒng)未使用區(qū)塊鏈、可信時間戳,、電子簽章等前沿信息技術(shù),，即應一方面對OA相關內(nèi)容進行證據(jù)保全公證，以便屆時可將舉證責任轉(zhuǎn)移給員工一方,。另一方面,，可聯(lián)絡OA應用軟件的開發(fā)商，必要時由其提供相關的協(xié)議或出具證明,，來證明OA系統(tǒng)的相關情況,，以及其相關的技術(shù)性能特點。

最后,，OA記錄應當保存一定時間,，以備可能發(fā)生的勞動爭議之用。由于司法實踐一般認為用人單位對于OA相關證據(jù)負有舉證責任,，一旦發(fā)生勞動爭議而用人單位不能提供相關OA證據(jù)的話,，將面臨舉證不能的不利后果。因此，所有的OA記錄均應保存一定的年限,，比如三年或者更長時間,。

總之，OA辦公系統(tǒng)作為一種電子數(shù)據(jù)證據(jù)類型,，由于具有技術(shù)上的顯著特征,，造成法律屬性具有某些有別于傳統(tǒng)證據(jù)的特殊性，進而導致爭訟中對其真實性的證明方式,、方法及認證邏輯,，均與傳統(tǒng)類型的證據(jù)有別。相應地,，用人單位在日常經(jīng)營管理中使用OA系統(tǒng)時,，可采取多種辦法降低OA系統(tǒng)作為電子數(shù)據(jù)的證據(jù)瑕疵風險。

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作者簡介：鄧益洲律師執(zhí)業(yè)于德恒北京辦公室,。主要執(zhí)業(yè)領域：民商事爭議解決與風險防控,、勞動法、婚姻家事,、交通侵權(quán),、合同房產(chǎn)等。具備中國及紐約州律師執(zhí)業(yè)證,，曾長期任民商事法官,，出版《勞動用工管理典型案例、經(jīng)驗教訓與風險應對》,、《跨境民商事訴訟實務要點解析》等系列專著,，兼任法院調(diào)解員、仲裁機構(gòu)仲裁員,，獲選司法部全國律師人才庫,。

[1] 詳見高明、瞿文婷《律師視點22：新民訴法司法解釋研究：關于電子證據(jù)相關新規(guī)定的解讀》,，在于http://www.360doc.com/content/15/0212/18/21849816_448184280.shtml.

[2] 2015年《最高人民法院關于適用《中華人民共和國民事訴訟法》的解釋》第一百一十六條第二款：電子數(shù)據(jù)是指通過電子郵件,、電子數(shù)據(jù)交換、網(wǎng)上聊天記錄,、博客,、微博客、手機短信,、電子簽名,、域名等形成或者存儲在電子介質(zhì)中的信息。

”

[3] 第十一條：當事人對電子數(shù)據(jù)真實性提出異議的,，互聯(lián)網(wǎng)法院應當結(jié)合質(zhì)證情況，審查判斷電子數(shù)據(jù)生成、收集,、存儲,、傳輸過程的真實性，并著重審查以下內(nèi)容：

　?。ㄒ唬╇娮訑?shù)據(jù)生成,、收集、存儲,、傳輸所依賴的計算機系統(tǒng)等硬件,、軟件環(huán)境是否安全、可靠,；

　?。ǘ╇娮訑?shù)據(jù)的生成主體和時間是否明確，表現(xiàn)內(nèi)容是否清晰,、客觀,、準確；

　?。ㄈ╇娮訑?shù)據(jù)的存儲,、保管介質(zhì)是否明確，保管方式和手段是否妥當,；

　?。ㄋ模╇娮訑?shù)據(jù)提取和固定的主體、工具和方式是否可靠,，提取過程是否可以重現(xiàn),；

　　（五）電子數(shù)據(jù)的內(nèi)容是否存在增加,、刪除,、修改及不完整等情形；

　?。╇娮訑?shù)據(jù)是否可以通過特定形式得到驗證,。

　　當事人提交的電子數(shù)據(jù)，通過電子簽名,、可信時間戳,、哈希值校驗、區(qū)塊鏈等證據(jù)收集,、固定和防篡改的技術(shù)手段或者通過電子取證存證平臺認證,，能夠證明其真實性的，互聯(lián)網(wǎng)法院應當確認,。

　　當事人可以申請具有專門知識的人就電子數(shù)據(jù)技術(shù)問題提出意見,?；ヂ?lián)網(wǎng)法院可以根據(jù)當事人申請或者依職權(quán)，委托鑒定電子數(shù)據(jù)的真實性或者調(diào)取其他相關證據(jù)進行核對,。