行政機(jī)關(guān)在開展信息公開工作時(shí)，經(jīng)常會遇到申請人所申請公開的政府信息不存在的情況,。這種情況可能是因?yàn)楸緳C(jī)關(guān)沒有制作相關(guān)信息,，或未獲取并保存相關(guān)信息。在此情況下,，即便相關(guān)政府信息不存在,，行政機(jī)關(guān)仍應(yīng)當(dāng)依法向申請人作出答復(fù)，稍有不慎就可能涉嫌違法而引發(fā)行政爭議,。

一,、嚴(yán)格遵守辦理期限的規(guī)定

《政府信息公開條例》第二十四條明確規(guī)定了辦理期限，即能夠當(dāng)場答復(fù)的,，應(yīng)當(dāng)當(dāng)場答復(fù),，不能當(dāng)場答復(fù)的，應(yīng)自收到申請之日起15個工作日內(nèi)答復(fù),。實(shí)際中,，行政機(jī)關(guān)當(dāng)場答復(fù)申請人的比較少見，一般都是在15個工作日內(nèi)作出答復(fù),。需要注意的是,，這里的辦理期限為“15個工作日內(nèi)”，不是“15日內(nèi)”,，所以辦理期間如有法定假日或雙休日的,，可以按規(guī)定扣除,，不計(jì)算在辦理時(shí)限內(nèi)。

另有一種情況是,，當(dāng)申請公開的政府信息涉及第三方權(quán)益的,，行政機(jī)關(guān)一般應(yīng)征求第三方意見以決定是否予以公開。此時(shí),，征求第三方意見的時(shí)間也不計(jì)算在15個工作日的辦理期限內(nèi),。

總之，行政機(jī)關(guān)必須嚴(yán)格遵守辦理時(shí)限的規(guī)定,，在辦理時(shí)限內(nèi)作出答復(fù),，如逾期答復(fù)的，其行政行為就是違法的,。

二,、區(qū)分不同情況作出實(shí)體問題的答復(fù)

1.當(dāng)本機(jī)關(guān)未制作相關(guān)信息，或未獲取并保存相關(guān)信息時(shí),，應(yīng)告知申請人,，并說明理由

根據(jù)《政府信息公開條例》第二十一條第三項(xiàng)規(guī)定，依法不屬于本行政機(jī)關(guān)公開或者該政府信息不存在的,，應(yīng)當(dāng)告知申請人,。申請人所申請的政府信息本機(jī)關(guān)未制作，或未獲取并保存,，本機(jī)關(guān)無法提供時(shí),，行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)如實(shí)告知申請人，不得置之不理,。同時(shí),，根據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理政府信息公開行政案件若干問題的規(guī)定》第五條第一款規(guī)定,，被告拒絕向原告提供政府信息的,，應(yīng)當(dāng)對拒絕的根據(jù)以及履行法定告知和說明理由義務(wù)的情況舉證。因此,，行政機(jī)關(guān)不能簡單地告知申請人其申請的政府信息不存還,，還要向其說明不存在的具體理由是什么，如該信息本機(jī)關(guān)從未制定,，或該信息由其他相關(guān)單位制作,，而本機(jī)關(guān)并未獲取并保存該信息等，只有這樣,，才能保障答復(fù)內(nèi)容的合法性,。

2.當(dāng)相關(guān)政府信息依法不屬于本機(jī)關(guān)公開，但能夠確定該政府信息的公開義務(wù)機(jī)關(guān)時(shí),，應(yīng)當(dāng)告知申請人該行政機(jī)關(guān)的名稱,、聯(lián)系方式,。

當(dāng)申請人申請公開的政府信息依法不屬于本機(jī)關(guān)公開時(shí)，如能夠確定該政府信息客觀存在,，并能確定該政府信息公開的義務(wù)機(jī)關(guān)時(shí),，行政機(jī)關(guān)除了告知申請人該政府信息依法不屬于本機(jī)關(guān)公開外，還要告知申請人應(yīng)向哪個行政機(jī)關(guān)申請公開,，以及該機(jī)關(guān)的聯(lián)系方式,。

三、完善文書送達(dá)工作,，保留送達(dá)憑證

行政機(jī)關(guān)在作出政府信息公開告知書后,，應(yīng)在辦理時(shí)限內(nèi)向申請人依法送達(dá)。送達(dá)方式一般可由申請人自行領(lǐng)取,，此時(shí)應(yīng)要求其簽收并注明簽收日期,；也可以通過郵寄方式，根據(jù)申請人提供的收件地址,、收件人,、聯(lián)系電話等信息，向其郵寄送達(dá),。此時(shí)應(yīng)注意保留文件交郵的憑證,，尤其應(yīng)注意獲取并妥善保管由郵政部門加蓋郵戳的寄件單據(jù)，并在單據(jù)上注明郵件的名稱,、數(shù)量等重要信息,。一旦日后發(fā)生爭議，加蓋郵戳的寄件單據(jù)能夠證明郵件是否交郵,，交郵的具體時(shí)間,，收件人等重要事實(shí)，因此對行政機(jī)關(guān)來說至關(guān)重要,，應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視,。