行政機關具有保管檔案的法定職責,，如果檔案丟失，機關內(nèi)部要向相關責任人員追責,，承擔相應的行政責任,；若引起行政訴訟，檔案就是證明行政行為合法性的主要證據(jù),，如果檔案因丟失,、損毀等原因無法提供，會被法院認定為沒有證據(jù),，從而導致敗訴的結果,。實踐中，行政機關因檔案丟失而敗訴的案例比比皆是,。因此,，行政機關在作出具體行政行為時，一定要按照相關法律的規(guī)定存檔記錄,，并做好后期保管工作,。

一、行政機關保管檔案的法定職責

《中華人民共和國檔案法實施辦法》

第二條　《檔案法》第二條所稱對國家和社會有保存價值的檔案,，屬于國家所有的,，由國家檔案局會同國家有關部門確定具體范圍,；屬于集體所有,、個人所有以及其他不屬于國家所有的，由省,、自治區(qū),、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍,。

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治,、軍事,、經(jīng)濟、科學,、技術,、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字,、圖表,、聲象等不同形式的歷史記錄。屬于國家所有的,，由國家檔案局會同國家有關部門確定具體范圍,；屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的,，由省,、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍,。

《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》

第七條　因工作不負責任或者不遵守檔案工作制度,，導致檔案損毀、丟失的,，對有關責任人員,，給予記過處分；情節(jié)較重的,，給予記大過或者降級處分,；情節(jié)嚴重的，給予撤職或者開除處分,。

第二條　有檔案管理違法違紀行為的單位,，其負有責任的領導人員和直接責任人員，以及有檔案管理違法違紀行為的個人,，應當承擔紀律責任,。屬于下列人員的（以下統(tǒng)稱有關責任人員），由任免機關或者監(jiān)察機關按照管理權限依法給予處分：

（一）行政機關公務員,；

（二）法律,、法規(guī)授權的具有公共事務管理職能的組織中從事公務的人員；

（三）行政機關依法委托從事公共事務管理活動的組織中從事公務的人員,；

（四）企業(yè),、社會團體中由行政機關任命的人員。

事業(yè)單位工作人員有檔案管理違法違紀行為的,，按照《事業(yè)單位工作人員處分暫行規(guī)定》執(zhí)行,。

《中華人民共和國檔案法》

第二條　本法所稱的檔案,，是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治,、軍事,、經(jīng)濟、科學,、技術,、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字,、圖表,、聲象等不同形式的歷史記錄。

第二十四條　下列行為之一的,，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門,、有關主管部門對直接負責的主管人員或者其他直接責任人員依法給予行政處分；構成犯罪的,，依法追究刑事責任:

（一）損毀,、丟失屬于國家所有的檔案的；

（二）擅自提供,、抄錄,、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的,；

（三）涂改,、偽造檔案的；

（四）違反本法第十七條規(guī)定,，擅自出賣或者轉讓屬于國家所有的檔案的,；

（五）將檔案賣給、贈送給外國人或者外國組織的,；

（六）違反本法第十條,、第十一條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的,；

（七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,，造成檔案損失的；

（八）檔案工作人員玩忽職守,，造成檔案損失的,。

在利用檔案館的檔案中，有前款第一項,、第二項,、第三項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告,，可以并處罰款,；造成損失的,，責令賠償損失,。

企業(yè)事業(yè)組織或者個人有第一款第四項,、第五項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告,，可以并處罰款,；有違法所得的，沒收違法所得,；并可以依照本法第十六條的規(guī)定征購所出賣或者贈送的檔案,。

無論是否涉嫌行政訴訟，行政機關都有保管檔案的法定職責,。如果公務人員因工作不負責任或者不遵守檔案工作制度,，導致檔案損毀、丟失的,，對有關責任人員,，給予記過處分；情節(jié)較重的,，給予記大過或者降級處分,；情節(jié)嚴重的，給予撤職或者開除處分,。

二,、檔案在行政訴訟中的重要作用

1.主要證據(jù)之檔案

第三十三條　證據(jù)包括：

（一）書證；

（二）物證,；

（三）視聽資料,；

（四）電子數(shù)據(jù)；

（五）證人證言,；

（六）當事人的陳述,；

（七）鑒定意見；

（八）勘驗筆錄,、現(xiàn)場筆錄,。

以上證據(jù)經(jīng)法庭審查屬實，才能作為認定案件事實的根據(jù),。

第三十四條　被告對作出的行政行為負有舉證責任,，應當提供作出該行政行為的證據(jù)和所依據(jù)的規(guī)范性文件。

被告不提供或者無正當理由逾期提供證據(jù),，視為沒有相應證據(jù),。但是，被訴行政行為涉及第三人合法權益,，第三人提供證據(jù)的除外,。

主要證據(jù)指的是對案件事實的證明起主要作用的證據(jù),。在行政訴訟中，被告對作出的行政行為負有舉證責任,，應當提供作出該行政行為的證據(jù)和所依據(jù)的規(guī)范性文件,。能證明行政行為合法性的主要證據(jù)就是檔案。通過檔案,，可以清楚地了解行政機關為了作出行政行為,，經(jīng)歷了哪些流程，以及每個流程的起止時間,、對應的行為,、相關的文件資料。因此檔案最能直接體現(xiàn)行政行為從始至終的全過程,，往往視為行政機關證明行政行為合法性的主要證據(jù),。

2.行政機關的法定舉證責任

第四十三條　證據(jù)應當在法庭上出示，并由當事人互相質證,。對涉及國家秘密,、商業(yè)秘密和個人隱私的證據(jù)，不得在公開開庭時出示,。

人民法院應當按照法定程序,，全面、客觀地審查核實證據(jù),。對未采納的證據(jù)應當在裁判文書中說明理由,。

以非法手段取得的證據(jù)，不得作為認定案件事實的根據(jù),。

第三十七條　原告可以提供證明行政行為違法的證據(jù),。原告提供的證據(jù)不成立的，不免除被告的舉證責任,。

行政機關的舉證責任是法定責任,，不因原告的舉證行為而免除；且證據(jù)應當在法庭上出示,，并由當事人互相質證,，只有經(jīng)過法庭審查屬實，才能作為認定案件事實的證據(jù),。在實踐中,，原告往往會提供行政行為違法的證據(jù)，有的被采納,，有的不會被采納,。即使原告不能證明行政行為違法，行政機關也依然要拿出證據(jù)證明自己的行政行為合法，如果行政機關拿不出證據(jù)證明行政行為合法的話,，依然會被視為沒有證據(jù),，那么質證就無從談起，行政機關也就失去了證明行政行為合法的途徑,。

三,、行政機關檔案丟失的訴訟結果

根據(jù)法律規(guī)定，行政行為的主要證據(jù)丟失,，法院可以判決撤銷或者部分撤銷行政行為,，并可以判決被告重新作出行政行為,，也就是行政機關敗訴,。人民法院判決被告重新作出行政行為的，被告不得以同一的事實和理由作出與原行政行為基本相同的行政行為,。如果行政行為不能撤銷或者不需要撤銷的話,，那么人民法院判決確認違法。行政行為有實施主體不具有行政主體資格或者沒有依據(jù)等重大且明顯違法情形,，原告申請確認行政行為無效的,，人民法院判決確認無效。人民法院判決確認違法或者無效的,，可以同時判決責令被告采取補救措施,；給原告造成損失的，依法判決被告承擔賠償責任,。

四,、行政機關因檔案丟失而敗訴的典型案例

1. 查當事人與區(qū)人民政府、合市人民政府房屋征收補償一案

原告案涉房屋沒有產(chǎn)權登記證書,，持有原區(qū)土地管理局填發(fā)的《國有土地使用證》,，該證載明使用權類型為國有，但未載明屬于劃撥土地還是出讓土地,。2016年4月29日,，廬江縣國土資源局對廬城鎮(zhèn)人民政府出具《關于查當事人戶土地證書用地性質的函》，內(nèi)容為：“查名下冀國用（1998）字第836號土地證書,，證載用地性質為國有劃撥土地,。”廬江縣國土資源局于2006年4月24日對原告作出《關于當事人信訪事項的答復意見》,，其中答復意見第2項為“信訪人查要求查看的土地初始登記檔案,，由于辦公地點的搬遷等原因，檔案丟失,，查無檔案,。”

法院認為：關于涉案房屋所占用土地的性質問題，原告所持有的《國有土地使用權證》明確記載土地性質為國有,，但土地管理部門在頒發(fā)《國有土地使用權證》時,，并沒有注明土地性質屬于國有劃撥土地還是出讓土地。雖然房屋征收期間土地管理部門出具說明,，認為涉案土地的性質為國有劃撥,，但卻稱由于辦公地址搬遷造成檔案丟失等原因，沒有提供上述土地登記的原始材料,，區(qū)政府據(jù)此認定涉案房屋所占用土地為國有劃撥土地證據(jù)不足,。

判決：一審法院判決撤銷被告區(qū)人民政府作出的《房屋征收補償決定書》；責令被告廬江縣人民政府于判決生效后六十日內(nèi)重新作出房屋征收補償決定,。

一審判決：根據(jù)《中華人民共和國土地管理法》的相關規(guī)定,，政府具有對水域灘涂進行登記造冊、頒發(fā)證書的法定職權,。庭審中,，區(qū)政府提出因搬家檔案丟失不能提供作出行政行為的證據(jù)，故應視為其沒有證據(jù),。被訴行政行為沒有證據(jù)的,，依法應當撤銷。

二審判決：后綏中縣政府不服原審判決,，向二審法院提起上訴,，審理查明的事實與原審法院認定的事實一致。原審判決認定事實清楚,，適用法律正確,。駁回上訴，維持原判,。

五,、結論
行政訴訟的經(jīng)驗，認為行政機關行政行為檔案管理至關重要,，一旦檔案毀損,、滅失，在訴訟中會導致敗訴的結果,；即使在沒有涉訴的情況下,，有關責任人員也會受到相應的處分。

相關法律：

《中華人民共和國檔案法》（2016修訂）

《中華人民共和國檔案法實施辦法》（2017修訂）

《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》

《中華人民共和國行政訴訟法》