行政機關(guān)具有保管檔案的法定職責(zé)，如果檔案丟失,，機關(guān)內(nèi)部要向相關(guān)責(zé)任人員追責(zé),，承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任；若引起行政訴訟,，檔案就是證明行政行為合法性的主要證據(jù),，如果檔案因丟失、損毀等原因無法提供,，會被法院認定為沒有證據(jù),，從而導(dǎo)致敗訴的結(jié)果。實踐中,，行政機關(guān)因檔案丟失而敗訴的案例比比皆是,。因此,，行政機關(guān)在作出具體行政行為時，一定要按照相關(guān)法律的規(guī)定存檔記錄,，并做好后期保管工作,。

一、行政機關(guān)保管檔案的法定職責(zé)

《中華人民共和國檔案法實施辦法》

第二條《檔案法》第二條所稱對國家和社會有保存價值的檔案,，屬于國家所有的,，由國家檔案局會同國家有關(guān)部門確定具體范圍；屬于集體所有,、個人所有以及其他不屬于國家所有的,，由省、自治區(qū),、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍,。

檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治,、軍事,、經(jīng)濟、科學(xué),、技術(shù),、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字,、圖表,、聲象等不同形式的歷史記錄。屬于國家所有的,，由國家檔案局會同國家有關(guān)部門確定具體范圍,；屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的,，由省,、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍,。

《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》

第七條因工作不負責(zé)任或者不遵守檔案工作制度,，導(dǎo)致檔案損毀、丟失的,，對有關(guān)責(zé)任人員,，給予記過處分；情節(jié)較重的,，給予記大過或者降級處分,；情節(jié)嚴重的，給予撤職或者開除處分。

第二條有檔案管理違法違紀行為的單位,，其負有責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人員和直接責(zé)任人員,，以及有檔案管理違法違紀行為的個人，應(yīng)當承擔(dān)紀律責(zé)任,。屬于下列人員的（以下統(tǒng)稱有關(guān)責(zé)任人員）,，由任免機關(guān)或者監(jiān)察機關(guān)按照管理權(quán)限依法給予處分：

（一）行政機關(guān)公務(wù)員；

（二）法律,、法規(guī)授權(quán)的具有公共事務(wù)管理職能的組織中從事公務(wù)的人員,；

（三）行政機關(guān)依法委托從事公共事務(wù)管理活動的組織中從事公務(wù)的人員；

（四）企業(yè),、社會團體中由行政機關(guān)任命的人員,。

事業(yè)單位工作人員有檔案管理違法違紀行為的，按照《事業(yè)單位工作人員處分暫行規(guī)定》執(zhí)行,。

《中華人民共和國檔案法》

第二條本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu),、社會組織以及個人從事政治,、軍事、經(jīng)濟,、科學(xué),、技術(shù)、文化,、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字,、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄,。

第二十四條下列行為之一的,，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接負責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分,；構(gòu)成犯罪的,，依法追究刑事責(zé)任:

（一）損毀、丟失屬于國家所有的檔案的,；

（二）擅自提供,、抄錄、公布,、銷毀屬于國家所有的檔案的,；

（三）涂改、偽造檔案的,；

（四）違反本法第十七條規(guī)定,，擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓屬于國家所有的檔案的；

（五）將檔案賣給,、贈送給外國人或者外國組織的,；

（六）違反本法第十條,、第十一條規(guī)定，不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的,；

（七）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,，造成檔案損失的；

（八）檔案工作人員玩忽職守,，造成檔案損失的,。

在利用檔案館的檔案中，有前款第一項,、第二項,、第三項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告,，可以并處罰款,；造成損失的，責(zé)令賠償損失,。

企業(yè)事業(yè)組織或者個人有第一款第四項,、第五項違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告,，可以并處罰款,；有違法所得的，沒收違法所得,；并可以依照本法第十六條的規(guī)定征購所出賣或者贈送的檔案,。

無論是否涉嫌行政訴訟，行政機關(guān)都有保管檔案的法定職責(zé),。如果公務(wù)人員因工作不負責(zé)任或者不遵守檔案工作制度,，導(dǎo)致檔案損毀、丟失的,，對有關(guān)責(zé)任人員,，給予記過處分；情節(jié)較重的,，給予記大過或者降級處分,；情節(jié)嚴重的，給予撤職或者開除處分,。