備用金是指委托方或第二委托方按照代理人的要求,，在建立代理關(guān)系后預(yù)付給代理人用作支付船舶在港期間所發(fā)生的一切費(fèi)用和船員借支或其他費(fèi)用支出的預(yù)付款項(xiàng)。根據(jù)代理人不為委托人墊付任何款項(xiàng)的原則,，代理關(guān)系建立后各委托人必須及時(shí)將備用金匯至代理人處,，否則因此而造成船舶延誤及其他損失或費(fèi)用均由委托的一方負(fù)責(zé)。從這一意義上說(shuō),，匯寄備用金就構(gòu)成了建立代理關(guān)系的必要條件之一,。

l．備用金的索匯

在建立代理關(guān)系后、船舶到港之前，代理人必須向委托方或第二委托方索匯備用金,，并且還可以按照實(shí)際需要隨時(shí)提出增匯要求索匯備用金的數(shù)額是代理人根據(jù)船舶的總噸,、凈噸和裝卸貨物的種類(lèi)、數(shù)量等貨物資料及船舶在港的任務(wù),，或增添燃料,、淡水、物料,、食品等資料估算出來(lái)的。

2．備用金的使用

代理人在使用備用金時(shí)要指定專(zhuān)人掌握備用金的使用,，隨時(shí)注意使用情況,，發(fā)現(xiàn)可能超支時(shí)要及時(shí)提出增匯。船務(wù)部門(mén)也要經(jīng)常與掌握備用金使用的人員聯(lián)系,，隨時(shí)掌握船舶在港作業(yè)的進(jìn)度和費(fèi)用開(kāi)支情況,，嚴(yán)格按照備用金使用的范圍和索匯備用金時(shí)分列的費(fèi)用項(xiàng)目專(zhuān)款專(zhuān)用，逐船逐航次確定供應(yīng)品的限額,。此外,，對(duì)于船員借支也要嚴(yán)格掌握，只能在委托人匯寄的船員借支項(xiàng)下的數(shù)額范圍內(nèi)借支,。如果委托方未按索匯金額如數(shù)匯寄備用金,，則開(kāi)支時(shí)應(yīng)以保證港口費(fèi)用、噸稅和代理費(fèi)用的開(kāi)支為原則控制使用,。

3．備用金的結(jié)算

船舶離港后,，代理人應(yīng)及時(shí)匯總船舶在港所支付的各項(xiàng)費(fèi)用和應(yīng)收取的代理費(fèi)，詳細(xì)列出航次結(jié)賬單,，如表8—1所示,，連同所付的各項(xiàng)收費(fèi)單據(jù)寄交委托方，并將扣除上述費(fèi)用后的備用金余額退回或結(jié)存,。

無(wú)論是長(zhǎng)期代理還是航次代理,，備用金的結(jié)算都應(yīng)以“一船一結(jié)”為原則，并且都應(yīng)在船舶離港后及時(shí)（或在一定的限期內(nèi)）做出航次結(jié)賬單,，隨附所付費(fèi)用的收據(jù)寄交委托方,。所不同的是，在航次代理情況下,，備用金按航次結(jié)算,，代理人在寄交航次結(jié)賬單及隨附的各項(xiàng)收費(fèi)單據(jù)的同時(shí)，應(yīng)將備用金的余額退還委托方或根據(jù)委托方的要求將余額結(jié)存,；而在長(zhǎng)期代理的情況下,，備用金雖不必按航次結(jié)算，但在船舶離港后仍需及時(shí)將航次結(jié)賬單及隨附的各項(xiàng)收費(fèi)單據(jù)寄交委托方,，并按月向委托方抄送往來(lái)賬,，核清賬目,。