• 【發(fā)布單位】交通部
• 【發(fā)布文號(hào)】--
• 【發(fā)布日期】2000-05-22
• 【生效日期】2000-05-22
• 【失效日期】--
• 【文件來源】
• 【所屬類別】國(guó)家法律法規(guī)

交通部關(guān)于部機(jī)關(guān)接待外國(guó)代表團(tuán)工作程序和要求

交通部關(guān)于部機(jī)關(guān)接待外國(guó)代表團(tuán)工作程序和要求





 為了貫徹執(zhí)行《交通部因公出國(guó)(境)和邀請(qǐng)外國(guó)人員來華的管理規(guī)定》,，更好地搞好外賓接待工作，促進(jìn)部機(jī)關(guān)外事工作的精神文明建設(shè)，提高工作效率,，使部機(jī)關(guān)外事工作規(guī)范化,、程序化和條理化，特制訂本工作程序和具體要求,。



 應(yīng)邀來訪的接待和安排



 一,、邀請(qǐng)外國(guó)代表團(tuán)或人員來訪



 (一)邀請(qǐng)外國(guó)正部級(jí)代表團(tuán)來訪，由部國(guó)際合作司負(fù)責(zé)辦理上報(bào)國(guó)務(wù)院的請(qǐng)示件(送外交部,，文頭仍然報(bào)國(guó)務(wù)院),；邀請(qǐng)副部級(jí)代表團(tuán)來訪，由部國(guó)際合作司負(fù)責(zé)辦理部函,，征求外交部意見,。邀請(qǐng)司(局)級(jí)代表團(tuán)或人員來訪，由主辦司局辦理請(qǐng)示件報(bào)部領(lǐng)導(dǎo)審批,，請(qǐng)示件須會(huì)簽部國(guó)際合作司,；邀請(qǐng)?zhí)幖?jí)以下人員來訪，由主辦司局辦理函件送部國(guó)際合作司審批,。



 (二)經(jīng)批準(zhǔn)后,，對(duì)部級(jí)代表團(tuán)或人員，由部國(guó)際合作司分別以部長(zhǎng)或副部長(zhǎng)或交通部的名義向其發(fā)出邀請(qǐng)函和簽證通知表(邀請(qǐng)外國(guó)副部長(zhǎng)及以上代表團(tuán)訪華,，須以適當(dāng)方式通知我駐該國(guó)使館和該國(guó)駐華使領(lǐng)館),；對(duì)局級(jí)或以下代表團(tuán)或人員，由有關(guān)司局填寫簽證通知表后報(bào)部國(guó)際合作司審核簽發(fā),。



 (三)邀請(qǐng)請(qǐng)示件報(bào)批前,，應(yīng)與對(duì)方有關(guān)部門或通過雙方使館聯(lián)系，盡可能商定代表團(tuán)訪華日期,、日程,、來訪人員名單、會(huì)談主要提綱,、是否需要參觀考察等相關(guān)事項(xiàng),。



 (四)安排接待方案，向各有關(guān)單位發(fā)接待通知,。副部級(jí)以上的,，以部國(guó)際合作司辦理部文；司局級(jí)的,，由接待單位辦理司函,。



 (五)凡對(duì)方要求或我主動(dòng)安排代表團(tuán)拜見我國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人的，由國(guó)際合作司另行請(qǐng)示件上報(bào)國(guó)務(wù)院審批,。



 (六)會(huì)談方案,，部級(jí)團(tuán)組或部領(lǐng)導(dǎo)出面的,，由部國(guó)際合作司負(fù)責(zé)，會(huì)同有關(guān)司局共同擬訂,；事務(wù)級(jí)團(tuán)組會(huì)談方案,，涉及多個(gè)司局的，由國(guó)際合作司組織協(xié)調(diào)擬定,；只涉及一個(gè)業(yè)務(wù)司局的,，由業(yè)務(wù)司局負(fù)責(zé)擬定，會(huì)簽國(guó)際合作司后報(bào)主管部領(lǐng)導(dǎo)審批,。



 (七)接待部級(jí)代表團(tuán),，由國(guó)際合作司負(fù)責(zé)組織和安排部級(jí)代表團(tuán)的接待工作，包括機(jī)場(chǎng)迎送并辦理機(jī)場(chǎng)有關(guān)手續(xù),。事務(wù)級(jí)代表團(tuán)由接待單位負(fù)責(zé),。



 二、具體要求



 (一)請(qǐng)示件



 1.上報(bào)國(guó)務(wù)院的請(qǐng)示件或征求外交部意見的函應(yīng)闡明邀請(qǐng)的起因,、目的,、時(shí)間和費(fèi)用等。



 2.上報(bào)國(guó)務(wù)院請(qǐng)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)見的請(qǐng)示應(yīng)提出具體會(huì)見的領(lǐng)導(dǎo)人,、建議的會(huì)見時(shí)間,、中外方參加人員名單，并附上對(duì)方部長(zhǎng)簡(jiǎn)歷等,。



 (二)邀請(qǐng)函



 1.邀請(qǐng)函內(nèi)容應(yīng)包括目的,、時(shí)間、人員和費(fèi)用等,。



 2.通過雙方使館或直接與對(duì)方聯(lián)系商定代表團(tuán)來華的具體日程和特殊要求事項(xiàng)等。



 (三)接待通知



 1.接待通知應(yīng)明確代表團(tuán)來訪目的,、會(huì)見,、拜會(huì)、參觀,、游覽,、宴請(qǐng)、費(fèi)用,、吃住行要求和禮遇,、出入境禮遇、新聞報(bào)道,、機(jī)場(chǎng)迎送和安全保衛(wèi)等有關(guān)事宜,。



 2.接待通知應(yīng)附有日程安排和代表團(tuán)名單(中外文)。



 3.接待通知的主送單位應(yīng)為部直屬或雙重領(lǐng)導(dǎo)單位,。如拜會(huì)或參觀其它部委,、省,、市或有關(guān)單位，接待通知應(yīng)抄送這些單位,。接待省,、部級(jí)代表團(tuán)的通知還應(yīng)抄送公安部、省市外辦,。



 4.聯(lián)系落實(shí)拜會(huì)在京有關(guān)單位和參觀游覽等事宜,。確定陪同人員(翻譯人員一般情況下由被拜訪單位提供)，如代表團(tuán)在京有參觀游覽活動(dòng),，要確定陪同人員,。



 5.聯(lián)系落實(shí)去外地拜會(huì)和參觀游覽等事宜，確定陪同人員(包括翻譯人員),。



 6.部領(lǐng)導(dǎo)出面會(huì)見或會(huì)談,，需要新聞報(bào)道和照相時(shí)，須事先聯(lián)系落實(shí),。



 7.通知部公安局,，聯(lián)系落實(shí)安全保衛(wèi)和用警車等事宜。



 (四)會(huì)談方案



 1.根據(jù)來訪代表團(tuán)的要求,，要有針對(duì)性地做好會(huì)談方案,。包括:



 1)對(duì)方提出的問題和可能涉及的問題；



 2)我方對(duì)外口徑及對(duì)策,。



 2.為主談人提供我方和對(duì)方相關(guān)方面的背景資料,；



 3.接待外國(guó)部級(jí)代表團(tuán)或部領(lǐng)導(dǎo)出面接見的團(tuán)組，會(huì)談方案由部國(guó)際合作司負(fù)責(zé),，會(huì)同有關(guān)司局?jǐn)M定后報(bào)部領(lǐng)導(dǎo)核批,，有關(guān)司局和有關(guān)企事業(yè)單位負(fù)責(zé)提供必要的素材；事務(wù)級(jí)團(tuán)組,，會(huì)談方案由業(yè)務(wù)司局?jǐn)M定,，會(huì)簽國(guó)際合作司后(涉及多個(gè)司局的，由國(guó)際合作司組織協(xié)調(diào))報(bào)主管部領(lǐng)導(dǎo)審批,；處級(jí)以下團(tuán)組或人員的會(huì)談方案,，由有關(guān)司局負(fù)責(zé)審核，國(guó)際合作司審批,。凡涉及秘密事項(xiàng),，應(yīng)報(bào)部保密辦審核。



 (五)機(jī)場(chǎng)迎送



 1.部級(jí)代表團(tuán)來訪,，一般情況下由部國(guó)際合作司領(lǐng)導(dǎo)前往機(jī)場(chǎng)迎送,；特殊情況，請(qǐng)一位副部長(zhǎng)前往機(jī)場(chǎng)迎送,。其他代表團(tuán)或人員來訪,，由有關(guān)司局負(fù)責(zé)前往機(jī)場(chǎng)迎送,。



 2.部級(jí)代表團(tuán)來訪，應(yīng)通知對(duì)方駐華使館前往機(jī)場(chǎng)迎送,。



 (六)會(huì)見或會(huì)談



 1.確定參加會(huì)見的人員,；



 2.確定翻譯人員和記錄人員(如借用外單位翻譯，應(yīng)提前提供有關(guān)資料),；



 3.確定會(huì)見時(shí)間和地點(diǎn),，預(yù)訂外賓室；



 4.通知部公安局保衛(wèi)處開南門,，安排有關(guān)人員到南門迎送客人,；



 5.部領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見或會(huì)談，提前一天通知交通報(bào)記者并提供外事活動(dòng)的有關(guān)情況,；



 6.部領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見或會(huì)談,，在外賓室內(nèi)擺放好雙方國(guó)旗；



 7.準(zhǔn)備好禮品和其他有關(guān)事項(xiàng),。



 8.交通國(guó)際合作事務(wù)中心負(fù)責(zé)事先檢查外賓室的設(shè)備,，包括空調(diào)、暖氣,、音響,、鐘表等，準(zhǔn)備茶水,、飲料或咖啡等,。



 (七)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)見



 1.為國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人準(zhǔn)備參考資料；



 2.與中南海警衛(wèi)處或人民大會(huì)堂管理局等聯(lián)系商定會(huì)見地點(diǎn),，并根據(jù)具體要求辦理相關(guān)事宜,；



 3.確定翻譯人員，如借用翻譯,，應(yīng)提前聯(lián)系好并提供有關(guān)資料,，介紹有關(guān)情況；



 4.聯(lián)系新華社,、中央電視臺(tái)等單位，以便攝影和準(zhǔn)備新聞報(bào)道,。



 (八)宴請(qǐng)活動(dòng)



 1.確定宴請(qǐng)人數(shù)和人員,；



 2.定餐和發(fā)請(qǐng)柬；



 3.填寫桌簽,、排座次,；



 4.必要時(shí)應(yīng)備好禮品。



 (九)接待計(jì)劃確定后,，接待單位商交通國(guó)際合作事務(wù)中心做接待預(yù)算并報(bào)國(guó)際合作司領(lǐng)導(dǎo)審批,，接待過程中要嚴(yán)格按計(jì)劃和預(yù)算辦,，要節(jié)約辦外事，接待的人員要注意服裝整潔,，禮貌待人,，遵守外事紀(jì)律。



 臨時(shí)來部拜會(huì)團(tuán)組的接待和安排



 一,、拜會(huì)部領(lǐng)導(dǎo)



 (一)外單位接待的代表團(tuán)要求拜會(huì)我部領(lǐng)導(dǎo),，應(yīng)將要求拜會(huì)的函件或電話記錄送司領(lǐng)導(dǎo)閱示后呈部領(lǐng)導(dǎo)批示；擬見部領(lǐng)導(dǎo)如改請(qǐng)別的部領(lǐng)導(dǎo)出面見,，應(yīng)及時(shí)送呈該位部領(lǐng)導(dǎo)批示,；



 (二)部領(lǐng)導(dǎo)同意后，與對(duì)方聯(lián)系確定具體時(shí)間,；



 (三)準(zhǔn)備接待方案(方案式樣附后)和會(huì)談方案(要求與“應(yīng)邀來訪的接待和安排”中的會(huì)談方案相同),；



 (四)確定陪見人員和翻譯；



 (五)預(yù)定外賓室,，準(zhǔn)備好禮品,，通知攝影(如需要)；如有要求,，預(yù)定工作餐或安排宴請(qǐng),；



 (六)通知部公安局保衛(wèi)處開南門，有關(guān)人員到南門迎送代表團(tuán),。



 二,、拜會(huì)局級(jí)及以下人員



 (一)將要求拜會(huì)的函件或電話記錄送司領(lǐng)導(dǎo)批示；



 (二)根據(jù)司領(lǐng)導(dǎo)的批示,，將有關(guān)函件或電話記錄轉(zhuǎn)送有關(guān)司局,；



 (三)有關(guān)司局確定是否見，如同意,，與對(duì)方聯(lián)系確定會(huì)見時(shí)間,，準(zhǔn)備接待方案等；



 (四)由有關(guān)司局預(yù)訂外賓室,，通知部公安局保衛(wèi)處開南門,，派有關(guān)人員到南門迎送。



 會(huì)談?dòng)涗?


 接待外賓后,，如有重要情況,，應(yīng)按照《交通部因公出國(guó)(境)和邀請(qǐng)外國(guó)人員來華的管理規(guī)定》的有關(guān)要求，整理會(huì)見外賓記錄并報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和抄國(guó)際合作司(會(huì)見外賓記錄格式附后),。