• 【發(fā)布單位】交通部
• 【發(fā)布文號】--
• 【發(fā)布日期】2000-05-22
• 【生效日期】2000-05-22
• 【失效日期】--
• 【文件來源】
• 【所屬類別】國家法律法規(guī)

交通部關于部機關接待外國代表團工作程序和要求

交通部關于部機關接待外國代表團工作程序和要求





 為了貫徹執(zhí)行《交通部因公出國(境)和邀請外國人員來華的管理規(guī)定》,，更好地搞好外賓接待工作，促進部機關外事工作的精神文明建設,，提高工作效率,，使部機關外事工作規(guī)范化、程序化和條理化,，特制訂本工作程序和具體要求,。



 應邀來訪的接待和安排



 一、邀請外國代表團或人員來訪



 (一)邀請外國正部級代表團來訪,，由部國際合作司負責辦理上報國務院的請示件(送外交部,，文頭仍然報國務院)；邀請副部級代表團來訪,，由部國際合作司負責辦理部函,，征求外交部意見。邀請司(局)級代表團或人員來訪,，由主辦司局辦理請示件報部領導審批,，請示件須會簽部國際合作司；邀請?zhí)幖壱韵氯藛T來訪,，由主辦司局辦理函件送部國際合作司審批,。



 (二)經批準后，對部級代表團或人員,，由部國際合作司分別以部長或副部長或交通部的名義向其發(fā)出邀請函和簽證通知表(邀請外國副部長及以上代表團訪華,，須以適當方式通知我駐該國使館和該國駐華使領館)；對局級或以下代表團或人員,，由有關司局填寫簽證通知表后報部國際合作司審核簽發(fā),。



 (三)邀請請示件報批前，應與對方有關部門或通過雙方使館聯(lián)系，盡可能商定代表團訪華日期,、日程,、來訪人員名單、會談主要提綱,、是否需要參觀考察等相關事項,。



 (四)安排接待方案，向各有關單位發(fā)接待通知,。副部級以上的,，以部國際合作司辦理部文；司局級的,，由接待單位辦理司函,。



 (五)凡對方要求或我主動安排代表團拜見我國家領導人的，由國際合作司另行請示件上報國務院審批,。



 (六)會談方案,，部級團組或部領導出面的，由部國際合作司負責,，會同有關司局共同擬訂,；事務級團組會談方案，涉及多個司局的,，由國際合作司組織協(xié)調擬定,；只涉及一個業(yè)務司局的，由業(yè)務司局負責擬定,，會簽國際合作司后報主管部領導審批,。



 (七)接待部級代表團，由國際合作司負責組織和安排部級代表團的接待工作,，包括機場迎送并辦理機場有關手續(xù),。事務級代表團由接待單位負責。



 二,、具體要求



 (一)請示件



 1.上報國務院的請示件或征求外交部意見的函應闡明邀請的起因,、目的、時間和費用等,。



 2.上報國務院請國家領導人會見的請示應提出具體會見的領導人,、建議的會見時間、中外方參加人員名單,，并附上對方部長簡歷等,。



 (二)邀請函



 1.邀請函內容應包括目的、時間,、人員和費用等,。



 2.通過雙方使館或直接與對方聯(lián)系商定代表團來華的具體日程和特殊要求事項等,。



 (三)接待通知



 1.接待通知應明確代表團來訪目的、會見,、拜會、參觀,、游覽,、宴請、費用,、吃住行要求和禮遇,、出入境禮遇、新聞報道,、機場迎送和安全保衛(wèi)等有關事宜,。



 2.接待通知應附有日程安排和代表團名單(中外文)。



 3.接待通知的主送單位應為部直屬或雙重領導單位,。如拜會或參觀其它部委,、省、市或有關單位,，接待通知應抄送這些單位,。接待省、部級代表團的通知還應抄送公安部,、省市外辦,。



 4.聯(lián)系落實拜會在京有關單位和參觀游覽等事宜。確定陪同人員(翻譯人員一般情況下由被拜訪單位提供),，如代表團在京有參觀游覽活動,，要確定陪同人員。



 5.聯(lián)系落實去外地拜會和參觀游覽等事宜,，確定陪同人員(包括翻譯人員),。



 6.部領導出面會見或會談，需要新聞報道和照相時,，須事先聯(lián)系落實,。



 7.通知部公安局，聯(lián)系落實安全保衛(wèi)和用警車等事宜,。



 (四)會談方案



 1.根據(jù)來訪代表團的要求,，要有針對性地做好會談方案。包括:



 1)對方提出的問題和可能涉及的問題,；



 2)我方對外口徑及對策,。



 2.為主談人提供我方和對方相關方面的背景資料；



 3.接待外國部級代表團或部領導出面接見的團組,，會談方案由部國際合作司負責,，會同有關司局擬定后報部領導核批,，有關司局和有關企事業(yè)單位負責提供必要的素材；事務級團組,，會談方案由業(yè)務司局擬定,，會簽國際合作司后(涉及多個司局的，由國際合作司組織協(xié)調)報主管部領導審批,；處級以下團組或人員的會談方案,，由有關司局負責審核，國際合作司審批,。凡涉及秘密事項,，應報部保密辦審核。



 (五)機場迎送



 1.部級代表團來訪,，一般情況下由部國際合作司領導前往機場迎送,；特殊情況，請一位副部長前往機場迎送,。其他代表團或人員來訪,，由有關司局負責前往機場迎送。



 2.部級代表團來訪,，應通知對方駐華使館前往機場迎送,。



 (六)會見或會談



 1.確定參加會見的人員；



 2.確定翻譯人員和記錄人員(如借用外單位翻譯,，應提前提供有關資料),；



 3.確定會見時間和地點，預訂外賓室,；



 4.通知部公安局保衛(wèi)處開南門,，安排有關人員到南門迎送客人；



 5.部領導會見或會談,，提前一天通知交通報記者并提供外事活動的有關情況,；



 6.部領導會見或會談，在外賓室內擺放好雙方國旗,；



 7.準備好禮品和其他有關事項,。



 8.交通國際合作事務中心負責事先檢查外賓室的設備，包括空調,、暖氣,、音響、鐘表等,，準備茶水,、飲料或咖啡等。



 (七)國家領導人會見



 1.為國家領導人準備參考資料,；



 2.與中南海警衛(wèi)處或人民大會堂管理局等聯(lián)系商定會見地點,，并根據(jù)具體要求辦理相關事宜,；



 3.確定翻譯人員，如借用翻譯,，應提前聯(lián)系好并提供有關資料,，介紹有關情況；



 4.聯(lián)系新華社,、中央電視臺等單位,，以便攝影和準備新聞報道。



 (八)宴請活動



 1.確定宴請人數(shù)和人員,；



 2.定餐和發(fā)請柬；



 3.填寫桌簽,、排座次,；



 4.必要時應備好禮品。



 (九)接待計劃確定后,，接待單位商交通國際合作事務中心做接待預算并報國際合作司領導審批,，接待過程中要嚴格按計劃和預算辦，要節(jié)約辦外事,，接待的人員要注意服裝整潔,，禮貌待人，遵守外事紀律,。



 臨時來部拜會團組的接待和安排



 一,、拜會部領導



 (一)外單位接待的代表團要求拜會我部領導，應將要求拜會的函件或電話記錄送司領導閱示后呈部領導批示,；擬見部領導如改請別的部領導出面見,，應及時送呈該位部領導批示；



 (二)部領導同意后,，與對方聯(lián)系確定具體時間,；



 (三)準備接待方案(方案式樣附后)和會談方案(要求與“應邀來訪的接待和安排”中的會談方案相同)；



 (四)確定陪見人員和翻譯,；



 (五)預定外賓室,，準備好禮品，通知攝影(如需要),；如有要求,，預定工作餐或安排宴請；



 (六)通知部公安局保衛(wèi)處開南門,，有關人員到南門迎送代表團,。



 二、拜會局級及以下人員



 (一)將要求拜會的函件或電話記錄送司領導批示,；



 (二)根據(jù)司領導的批示,，將有關函件或電話記錄轉送有關司局,；



 (三)有關司局確定是否見，如同意,，與對方聯(lián)系確定會見時間,，準備接待方案等；



 (四)由有關司局預訂外賓室,，通知部公安局保衛(wèi)處開南門,，派有關人員到南門迎送。



 會談記錄



 接待外賓后,，如有重要情況,，應按照《交通部因公出國(境)和邀請外國人員來華的管理規(guī)定》的有關要求，整理會見外賓記錄并報有關領導和抄國際合作司(會見外賓記錄格式附后),。