• 【發(fā)布單位】哈爾濱市
• 【發(fā)布文號(hào)】哈政辦發(fā)〔2008〕9號(hào)
• 【發(fā)布日期】2008-05-19
• 【生效日期】2008-05-19
• 【失效日期】--
• 【文件來(lái)源】哈爾濱市
• 【所屬類別】政策參考

哈爾濱市人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)哈爾濱市電子政務(wù)網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理暫行辦法的通知

哈爾濱市人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)哈爾濱市電子政務(wù)網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理暫行辦法的通知 

(哈政辦發(fā)〔2008〕9號(hào))





 各區(qū),、縣（市）人民政府，市政府各委,、辦,、局：



 經(jīng)市政府同意，現(xiàn)將《哈爾濱市電子政務(wù)網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理暫行辦法》予以印發(fā),，請(qǐng)認(rèn)真組織實(shí)施,。



 哈爾濱市人民政府辦公廳



 二○○八年五月十九日



 哈爾濱市電子政務(wù)網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理暫行辦法



 為加強(qiáng)全市電子政務(wù)網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理，規(guī)范會(huì)議流程,，提高會(huì)議質(zhì)量,，特制定本辦法。



 一,、適用范圍



 市直部門及各區(qū),、縣（市）政府應(yīng)用市電子政務(wù)網(wǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)召開的視頻會(huì)議。



 二,、會(huì)場(chǎng)分布



 主會(huì)場(chǎng)設(shè)在市政府大樓4樓視頻會(huì)議室和12樓常務(wù)會(huì)議室,。分會(huì)場(chǎng)設(shè)在各區(qū)、縣（市）政府和有關(guān)市直部門,。分會(huì)場(chǎng)單位提出申請(qǐng)的,，可授權(quán)其設(shè)置為主會(huì)場(chǎng),。



 三、組織分工



 市政府辦公廳市長(zhǎng)會(huì)議秘書室負(fù)責(zé)視頻會(huì)議統(tǒng)籌安排,，受理各單位召開視頻會(huì)議的申請(qǐng),；市政府機(jī)關(guān)事務(wù)管理局會(huì)議管理中心負(fù)責(zé)提供主會(huì)場(chǎng)資源；市政府計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)中心負(fù)責(zé)管理,、操作視頻會(huì)議系統(tǒng),；會(huì)場(chǎng)投影顯示設(shè)備暫由市信息產(chǎn)業(yè)局管理；各分會(huì)場(chǎng)單位負(fù)責(zé)管理和操作本單位視頻會(huì)議系統(tǒng),。



 四,、會(huì)議通知



 （一）市政府召開的視頻會(huì)議，由市政府辦公廳負(fù)責(zé)通知,。

 （二）視頻會(huì)議通知的內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間,、地點(diǎn),、參加人員,、視頻會(huì)議聯(lián)調(diào)時(shí)間、會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間,、會(huì)議議程和會(huì)議要求等,。聯(lián)調(diào)時(shí)間應(yīng)確定在召開會(huì)議前一天，會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間確定在會(huì)議開始前一小時(shí),。

 （三）各分會(huì)場(chǎng)單位召開視頻會(huì)議或各單位需使用視頻會(huì)議系統(tǒng)召開會(huì)議的,，應(yīng)向市政府辦公廳提出申請(qǐng)，由市長(zhǎng)會(huì)議秘書室統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排視頻會(huì)議資源,，各單位再行下發(fā)會(huì)議通知,。會(huì)務(wù)工作由會(huì)議承辦單位派員負(fù)責(zé)。



 五,、會(huì)議流程



 （一）聯(lián)調(diào),。各會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議管理人員要嚴(yán)格按照會(huì)議通知的聯(lián)調(diào)時(shí)間進(jìn)行聯(lián)調(diào)試機(jī)，按操作規(guī)程開啟設(shè)備,、進(jìn)行調(diào)試,。

 （二）會(huì)前聯(lián)調(diào)。會(huì)前1小時(shí)進(jìn)行最后聯(lián)調(diào),，各分會(huì)場(chǎng)要檢查系統(tǒng)視頻和音頻傳輸情況,，如有問(wèn)題立即與會(huì)議主辦單位聯(lián)系。

 （三）會(huì)間管理,。在開會(huì)期間,，管理人員應(yīng)監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行情況，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況及時(shí)調(diào)整鏡頭和麥克風(fēng),。非管理員不得操作視頻會(huì)議設(shè)備,。

 （四）故障處理,。如網(wǎng)絡(luò)或設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，分會(huì)場(chǎng)無(wú)法連通主會(huì)場(chǎng),，分會(huì)場(chǎng)向會(huì)議主辦單位報(bào)告后,，與會(huì)人員到就近分會(huì)場(chǎng)參加會(huì)議。



 六,、會(huì)場(chǎng)要求



 （一）主會(huì)場(chǎng)懸掛“××工作視頻會(huì)議”會(huì)標(biāo),，各分會(huì)場(chǎng)要放置主要領(lǐng)導(dǎo)桌簽。

 （二）會(huì)場(chǎng)內(nèi)視頻設(shè)備要放在固定位置,，不要隨意拆裝,，要有安全可靠的電源和網(wǎng)絡(luò)接口，并做好設(shè)備防塵工作,。

 （三）會(huì)場(chǎng)要具備良好的照明條件,，保持清潔，確保視頻圖像清晰,。

 （四）會(huì)場(chǎng)所在單位要加強(qiáng)會(huì)場(chǎng)安全管理工作,。



 七、人員管理



 （一）各視頻會(huì)議系統(tǒng)分會(huì)場(chǎng)單位應(yīng)明確分管領(lǐng)導(dǎo),、落實(shí)視頻會(huì)議系統(tǒng)管理部門和人員,。

 （二）如視頻會(huì)議系統(tǒng)管理人員有變動(dòng)，及時(shí)通知市政府計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)中心,，并安排新到崗人員接受培訓(xùn),。

 （三）管理人員必須熟練應(yīng)用視頻會(huì)議系統(tǒng)，熟悉操作規(guī)程,。



 八,、設(shè)備管理



 （一）分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備由各單位負(fù)責(zé)管理維護(hù)。按操作規(guī)程正確連接設(shè)備,，未經(jīng)允許禁止私自更換視頻會(huì)議設(shè)備,。

 （二）市政府機(jī)關(guān)事務(wù)管理局會(huì)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)市政府視頻會(huì)議室和常務(wù)會(huì)議室的主席臺(tái)、燈光,、音像設(shè)備,、會(huì)標(biāo)等日常管理,并配備專門人員負(fù)責(zé)視頻會(huì)議相關(guān)會(huì)務(wù)保障工作。

 （三）市政府計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù)中心負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理,、維護(hù),、操作。市信息化項(xiàng)目管理中心負(fù)責(zé)主會(huì)場(chǎng)投影顯示設(shè)備的管理,、維護(hù),、操作。

 （四）中國(guó)網(wǎng)通哈爾濱分公司負(fù)責(zé)維護(hù)視頻會(huì)議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)資源，保證電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)鏈路暢通,、連接穩(wěn)定,。視頻會(huì)議系統(tǒng)軟、硬件建設(shè)單位在保修期內(nèi)協(xié)助完成視頻會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)支持與服務(wù),；設(shè)備保修期外,，委托廠商或服務(wù)外包承接單位提供技術(shù)支持與服務(wù)。



 本辦法自發(fā)布之日起施行,。