• 【發(fā)布單位】81902
• 【發(fā)布文號】--
• 【發(fā)布日期】1989-01-15
• 【生效日期】1989-03-01
• 【失效日期】--
• 【文件來源】
• 【所屬類別】地方法規(guī)

廣東省國家行政機關(guān)文書立卷歸檔工作實施辦法

廣東省國家行政機關(guān)文書立卷歸檔工作實施辦法
 
（一九八九年一月十五日廣東省人民政府批準）

第一條 為了做好我省各級國家行政機關(guān)文件材料的立卷歸檔工作,，使其逐步實現(xiàn)規(guī)范化、制度化,、標準化,，制定本辦法。



第二條 我省各級國家行政機關(guān)（如下簡稱“機關(guān)”）,，每年辦理完畢具有保存價值的文件材料,，必須按照文書立卷的原則和方法，組成案卷,，集中統(tǒng)一保管,。



第三條 各機關(guān)的文件承辦人員必須將辦理完畢屬于歸檔范圍的文件材料整理好，于翌年六月底前清理立卷,，送交文書部門或主管人員,，不得擅自留存。



第四條 檔案工作人員必須了解本機關(guān)的主要工作職責和基本任務(wù),，掌握文書處理工作的規(guī)律,，熟悉文書立卷的基本知識和技能，做好文件材料立卷歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)工作,。



第五條 各機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍,，按國家檔案局頒發(fā)的《機關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》執(zhí)行。歸檔的重點是本機關(guān)（或本部門）制成的,，其他機關(guān)發(fā)來與本機關(guān)主管業(yè)務(wù)有密切聯(lián)系的文件材料,。凡屬歸檔的文件，包括定稿與正本,、正件與附件,、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，以及領(lǐng)導(dǎo)同志的重要批示,，都必須齊全與完整,。



第六條 歸檔的文件材料必須進行科學(xué)的分類組卷，其方法是：

 一,、按文件形成的年度區(qū)分開,。不同年度的文件不得混淆。計劃,、預(yù)算,、決算、總結(jié),、報告,、統(tǒng)計報表，應(yīng)放在文件內(nèi)容針對的年度；長遠規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對的頭一年,；多年度的總結(jié),、報告，應(yīng)放在文件針對的最后一年,；跨年度的案件,，應(yīng)放在結(jié)案的一年；跨年度的會議文件,，應(yīng)放在會議結(jié)束的年度,；其他文件，應(yīng)放在文件材料形成的年度組卷,。

 二,、按文件形成機關(guān)的級別區(qū)分開。分成上級,、本級,、下級及平級機關(guān)。對有密切聯(lián)系的文件可不按形成機關(guān)的級別區(qū)分開,，如本機關(guān)的請示與上級的批復(fù),，下級的請求與本機關(guān)的批復(fù)，應(yīng)與本機關(guān)文件放在一起組卷,。

 三,、按文件承辦的部門不同區(qū)分開。

 四,、按文件內(nèi)容所反映的不同問題或不同類型區(qū)分開,。

 本機關(guān)的各種業(yè)務(wù)文件、調(diào)查研究材料,，規(guī)章制度等,，應(yīng)按文件內(nèi)容所反映的問題組卷，盡量做到問題單一,。

 會議文件,，可根據(jù)數(shù)量多少，一會一卷或數(shù)卷,。

 各種統(tǒng)計,、報表、名冊等,，一般按同一種格式,、名稱或同一地區(qū)組卷。

 工作計劃,、總結(jié)報告等綜合性文件，一般按作者或文件名稱組卷。

 案件材料,，每案一卷或數(shù)卷,。

 人民來信，按來信人所反映的問題,，或來信人所在的地區(qū)分類組卷,。

 科研、生產(chǎn),、建設(shè)管理工作形成的圖表和文字材料,，每個項目一卷或數(shù)卷。

 簡報,、刑物,，按名稱組卷。

 特殊性文件材料,，應(yīng)根據(jù)情況組卷,。

 五、按文件不同的保管期限區(qū)分開,。按國家檔案局頒發(fā)的《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和本系統(tǒng),、本機關(guān)制定的《
文書檔案保管期限表》的規(guī)定，將同一問題或同一類型的文件按永久,、長期,、短期三種保管期限分開，然后分別組卷,。



第七條 卷內(nèi)文件必須進行系統(tǒng)排列,。排列時應(yīng)保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用,。同一問題的來文與復(fù)文,，請示與批復(fù)，將本機關(guān)形成的文件排在前面,；同一份文件的正件在前,、附件在后，正本在前,、定稿在后,，轉(zhuǎn)發(fā)件在前、原件在后,；同一案件（專門檔案除外）中結(jié)論性材料在前,，依據(jù)性材料在后。其他文件材料按文件重要程度或形成時間先后排列,。



第八條 卷內(nèi)文件須以案卷為單位編頁號,，用省檔案局統(tǒng)一規(guī)定的《卷內(nèi)文件目錄》（附件一）填寫項目并打印一式五份,，一份放在案卷的首頁，另四份做為《檔案目錄》的組成部分,。文件責任者填發(fā)文機關(guān),；文件字號填發(fā)文號（沒有文件定號的可不填寫）；文件沒有題名或者題名不能反映文件內(nèi)容的（如：只有“通知”兩字）,，要根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名,，外加＜ ＞號。凡需對卷內(nèi)文件情況（如缺損,、修改,、補充、移出,、銷毀等）加注說明的,，可填寫在卷皮封底（附件二）的“卷內(nèi)備考表”欄內(nèi)。



第九條 卷內(nèi)文件要按十六開標準紙折疊取齊,。小于十六開或裝訂線外側(cè)有文字的文件,，要另加紙裱糊，并將卷內(nèi)全部文件的非裝訂線一側(cè)都取齊,，加上軟卷皮案卷封面（附件三）后再裝訂,，單份文件盒裝的案卷（附件四），正本與定稿要用線裝訂,。



第十條 案卷題名要簡明確切,，由文件責任者、問題,、名稱組成,，能概括地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容。案卷封面須用毛筆或黑水鋼筆填寫,。



第十一條 一個年度的案卷應(yīng)按保管期限,、組織機構(gòu)或問題，重要程度進行排列,，依順序編案卷號,，編制《案卷目錄》（附件五），并打印一式四份,。



第十二條 匯編《檔案目錄》應(yīng)具備《立卷說明》,、《案卷目錄》、《卷內(nèi)文件目錄》三部分才能加封面（附件六）,、背脊（附件七）,、封底，裝訂成冊,。

 《立卷說明》的內(nèi)容包括：本機關(guān)工作職能,、年度工作概況,，組織機構(gòu)設(shè)置與變化情況；本機關(guān)黨,、政主要領(lǐng)導(dǎo)人任職變化情況,；本年度文書立卷情況（含立卷工作的組織情況、文件材料完整與否,、案卷數(shù)量、有何缺陷和問題等）,。

 《檔案目錄》必須匯編一式四份,，作為檔案室基本的檢索工具和進館檔案的移交目錄。



第十三條 各機關(guān)應(yīng)建立文書檔案案卷質(zhì)量檢查制度,，每年要組織對本機關(guān)及直屬單位的文書立卷的質(zhì)量進行檢查,。

 各級檔案館在接收各機關(guān)移交進館的檔案之前，應(yīng)依據(jù)本辦法的規(guī)定,，對需要進館的檔案進行質(zhì)量檢查驗收,。

 本辦法實施前已立好的案卷，不再翻工,，確屬質(zhì)量不合格的,，可作適當調(diào)整。



第十四條 黨委機關(guān),、社會團體,、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的文書立卷歸檔工作可參照本辦法執(zhí)行。但建國前的歷史文件的整理不適用本辦法,。



第十五條 本辦法自一九八九年三月一日起施行,。