• 【發(fā)布單位】81902
• 【發(fā)布文號】--
• 【發(fā)布日期】1989-01-15
• 【生效日期】1989-03-01
• 【失效日期】--
• 【文件來源】
• 【所屬類別】地方法規(guī)

廣東省國家行政機關文書立卷歸檔工作實施辦法

廣東省國家行政機關文書立卷歸檔工作實施辦法
 
（一九八九年一月十五日廣東省人民政府批準）

第一條 為了做好我省各級國家行政機關文件材料的立卷歸檔工作,，使其逐步實現(xiàn)規(guī)范化,、制度化、標準化,，制定本辦法,。



第二條 我省各級國家行政機關（如下簡稱“機關”），每年辦理完畢具有保存價值的文件材料,，必須按照文書立卷的原則和方法,，組成案卷，集中統(tǒng)一保管,。



第三條 各機關的文件承辦人員必須將辦理完畢屬于歸檔范圍的文件材料整理好,，于翌年六月底前清理立卷，送交文書部門或主管人員,，不得擅自留存,。



第四條 檔案工作人員必須了解本機關的主要工作職責和基本任務，掌握文書處理工作的規(guī)律,，熟悉文書立卷的基本知識和技能,，做好文件材料立卷歸檔的監(jiān)督和指導工作。



第五條 各機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍,，按國家檔案局頒發(fā)的《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》執(zhí)行,。歸檔的重點是本機關（或本部門）制成的,，其他機關發(fā)來與本機關主管業(yè)務有密切聯(lián)系的文件材料。凡屬歸檔的文件,，包括定稿與正本,、正件與附件、轉發(fā)件與原件,，以及領導同志的重要批示,，都必須齊全與完整。



第六條 歸檔的文件材料必須進行科學的分類組卷,，其方法是：

 一,、按文件形成的年度區(qū)分開。不同年度的文件不得混淆,。計劃,、預算、決算,、總結,、報告、統(tǒng)計報表,，應放在文件內容針對的年度；長遠規(guī)劃應放在文件內容針對的頭一年,；多年度的總結,、報告，應放在文件針對的最后一年,；跨年度的案件,，應放在結案的一年；跨年度的會議文件,，應放在會議結束的年度,；其他文件，應放在文件材料形成的年度組卷,。

 二,、按文件形成機關的級別區(qū)分開。分成上級,、本級,、下級及平級機關。對有密切聯(lián)系的文件可不按形成機關的級別區(qū)分開,，如本機關的請示與上級的批復,，下級的請求與本機關的批復，應與本機關文件放在一起組卷,。

 三,、按文件承辦的部門不同區(qū)分開,。

 四、按文件內容所反映的不同問題或不同類型區(qū)分開,。

 本機關的各種業(yè)務文件,、調查研究材料，規(guī)章制度等,，應按文件內容所反映的問題組卷,，盡量做到問題單一。

 會議文件,，可根據(jù)數(shù)量多少,，一會一卷或數(shù)卷。

 各種統(tǒng)計,、報表,、名冊等，一般按同一種格式,、名稱或同一地區(qū)組卷,。

 工作計劃、總結報告等綜合性文件,，一般按作者或文件名稱組卷,。

 案件材料，每案一卷或數(shù)卷,。

 人民來信,，按來信人所反映的問題，或來信人所在的地區(qū)分類組卷,。

 科研,、生產(chǎn)、建設管理工作形成的圖表和文字材料,，每個項目一卷或數(shù)卷,。

 簡報、刑物,，按名稱組卷,。

 特殊性文件材料，應根據(jù)情況組卷,。

 五,、按文件不同的保管期限區(qū)分開。按國家檔案局頒發(fā)的《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》和本系統(tǒng),、本機關制定的《
文書檔案保管期限表》的規(guī)定,，將同一問題或同一類型的文件按永久、長期,、短期三種保管期限分開,，然后分別組卷,。



第七條 卷內文件必須進行系統(tǒng)排列。排列時應保持文件之間的有機聯(lián)系,，便于保管和利用,。同一問題的來文與復文，請示與批復,，將本機關形成的文件排在前面,；同一份文件的正件在前、附件在后,，正本在前,、定稿在后，轉發(fā)件在前,、原件在后,；同一案件（專門檔案除外）中結論性材料在前，依據(jù)性材料在后,。其他文件材料按文件重要程度或形成時間先后排列,。



第八條 卷內文件須以案卷為單位編頁號，用省檔案局統(tǒng)一規(guī)定的《卷內文件目錄》（附件一）填寫項目并打印一式五份,，一份放在案卷的首頁,，另四份做為《檔案目錄》的組成部分。文件責任者填發(fā)文機關,；文件字號填發(fā)文號（沒有文件定號的可不填寫）,；文件沒有題名或者題名不能反映文件內容的（如：只有“通知”兩字），要根據(jù)文件內容擬寫題名,，外加＜ ＞號。凡需對卷內文件情況（如缺損,、修改,、補充、移出,、銷毀等）加注說明的,，可填寫在卷皮封底（附件二）的“卷內備考表”欄內。



第九條 卷內文件要按十六開標準紙折疊取齊,。小于十六開或裝訂線外側有文字的文件,，要另加紙裱糊，并將卷內全部文件的非裝訂線一側都取齊,，加上軟卷皮案卷封面（附件三）后再裝訂,，單份文件盒裝的案卷（附件四），正本與定稿要用線裝訂,。



第十條 案卷題名要簡明確切,，由文件責任者,、問題、名稱組成,，能概括地揭示卷內文件內容,。案卷封面須用毛筆或黑水鋼筆填寫。



第十一條 一個年度的案卷應按保管期限,、組織機構或問題,，重要程度進行排列，依順序編案卷號,，編制《案卷目錄》（附件五）,，并打印一式四份。



第十二條 匯編《檔案目錄》應具備《立卷說明》,、《案卷目錄》,、《卷內文件目錄》三部分才能加封面（附件六）、背脊（附件七）,、封底,，裝訂成冊。

 《立卷說明》的內容包括：本機關工作職能,、年度工作概況,，組織機構設置與變化情況；本機關黨,、政主要領導人任職變化情況,；本年度文書立卷情況（含立卷工作的組織情況、文件材料完整與否,、案卷數(shù)量,、有何缺陷和問題等）。

 《檔案目錄》必須匯編一式四份,，作為檔案室基本的檢索工具和進館檔案的移交目錄,。



第十三條 各機關應建立文書檔案案卷質量檢查制度，每年要組織對本機關及直屬單位的文書立卷的質量進行檢查,。

 各級檔案館在接收各機關移交進館的檔案之前,，應依據(jù)本辦法的規(guī)定，對需要進館的檔案進行質量檢查驗收,。

 本辦法實施前已立好的案卷,，不再翻工，確屬質量不合格的,，可作適當調整,。



第十四條 黨委機關、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的文書立卷歸檔工作可參照本辦法執(zhí)行,。但建國前的歷史文件的整理不適用本辦法,。



第十五條 本辦法自一九八九年三月一日起施行。