• 【發(fā)布單位】81909
• 【發(fā)布文號】深檔字[2001]124號
• 【發(fā)布日期】2001-10-23
• 【生效日期】2001-10-23
• 【失效日期】--
• 【文件來源】
• 【所屬類別】地方法規(guī)

深圳市檔案局關(guān)于印發(fā)《深圳市機(jī)關(guān),、 團(tuán)體,、企業(yè)事業(yè)單位歸檔文件整理規(guī)則》的通知

 深圳市檔案局關(guān)于印發(fā)《深圳市機(jī)關(guān)、
 團(tuán)體,、企業(yè)事業(yè)單位歸檔文件整理規(guī)則》的通知
 
（2001年10月23日深檔字〔2001〕124號）
 為了適應(yīng)文檔一體化和檔案管理現(xiàn)代化的需要,，提高歸檔文件整理工作效率，保證整理工作質(zhì)量,，特制定《深圳市機(jī)關(guān),、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位歸檔文件整理規(guī)則》?，F(xiàn)予印發(fā),，請遵照執(zhí)行。



 深圳市機(jī)關(guān),、團(tuán)體,、企業(yè)事業(yè)單位歸檔文件整理規(guī)則




 第一章 總則





 第一條 為適應(yīng)計算機(jī)管理檔案的需要，規(guī)范歸檔文件的整理方法,，保證整理質(zhì)量,，有利于檔案管理現(xiàn)代化，特制定本規(guī)則,。



 第二條 本規(guī)則適用于各級機(jī)關(guān),、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織的歸檔文件整理工作,。



 第三條 本規(guī)則所稱歸檔文件是指各級機(jī)關(guān),、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織在其職能活動中形成的,、具有保存價值,、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。



 第四條 歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整,，于次年6月底以前歸檔,。



 第五條 歸檔文件的整理，應(yīng)遵循文件材料形成的基本規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,，區(qū)分不同價值,，便于保管和利用。




 第二章 歸檔文件整理程序





 第六條 歸檔文件的整理,，按分裝,、裝訂、排列,、編號,、裝盒、編目的步驟進(jìn)行,。



 第七條 歸檔文件的整理,，以件為單位進(jìn)行。一般以一份文件為一件,；各種報表,、名冊、圖表,、書刊等,，一冊（本）為一件；正本與定稿合為一件,；來文與復(fù)文合為一件,；正件與附件合為一件。



 第八條 分類

 歸檔文件的整理,，按下列步驟進(jìn)行分類：

 分年度：將歸檔文件按其形成年度分開,。

 分保管期限：將同一年度的歸檔文件按永久、長期,、短期三種保管期限分開,。

 分職能：將同一年度、同一保管期限的歸檔文件按黨群工作,、行政管理,、業(yè)務(wù)管理三種職能分工。



 第九條 裝訂

 歸檔文件應(yīng)逐件裝訂,，使用的裝訂材料應(yīng)有利于歸檔文件的保護(hù),，裝訂時正本在前，定稿在后,；復(fù)文在前,，來文在后；正件在前,，附件在后,。



 第十條 排列

 同一年度,、同一保管期限、同一職能的歸檔文件按文件形成時間或問題排列,。會議文件,、統(tǒng)計報表、簡報,、刊物等應(yīng)分別排列在一起,。



 第十一條 編號

 在每件歸檔文件首頁右上方加蓋檔號章（檔號章格式見附圖一）并填寫有關(guān)項目。檔號章的項目包括：

 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號,。

 年度：歸檔文件的形成年度,，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

 保管期限：歸檔文件的保管期限,。

 件號：歸檔文件在同一年度,、同一保管期限中的排列順序號。

 編制件號時,，同一年度、同一保管期限的歸檔文件只編一個順序號,，件號不得重復(fù),。



 第十二條 裝盒

 歸檔文件應(yīng)按件號順序裝滿案盒，同一年度,、同一保管期限但不同職能的歸檔文件可放在同一檔案盒內(nèi),。

 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，由深圳市檔案局監(jiān)制,，封底下部應(yīng)印有“深圳市檔案局監(jiān)制”字樣,。

 檔案盒封面（格式見附圖二）填寫立檔單位全稱或規(guī)范化簡稱。

 檔案盒背脊（格式見附圖三）項目包括：

 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號,。

 年度：歸檔文件的形成年度,。

 保管期限：歸檔文件的保管期限。

 起止件號：盒內(nèi)歸檔文件的起始和終止件號,。

 盒號：檔案盒的排列順序號,，在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。

 備考表（格式見附圖四）項目包括：

 盒內(nèi)檔案情況說明：說明盒內(nèi)檔案缺損,、修改,、補充、移出,、銷毀等情況,。

 整理者：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

 整理日期：歸檔文件整理完畢的日期,。



 第十三條 編目

 檔案目錄即歸檔文件目錄（格式見附圖五）項目包括：

 件號：歸檔文件在同一年度,、同一保管期限中的排列順序號,。

 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人。

 文號：文件的發(fā)文字號,。

 題名：文件的標(biāo)題,。

 日期：文件的制發(fā)日期。

 頁數(shù)：每件文件（含文件處理單,、發(fā)文稿紙）的頁數(shù),。

 備注：檔案狀況的必要說明。

 檔案目錄封面格式附圖六,。

 整理說明應(yīng)包括的內(nèi)容：本單位的職能,、機(jī)構(gòu)設(shè)置與變化情況、主要領(lǐng)導(dǎo)人任職與變化情況,；本年度工作概況,；本年度歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性,、數(shù)量及整理方法,。

 整理說明應(yīng)與檔案目錄一起裝訂成冊，一式三份,。




 附圖一： 檔號章格式





 │ │
 │←──────────── 4×15 ─────────────→│
 │ │
─┼───────┬───────┬────────┬──────┼──
↑│ │ │ │ │ ↑
8 │ 全宗號 │ 年 度 │ 保管期限 │ 件 號 │ │
↓│ │ │ │ │ │
─┼───────┼───────┼────────┼──────┤16
 │ │ │ │ │ │
 │ │ │ │ │ │
 │ │ │ │ │ ↓
 └───────┴───────┴────────┴──────┴──


 （單位：ＭＭ）




 附圖二： 檔案盒封面格式





 │ 220 │
 │←────────────────────────────→│
────┼──────────────────────────────┤
 ↑ │ ↑ │
 │ │ │ │
 │ │ │ │
 │ │ │ │
 │ │ 110 │ │
 │ │ │ │
 │ │ │ │
 │ │ ↓ 粗黑線2 │
 │ │ │ │ │ │
 │ │ │ ↓ │ │
310 │ │ ├──────────────────────────┤ │
 │ │ ┝━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┥ │
 │ │ │←──────────── 170 ────────→│ │
 │ │ │ │ │
 │ │ │
 │ │ │
 │ │ （單位：ＭＭ） │
 │ │ │
 │ │ │
 │ │ │
 │ │ │
 ↓ │ │
────┴──────────────────────────────┘





 附圖三： 檔案盒背脊格式





│ 30 │
│←─────→│
├───────┼───────────────────────────
│ │ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑ ↑
│ │ │ │ │ │ │ │
│ │ │40 │ │ │ │ │
│ │ ↓ │ │ │ │ │
├───────┼──── │95 │ │ │ │
│ 全宗號 │ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │
│ │ │ │150 │ │ │
│ │ ↓ │ │ │ │
├───────┼────── │ │205 │ │
│ 年度 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ ↓ │ │ │
├───────┼──────────── │ │260 │
│ 保管期限 │ │ │ │
│ │ │ │ │310
│ │ │ │ │
│ │ ↓ │ │
├───────┼───────────────── │ │
│ 起止件號 │ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ ↓ │
├───────┼────────────────────── │
│ 盒號 │ │
│ │ │
│ │ │
│ │ ↓
└───────┴───────────────────────────


 （單位：ＭＭ）




 附圖四： 備考表格式





────┬──────────────────────────────┐
 ↑ │ ↑ │
 │ │ │ │
 │ │ 36│ 備 考 表 │
 │ │ │ │
 │ │ ↓ │
 │ │ ┌──────────────────┐ │
 │ │ │盒內(nèi)檔案情況說明： │ │
 │ │ │────────────── │ │
 │ │ │ │ │
 │ │ │ │ │
 │ │ │ │ │
 │ │ 25 │ │ 15 │
 310│ │←────→│ │←──→│
 │ │ │ 整理者： ＿＿＿│ │
 │ │ │ │ │
 │ │ │ 整理日期：＿＿ │ │
 │ │ │ ┌───────┤ │
 │ │ │ │ │ │
 │ │ │ │ │ │
 │ │ │ │ │ │
 │ │ └──────────┼───────┤ │
 │ │ ↑ │←─────→│ │
 │ │ │ │ 60 │ │
 │ │ 15│ │
 ↓ │ ↓ │
────┼──────────────────────────────┤
 │←─────────────220 ─────────────→│
 │ │


 （單位：ＭＭ）




 附圖五： 檔案目錄格式



 檔案目錄





┌──┬───┬──┬───────────────┬──┬──┬──┐
│件號│責(zé)任者│文號│ 題 名 │日期│頁數(shù)│備注│
├──┼───┼──┼───────────────┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├──┼───┼──┼───────────────┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├──┼───┼──┼───────────────┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │
├──┼───┼──┼───────────────┼──┼──┼──┤
│ │ │ │ │ │ │ │
└──┴───┴──┴───────────────┴──┴──┴──┘





 附圖六： 檔案目錄封面格式



┌──────────────────────────────────┐
│ │
│ 檔 案 目 錄 │
│ │
│ │
│ 全宗名稱＿＿＿＿＿＿ │
│ │
│ 年度＿＿＿＿＿＿＿＿ │
│ │
│ 保管期限＿＿＿＿＿＿ │
│ │
│ 目錄號＿＿＿＿＿＿＿ │
│ │
│ │
└──────────────────────────────────┘