• 【發(fā)布單位】深圳市
• 【發(fā)布文號(hào)】--
• 【發(fā)布日期】2002-07-12
• 【生效日期】2002-07-12
• 【失效日期】--
• 【文件來源】
• 【所屬類別】地方法規(guī)

深圳市檔案局關(guān)于重新發(fā)布 《關(guān)于印發(fā)〈立檔單位檔案分類方案編制規(guī)則〉的通知》等3個(gè)規(guī)范性文件的決定

深圳市檔案局關(guān)于重新發(fā)布
《關(guān)于印發(fā)〈立檔單位檔案分類方案編制規(guī)則〉的通知》等3個(gè)規(guī)范性文件的決定

(深檔字〔2002〕78號(hào))



（2002年7月12日）





 根據(jù)深圳市人民政府辦公廳《關(guān)于組織修訂和重新發(fā)布市政府及各工作部門規(guī)范性文件的通知》（深府辦〔2001〕98號(hào)）的要求,，我局對(duì)2000年12月31日以前制定的規(guī)范性文件進(jìn)行了全面清理，對(duì)需要繼續(xù)執(zhí)行的規(guī)范性文件作了必要的技術(shù)性修改?，F(xiàn)決定將《關(guān)于印發(fā)〈深圳市檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)〉的通知》等3個(gè)規(guī)范性文件重新發(fā)布,。我局2000年12月31日以前制定的規(guī)范性文件本次未重新發(fā)布的，今后不再執(zhí)行。















附：



 重新公布規(guī)范性文件目錄



 1．關(guān)于印發(fā)《深圳市檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》的通知（深檔字〔1994〕49號(hào)）



 2．關(guān)于印發(fā)《立檔單位檔案分類方案編制規(guī)則》的通知（深檔字〔1997〕8號(hào)）



 3．關(guān)于印發(fā)《深圳市實(shí)施〈國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法〉細(xì)則》的通知（深檔字〔1998〕90號(hào)）











深圳市檔案局關(guān)于印發(fā)《立檔單位檔案分類方案編制規(guī)則》的通知



（1997年1月21日）





深檔字〔1997〕8號(hào)





市直各單位：



 為了進(jìn)一步加強(qiáng)我市各單位檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化,、規(guī)范化建設(shè),，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，我局參照國家關(guān)于檔案分類,、著錄的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,，制定了《深圳市檔案分類方案編制規(guī)則》，現(xiàn)印發(fā)給你們,，請(qǐng)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行,。



 科學(xué),、適用的檔案分類方案是指導(dǎo)文件立卷歸檔和檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范,，也是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助檔案管理的重要前提。我市將在全市推行通用的檔案管理系統(tǒng)軟件,，因此必須首先統(tǒng)一各立檔單位檔案分類的方法。為此,，要求：



 一,、各單位要以本單位基本職能和主要任務(wù)為依據(jù)劃分檔案類別，按照本規(guī)則的規(guī)定編制出適用于本單位(含下屬單位）的檔案分類方案,。方案的體系結(jié)構(gòu),、類目設(shè)置等,，要符合本規(guī)則的要求；歸檔范圍和保管期限的確定,，要根據(jù)國家規(guī)定并結(jié)合本單位的實(shí)際情況進(jìn)行,。



 二,、各單位在編制檔案分類方案時(shí)，要征詢各職能部門的意見,，并經(jīng)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字后報(bào)送我局備案。



 三,、在此之前已經(jīng)編制了檔案分類方案的單位，要根據(jù)本規(guī)則的規(guī)定進(jìn)行適當(dāng)修訂,，并報(bào)我局備案,。



 四,、經(jīng)我局審定施行的檔案分類方案，應(yīng)保持穩(wěn)定，不得隨意改動(dòng),。因特殊情況確需改動(dòng)的，須送我局備案,。



 特此通知



 立檔單位檔案分類方案編制規(guī)則



 檔案分類方案是立檔單位文件歸檔和檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范,。為統(tǒng)一我市各立檔單位檔案分類的基本方法,，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要,，特對(duì)檔案分類方案的編制作如下規(guī)定：



 一,、分類原則



 檔案分類以立檔單位的職能分類為基礎(chǔ)。



 職能是指每個(gè)立檔單位承擔(dān)的社會(huì)功能及其基本工作任務(wù),。建立檔案分類體系,，應(yīng)以職能劃分作為劃分檔案類別的依據(jù)。檔案職能分類法適用于所有立檔單位,。



 任何一個(gè)單位都有國家和社會(huì)賦予的特定職能，這種職能具體表現(xiàn)為區(qū)別于其它單位的專門性的管理或業(yè)務(wù)技術(shù)工作,。也有為順利行使特定職能而進(jìn)行的一系列輔助性管理活動(dòng),，如人事、財(cái)務(wù),、后勤管理等,，這些活動(dòng)一般在所有單位具有共同性。立檔單位這兩種類型的活動(dòng)形成兩種類型的檔案,。特定職能活動(dòng)形成"職能類型"檔案,，輔助性管理活動(dòng)形成"通用類型"檔案。



 以一個(gè)單位的全部檔案為對(duì)象,，依據(jù)特定職能和輔助管理為立類,、劃類的標(biāo)準(zhǔn)，建立起完整的檔案分類體系,，就能全面地系統(tǒng)地反映立檔單位的職能活動(dòng)和歷史面貌,，也便于檔案的收集,、整理和科學(xué)管理。



 二,、分類方法



 首先把全部檔案劃分為通用類型和職能類型兩大部分,。然后分別在每一部分內(nèi)進(jìn)行檔案的分類。







全宗 = 通用類型 + 職能類型







 （一）通用類型檔案的一級(jí)類目,，一般包括黨群工作類、行政管理類,、業(yè)務(wù)管理類,、基本建設(shè)類,、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)類,、聲像類,、干部職工檔案類等,。其中"聲像類"不是按職能標(biāo)準(zhǔn),，而是為保管方便按載體特征劃分出的類,。這類檔案各單位都存在,，所以列入"通用類",。上述各類檔案按順序統(tǒng)一給定類號(hào)，由于各單位的建制,、規(guī)模不同,，有些單位可能不完全具備這些類的檔案,，可以從實(shí)際出發(fā)不設(shè)有關(guān)類目,。但是給定的類號(hào)應(yīng)予保留,，不可被其他類占用,。



 （二）職能類型檔案的一級(jí)類目,，依其基本職能的分工為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立,。主要依據(jù)是本單位"三定方案"規(guī)定的基本職責(zé)任務(wù),。單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)是以現(xiàn)職能劃分為基礎(chǔ)設(shè)立的,，因此可參考內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行職能分類,，但在實(shí)際工作中,，每個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的具體職能任務(wù)可能不只一項(xiàng),，且組織機(jī)構(gòu)變化頻繁,，具有不穩(wěn)定性,，因此機(jī)構(gòu)設(shè)置不能作為分類的主要依據(jù),。只有按立檔單位的基本職能項(xiàng)目來劃分檔案的類別,，才具有客觀準(zhǔn)確性和相對(duì)的穩(wěn)定性,。



 三,、檔案分類方案的結(jié)構(gòu)



 檔案分類方案由編制說明,、分類表,、使用說明三部分組成。



 （一）編制說明



 編制說明是分類方案的編制目的,、分類的依據(jù),、規(guī)則、體系結(jié)構(gòu),、類目設(shè)置以及若干重要問題的說明,，是使用方案的指南。



 （二）分類表



 分類表是分類方案的主體部分,，該表是將一個(gè)立檔單位各職能活動(dòng)中所形成的全部檔案按類目進(jìn)行劃分排序,，以圖表的形式表示出來,，考慮與我市《立檔單位檔案管理系統(tǒng)》的計(jì)算機(jī)軟件相一致，檔案類目排序?yàn)橄韧ㄓ妙愋秃舐毮茴愋汀?


 分類表有三種形式：分類體系表,、分類類目細(xì)分表,、分類主題詞表,。



 1．分類體系表



 將立檔單位職能活動(dòng)形成的檔案按一級(jí),、二級(jí)類目排序,，形成一個(gè)分類體系表,，該表簡潔明了,，較直觀地揭示一個(gè)立檔單位職能活動(dòng)所形成的各類檔案情況,。



 該表如下圖所示：



 圖中O1-08為通用類型的類目,，09之后為職能類型的類目。任何立檔單位的檔案全宗都是由上述兩大類型檔案組成,，不同的單位可能有不同的通用類,，可能編到09,、10……,，其職能類序號(hào)相應(yīng)順延。其中職能類型1-N是一個(gè)單位檔案的主要類別,，要根據(jù)立檔單位的主要職能活動(dòng)的實(shí)際來設(shè)置。



 2,、分類類目細(xì)分表



 該表詳盡地反映了立檔單位職能活動(dòng)形成的所有應(yīng)歸檔的文件材料,、分類排序,、保管期限劃分情況,，集分類,、歸檔范圍,、保管期限三者為一體，能較好地指導(dǎo)立檔單位實(shí)行部門立卷及文件材料價(jià)值鑒定工作,。



 分類類目細(xì)分表的構(gòu)成如下圖所示：



 一級(jí)類目 二級(jí)類目 序號(hào) 三級(jí)類目 保管期限



 黨群工作(01) 黨務(wù)綜合(01) 001 黨委會(huì)議決議,、紀(jì)要、記錄 永久



 002 黨委工作計(jì)劃,、工作總結(jié)(年度的) 永久



 黨委工作計(jì)劃,、工作總結(jié)(半年的) 長期



 （1）一級(jí)類目是立檔單位檔案實(shí)體分類的最高層位，根據(jù)立檔單位的職能分工,，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì),，設(shè)立若干個(gè)一級(jí)類目。



 （2）二級(jí)類目是對(duì)一級(jí)類目職能的分解，按照單位工作職能,、性質(zhì),，結(jié)合檔案特點(diǎn)設(shè)置。



 （3）三級(jí)類目是對(duì)二級(jí)類目的細(xì)分,，一般表現(xiàn)為歸檔范圍的條款,，可以用概括揭示問題或文件內(nèi)容的主題詞作為類目名稱。



 （4）保管期限



 按照國家對(duì)保管期限劃分的有關(guān)規(guī)定,，對(duì)三級(jí)類目歸檔范圍條款逐一確定其保管期限,。



 3．分類主題詞表



 為了計(jì)算機(jī)管理檔案的需要，每個(gè)立檔單位應(yīng)在已編制以上兩表的基礎(chǔ)上,，依據(jù)本單位職能并結(jié)合形成的檔案內(nèi)容編制本單位實(shí)用的檔案分類主題詞表,，形成集分類、主題詞為一體的詞表,。該表分類類目與主題詞互相參照,，形成規(guī)范化的檢索標(biāo)識(shí)，從而正確指出檔案文件主題,，提高標(biāo)引的準(zhǔn)確性和一致率,，是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案進(jìn)行檔案文件標(biāo)引檢索的重要基礎(chǔ)。



 編制檔案分類主題詞表,，其方法為：以本單位已編制的分類類目細(xì)分表為主體構(gòu)架,，將類目細(xì)分表中的一部分非主題詞性的類名轉(zhuǎn)換為規(guī)范化的主題詞或使它具有主題詞功能，使主題詞能夠找到相應(yīng)的類目,，按照分類類目細(xì)分表的結(jié)構(gòu)體系排列成分類號(hào)與主題詞互相對(duì)應(yīng)的詞表,。該表既集分類、主題詞為一體,，又是實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體分類與信息檢索一體化的重要途徑,，是文檔單位檔案分類的重要配套材料。



 分類主題詞表的結(jié)構(gòu)如下圖所示：



 一級(jí)類（職能名稱） 二級(jí)類（類別詞） 三級(jí)類（類屬詞）



 序號(hào) 類目名稱 序號(hào) 類目名稱 主題詞范疇



 01 黨群工作 0101 黨務(wù)工作 黨員代表大會(huì)



 在檔案分類主題詞表中,，采用的排列方法為：職能名稱（一級(jí)類）+ 類別詞（二級(jí)類）+ 類屬詞（三級(jí)類）,，其中類別詞為分類表中的二級(jí)類目，將其用主題詞來規(guī)范,，既有分類表中的類目作用,，又是一個(gè)具有上位概念的主題詞。主題詞范疇中主題詞的選定要根據(jù)詞表的使用范圍,，選擇那些在職能工作中經(jīng)常出現(xiàn)的,，具有檢索意義和使用頻率適中的最基本的名詞術(shù)語。



 （三）使用說明



 說明檔號(hào)標(biāo)識(shí)和案卷排列方法,。