• 【發(fā)布單位】深圳市
• 【發(fā)布文號】--
• 【發(fā)布日期】2002-07-12
• 【生效日期】2002-07-12
• 【失效日期】--
• 【文件來源】
• 【所屬類別】地方法規(guī)

深圳市檔案局關(guān)于重新發(fā)布 《關(guān)于印發(fā)〈立檔單位檔案分類方案編制規(guī)則〉的通知》等3個規(guī)范性文件的決定

深圳市檔案局關(guān)于重新發(fā)布
《關(guān)于印發(fā)〈立檔單位檔案分類方案編制規(guī)則〉的通知》等3個規(guī)范性文件的決定

(深檔字〔2002〕78號)



（2002年7月12日）





 根據(jù)深圳市人民政府辦公廳《關(guān)于組織修訂和重新發(fā)布市政府及各工作部門規(guī)范性文件的通知》（深府辦〔2001〕98號）的要求，我局對2000年12月31日以前制定的規(guī)范性文件進行了全面清理,，對需要繼續(xù)執(zhí)行的規(guī)范性文件作了必要的技術(shù)性修改?，F(xiàn)決定將《關(guān)于印發(fā)〈深圳市檔案案卷質(zhì)量標準〉的通知》等3個規(guī)范性文件重新發(fā)布。我局2000年12月31日以前制定的規(guī)范性文件本次未重新發(fā)布的,，今后不再執(zhí)行,。















附：



 重新公布規(guī)范性文件目錄



 1．關(guān)于印發(fā)《深圳市檔案案卷質(zhì)量標準》的通知（深檔字〔1994〕49號）



 2．關(guān)于印發(fā)《立檔單位檔案分類方案編制規(guī)則》的通知（深檔字〔1997〕8號）



 3．關(guān)于印發(fā)《深圳市實施〈國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法〉細則》的通知（深檔字〔1998〕90號）











深圳市檔案局關(guān)于印發(fā)《立檔單位檔案分類方案編制規(guī)則》的通知



（1997年1月21日）





深檔字〔1997〕8號





市直各單位：



 為了進一步加強我市各單位檔案業(yè)務的標準化、規(guī)范化建設,，適應檔案管理現(xiàn)代化的需要,，我局參照國家關(guān)于檔案分類、著錄的標準和規(guī)范,，制定了《深圳市檔案分類方案編制規(guī)則》,，現(xiàn)印發(fā)給你們，請認真遵照執(zhí)行,。



 科學,、適用的檔案分類方案是指導文件立卷歸檔和檔案管理的業(yè)務規(guī)范，也是實現(xiàn)計算機輔助檔案管理的重要前提,。我市將在全市推行通用的檔案管理系統(tǒng)軟件,，因此必須首先統(tǒng)一各立檔單位檔案分類的方法。為此，要求：



 一,、各單位要以本單位基本職能和主要任務為依據(jù)劃分檔案類別,，按照本規(guī)則的規(guī)定編制出適用于本單位(含下屬單位）的檔案分類方案。方案的體系結(jié)構(gòu),、類目設置等,，要符合本規(guī)則的要求；歸檔范圍和保管期限的確定,，要根據(jù)國家規(guī)定并結(jié)合本單位的實際情況進行,。



 二、各單位在編制檔案分類方案時,，要征詢各職能部門的意見,，并經(jīng)主管檔案工作的領(lǐng)導審閱簽字后報送我局備案。



 三,、在此之前已經(jīng)編制了檔案分類方案的單位,，要根據(jù)本規(guī)則的規(guī)定進行適當修訂，并報我局備案,。



 四,、經(jīng)我局審定施行的檔案分類方案，應保持穩(wěn)定,，不得隨意改動,。因特殊情況確需改動的，須送我局備案,。



 特此通知



 立檔單位檔案分類方案編制規(guī)則



 檔案分類方案是立檔單位文件歸檔和檔案管理的業(yè)務規(guī)范,。為統(tǒng)一我市各立檔單位檔案分類的基本方法，以適應檔案管理現(xiàn)代化的需要,，特對檔案分類方案的編制作如下規(guī)定：



 一,、分類原則



 檔案分類以立檔單位的職能分類為基礎。



 職能是指每個立檔單位承擔的社會功能及其基本工作任務,。建立檔案分類體系,，應以職能劃分作為劃分檔案類別的依據(jù)。檔案職能分類法適用于所有立檔單位,。



 任何一個單位都有國家和社會賦予的特定職能,，這種職能具體表現(xiàn)為區(qū)別于其它單位的專門性的管理或業(yè)務技術(shù)工作。也有為順利行使特定職能而進行的一系列輔助性管理活動,，如人事,、財務、后勤管理等,，這些活動一般在所有單位具有共同性。立檔單位這兩種類型的活動形成兩種類型的檔案。特定職能活動形成"職能類型"檔案,，輔助性管理活動形成"通用類型"檔案,。



 以一個單位的全部檔案為對象，依據(jù)特定職能和輔助管理為立類,、劃類的標準,，建立起完整的檔案分類體系，就能全面地系統(tǒng)地反映立檔單位的職能活動和歷史面貌,，也便于檔案的收集,、整理和科學管理。



 二,、分類方法



 首先把全部檔案劃分為通用類型和職能類型兩大部分,。然后分別在每一部分內(nèi)進行檔案的分類。







全宗 = 通用類型 + 職能類型







 （一）通用類型檔案的一級類目,，一般包括黨群工作類,、行政管理類、業(yè)務管理類,、基本建設類,、設備儀器類、會計類,、聲像類,、干部職工檔案類等。其中"聲像類"不是按職能標準,，而是為保管方便按載體特征劃分出的類,。這類檔案各單位都存在，所以列入"通用類",。上述各類檔案按順序統(tǒng)一給定類號,，由于各單位的建制、規(guī)模不同,，有些單位可能不完全具備這些類的檔案,，可以從實際出發(fā)不設有關(guān)類目。但是給定的類號應予保留,，不可被其他類占用,。



 （二）職能類型檔案的一級類目，依其基本職能的分工為標準設立,。主要依據(jù)是本單位"三定方案"規(guī)定的基本職責任務,。單位內(nèi)部組織機構(gòu)是以現(xiàn)職能劃分為基礎設立的，因此可參考內(nèi)部機構(gòu)設置進行職能分類,，但在實際工作中,，每個內(nèi)部機構(gòu)的具體職能任務可能不只一項,，且組織機構(gòu)變化頻繁，具有不穩(wěn)定性,，因此機構(gòu)設置不能作為分類的主要依據(jù),。只有按立檔單位的基本職能項目來劃分檔案的類別，才具有客觀準確性和相對的穩(wěn)定性,。



 三,、檔案分類方案的結(jié)構(gòu)



 檔案分類方案由編制說明、分類表,、使用說明三部分組成,。



 （一）編制說明



 編制說明是分類方案的編制目的、分類的依據(jù),、規(guī)則,、體系結(jié)構(gòu)、類目設置以及若干重要問題的說明,，是使用方案的指南,。



 （二）分類表



 分類表是分類方案的主體部分，該表是將一個立檔單位各職能活動中所形成的全部檔案按類目進行劃分排序,，以圖表的形式表示出來,，考慮與我市《立檔單位檔案管理系統(tǒng)》的計算機軟件相一致，檔案類目排序為先通用類型后職能類型,。



 分類表有三種形式：分類體系表,、分類類目細分表、分類主題詞表,。



 1．分類體系表



 將立檔單位職能活動形成的檔案按一級,、二級類目排序，形成一個分類體系表,，該表簡潔明了,，較直觀地揭示一個立檔單位職能活動所形成的各類檔案情況。



 該表如下圖所示：



 圖中O1-08為通用類型的類目,，09之后為職能類型的類目,。任何立檔單位的檔案全宗都是由上述兩大類型檔案組成，不同的單位可能有不同的通用類,，可能編到09,、10……，其職能類序號相應順延,。其中職能類型1-N是一個單位檔案的主要類別,，要根據(jù)立檔單位的主要職能活動的實際來設置。



 2,、分類類目細分表



 該表詳盡地反映了立檔單位職能活動形成的所有應歸檔的文件材料,、分類排序,、保管期限劃分情況，集分類,、歸檔范圍,、保管期限三者為一體，能較好地指導立檔單位實行部門立卷及文件材料價值鑒定工作,。



 分類類目細分表的構(gòu)成如下圖所示：



 一級類目 二級類目 序號 三級類目 保管期限



 黨群工作(01) 黨務綜合(01) 001 黨委會議決議、紀要,、記錄 永久



 002 黨委工作計劃,、工作總結(jié)(年度的) 永久



 黨委工作計劃、工作總結(jié)(半年的) 長期



 （1）一級類目是立檔單位檔案實體分類的最高層位,，根據(jù)立檔單位的職能分工,，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，設立若干個一級類目,。



 （2）二級類目是對一級類目職能的分解,，按照單位工作職能、性質(zhì),，結(jié)合檔案特點設置,。



 （3）三級類目是對二級類目的細分，一般表現(xiàn)為歸檔范圍的條款,，可以用概括揭示問題或文件內(nèi)容的主題詞作為類目名稱,。



 （4）保管期限



 按照國家對保管期限劃分的有關(guān)規(guī)定，對三級類目歸檔范圍條款逐一確定其保管期限,。



 3．分類主題詞表



 為了計算機管理檔案的需要,，每個立檔單位應在已編制以上兩表的基礎上，依據(jù)本單位職能并結(jié)合形成的檔案內(nèi)容編制本單位實用的檔案分類主題詞表,，形成集分類,、主題詞為一體的詞表。該表分類類目與主題詞互相參照,，形成規(guī)范化的檢索標識,，從而正確指出檔案文件主題，提高標引的準確性和一致率,，是實現(xiàn)計算機管理檔案進行檔案文件標引檢索的重要基礎,。



 編制檔案分類主題詞表，其方法為：以本單位已編制的分類類目細分表為主體構(gòu)架,，將類目細分表中的一部分非主題詞性的類名轉(zhuǎn)換為規(guī)范化的主題詞或使它具有主題詞功能,，使主題詞能夠找到相應的類目，按照分類類目細分表的結(jié)構(gòu)體系排列成分類號與主題詞互相對應的詞表,。該表既集分類,、主題詞為一體,，又是實現(xiàn)檔案實體分類與信息檢索一體化的重要途徑，是文檔單位檔案分類的重要配套材料,。



 分類主題詞表的結(jié)構(gòu)如下圖所示：



 一級類（職能名稱） 二級類（類別詞） 三級類（類屬詞）



 序號 類目名稱 序號 類目名稱 主題詞范疇



 01 黨群工作 0101 黨務工作 黨員代表大會



 在檔案分類主題詞表中,，采用的排列方法為：職能名稱（一級類）+ 類別詞（二級類）+ 類屬詞（三級類），其中類別詞為分類表中的二級類目,，將其用主題詞來規(guī)范,，既有分類表中的類目作用，又是一個具有上位概念的主題詞,。主題詞范疇中主題詞的選定要根據(jù)詞表的使用范圍,，選擇那些在職能工作中經(jīng)常出現(xiàn)的，具有檢索意義和使用頻率適中的最基本的名詞術(shù)語,。



 （三）使用說明



 說明檔號標識和案卷排列方法,。