電子公文歸檔管理暫行辦法

電子公文歸檔管理暫行辦法
 
（2003年7月28日國家檔案局令第6號(hào)公布 自2003年9月1日起施行）






第一條 為了加強(qiáng)對(duì)電子公文的歸檔管理,，有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性,、安全性和可識(shí)別性,，根據(jù)《
中華人民共和國檔案法》、《
中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和《
國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》,，制定本辦法,。




第二條 本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū),、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù),。




第三條 電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集,、整理,、歸檔,、保管、利用納入機(jī)關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任,。



 機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成,、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié),。




第四條 副省級(jí)以上檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子公文的歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),。



 電子公文的真實(shí)性、完整性,、安全性和可識(shí)別性,，移交前由形成部門負(fù)責(zé)，移交后由檔案部門負(fù)責(zé),。




第五條 電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進(jìn)行歸檔并劃定保管期限,。




第六條 電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時(shí)向機(jī)關(guān)檔案部門歸檔。




第七條 電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價(jià)值的電子公文,，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔,，并使兩者建立互聯(lián)。




第八條 需要永久和長期保存的電子公文,，應(yīng)在每一個(gè)存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄,。




第九條 電子公文的收發(fā)登記表、機(jī)讀目錄,、相關(guān)軟件,、其他說明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。




第十條 電子公文的歸檔應(yīng)在“全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)”平臺(tái)上進(jìn)行,，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對(duì)安全的系統(tǒng)設(shè)備,。




第十一條 電子公文形成單位應(yīng)在運(yùn)行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量,、安全的暫存存儲(chǔ)器,，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整,、安全,。




第十二條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄對(duì)電子公文實(shí)時(shí)操作的人員,、時(shí)間,、設(shè)備、項(xiàng)目,、內(nèi)容等,，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。




第十三條 電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時(shí)對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查,，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)公文核對(duì)內(nèi)容,、簽章,，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等,，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動(dòng),，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯(cuò),。




第十四條 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲(chǔ)載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接,。




第十五條 通過存儲(chǔ)載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對(duì)其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),，確保載體清潔,、無劃痕、無病毒等,。




第十六條 歸檔電子公文應(yīng)存儲(chǔ)到符合保管要求的脫機(jī)載體上,。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其解密軟件和說明文件一同歸檔,。




第十七條 歸檔的電子公文,，應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理,，并拷貝至耐久性好的載體上,，一式3套，一套封存保管,，一套異地保管,，一套提供利用。




第十八條 檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歸檔電子公文的管理,，提供利用有密級(jí)要求的歸檔電子公文,，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的,，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定,、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。




第十九條 超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀,，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子公文可以進(jìn)行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查,。




第二十條 其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法,。




第二十一條 本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定,。




第二十二條 本辦法由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋,。




第二十三條 本辦法自2003年9月1日起施行。

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