• 【發(fā)布單位】福建省財政廳
• 【發(fā)布文號】閩財購[2005]27號
• 【發(fā)布日期】2005-07-01
• 【生效日期】2005-09-01
• 【失效日期】--
• 【文件來源】福建省
• 【所屬類別】政策參考

福建省政府采購項目檔案管理暫行辦法

福建省政府采購項目檔案管理暫行辦法

(閩財購[2005]27號)





各設(shè)區(qū)市財政局,、監(jiān)察局,、省政府采購中心、省級各政府采購代理機構(gòu)：



 為加強政府采購項目檔案的管理,，有效保護和利用政府采購項目檔案資源,，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》和《中華人民共和國檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實際,，制定了《福建省政府采購項目檔案管理暫行辦法》?，F(xiàn)印發(fā)給你們,，請遵照執(zhí)行。



福建省財政廳

二○○五年七月一日





福建省政府采購項目檔案管理暫行辦法




第一條 為加強政府采購項目檔案的管理,，有效保護和利用政府采購項目檔案資源,，根據(jù)《
中華人民共和國政府采購法》和《
中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省實際,，制定本辦法。




第二條 本辦法適用福建省政府采購項目檔案管理,。




第三條 政府采購項目檔案是反映政府采購活動的重要記錄,。采購人和采購代理機構(gòu)在組織實施政府采購項目活動中形成的文件材料，都應(yīng)歸入政府采購項目檔案管理,，以保證檔案資料的真實,、完整與安全。




第四條 采購人和采購代理機構(gòu)要依法做好政府采購項目檔案管理工作,，加強項目檔案的立卷,、歸檔、保管和銷毀的管理,，確保政府采購項目檔案存放有序,、查閱方便，嚴(yán)防毀損,、散失,。




第五條 政府采購項目檔案是指采購人和采購代理機構(gòu)在政府采購活動過程中直接形成的文字、圖紙,、圖表,、音像、紙質(zhì),、磁盤,、光盤等不同媒質(zhì)載體的記錄。



 政府采購項目檔案具體包括：



 （一）項目的前期準(zhǔn)備材料,。



 1.采購項目計劃書,；



 2.采購項目計劃批復(fù)書（含采購方式批復(fù)書）；



 3.委托代理協(xié)議,；



 4.招標(biāo)文件論證資料,；



 5.招標(biāo)文件確認(rèn)函；



 （二）項目的招標(biāo)（詢價,、談判等）文件材料,。



 1.已發(fā)出采購文件（包括招標(biāo)、詢價,、競爭性談判,、單一來源采購的有關(guān)文件,、資料、樣本,、圖紙等）,；



 2.已發(fā)出采購文件的必要澄清或修改的文件；



 3.采購公告（包括招標(biāo)公告等）,、邀請招標(biāo)函,、詢價函或者談判邀請函；



 4.購買招標(biāo)（詢價等）文件的登記記錄（包括不足三家的情況記錄）,；



 5.供應(yīng)商的資格審查情況報告,；



 6.邀請招標(biāo)的供應(yīng)商邀請過程記錄；



 7.詢價及競爭性談判的邀請對象確定理由等材料,；



 8.答疑會議記錄和紀(jì)要,；



 9.現(xiàn)場踏勘記錄；



 10.繳交投標(biāo)保證金情況表,；



 （三）項目的開標(biāo)文件材料,。



 1.收取投標(biāo)文件的登記記錄；



 2.參加開標(biāo)會議的供應(yīng)商簽到名單（或開標(biāo)情況確認(rèn)表）,；



 3.開標(biāo)會議議程（含主持人,、唱標(biāo)人、監(jiān)標(biāo)人名單）,；



 4.開標(biāo)時間,、地點、過程的有關(guān)記錄,；



 5.評審專家形成過程和名單,；



 6.投標(biāo)人不足三家的廢標(biāo)材料記錄；



 （四）項目的投標(biāo)（報價等）文件材料,。



 1.投標(biāo)文件的正本（包括投標(biāo),、報價、競爭性談判,、單一來源采購的文件,、資料等）；



 2.已提交投標(biāo)文件的補充,、修改或已經(jīng)撤回的文件記錄,；



 （五）項目的評審文件材料。



 1.項目評標(biāo)小組（詢價小組,、談判小組）組成人員,、監(jiān)督人員及有關(guān)工作人員簽到表；



 2.評審過程記錄及打分表；



 3.評審報告及附件,；



 4.項目廢標(biāo)報告及處理意見,；



 5.評審紀(jì)律材料；



 6.現(xiàn)場監(jiān)控錄音,、錄像材料,；



 （六）項目的中標(biāo)文件材料。



 1.確定采購供應(yīng)商的文件材料（含采購人對采購結(jié)果的確定文件,、采購結(jié)果通知書等）,；



 2.質(zhì)疑投訴處理材料（包含供應(yīng)商質(zhì)疑書、代理機構(gòu)質(zhì)疑答復(fù),、投訴處理決定等材料）,；



 （七）項目采購階段的文件資料。



 1.政府采購項目合同（包括合同的訂立,、補充,、修改,、終止執(zhí)行等）,；



 2.項目的驗收文件材料；



 3.資金支付文件及證明,；



 （八）其他文件材料,。



 1.項目工作總結(jié)；



 2.項目效益評估書,；



 3.其他與采購項目,、采購過程及采購項目完成情況有關(guān)的文件材料。




第六條 采購人和采購代理機構(gòu)在政府采購項目合同簽訂,、交付驗收完成后,，按照歸檔內(nèi)容要求和檔案管理的有關(guān)規(guī)定，負責(zé)收集,、整理,、立卷、裝訂,、編制目錄,、歸檔。采購人和采購代理機構(gòu)在開展采購項目時作出的或接收的文件資料屬于其歸檔的范圍,。



 采購人政府采購項目檔案應(yīng)由其內(nèi)部負責(zé)檔案管理的機構(gòu)或人員統(tǒng)一管理,；采購代理機構(gòu)采購項目檔案應(yīng)指定專人負責(zé)管理。



 除政府采購監(jiān)管部門和其他對政府采購活動依法行使監(jiān)督檢查職能的部門因監(jiān)督檢查需要可以查閱或復(fù)制政府采購項目檔案外,，政府采購項目檔案原則上不得查閱,、復(fù)制和借出。特殊情況確需查閱或復(fù)制政府采購項目檔案的,，須經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn),，并辦理登記手續(xù),。查閱或者復(fù)制政府采購項目檔案資料人員，嚴(yán)禁在檔案資料上涂畫,、拆封和抽換,。



 采購人和采購代理機構(gòu)應(yīng)建立健全政府采購項目檔案查閱、復(fù)制登記制度,。




第七條 政府采購項目檔案按照年度項目編號順序進行組卷,。



 卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項目立項準(zhǔn)備,、項目招標(biāo),、項目開標(biāo)、項目評審,、招標(biāo)結(jié)果,、項目合同、項目驗收的文件材料及其他資料,。




第八條 政府采購項目檔案的保存期限為從采購結(jié)束之日起保存十五年,。




第九條 保管期滿的政府采購項目檔案，可按檔案管理的有關(guān)規(guī)定銷毀,。




第十條 采購代理機構(gòu)采購項目檔案管理人員工作變動,，應(yīng)按規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)，經(jīng)單位負責(zé)人簽字認(rèn)可后,，方可生效,。




第十一條 采購代理機構(gòu)因解散或被終止政府采購業(yè)務(wù)代理資格的，應(yīng)將政府采購項目檔案移交給該項目采購單位的同級政府采購監(jiān)督管理部門,，并按規(guī)定辦理雙方交接手續(xù),。



 移交項目檔案手續(xù)必須在3個月內(nèi)完成。



 移交政府采購項目檔案的單位,，應(yīng)當(dāng)編制檔案移交清冊,，列明應(yīng)當(dāng)移交的檔案名稱、卷號,、冊數(shù),、起止年度、應(yīng)保管期限,、已保管期限等,。



 交接雙方按照檔案移交清冊所列內(nèi)容進行交接，并由交接雙方的單位負責(zé)人負責(zé)監(jiān)交,。交接完畢后,，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在檔案移交清冊上簽名。移交清冊應(yīng)作永久保管。




第十二條 采購代理機構(gòu)應(yīng)積極配合政府采購監(jiān)督管理部門對其政府采購項目檔案的檢查,。




第十三條 部門集中采購,、分散采購的項目檔案管理，可參照本辦法執(zhí)行,。




第十四條 各設(shè)區(qū)市財政局可根據(jù)當(dāng)?shù)貙嶋H情況,，制定具體辦法。




第十五條 本辦法自2005年9月1日起執(zhí)行,。