會計檔案管理辦法

為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度,，更好地為股份公司發(fā)展服務,，根據(jù)財政部,、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，制定本辦法,。

股份公司本部,、所屬分公司、事業(yè)部,，應遵照本辦法管理會計檔案,。子公司應參照本辦法管理會計檔案。

會計檔案管理工作應接受各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門的指導,、監(jiān)督和檢查,。

會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料,，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),。具體包括：

（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證,、匯總憑證，其他會計憑證,。

（二）會計賬簿類：總賬,，明細賬，日記賬,，固定資產卡片,，輔助賬簿，其他會計賬薄,。

（三）財務報告類：月度,、季度、年度財務報告,，包括會計報表,、附表、附注及文字說明,，其他財務報告,。

（四）其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單,，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料,，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊,，會計檔案銷毀清冊,，查帳報告、驗資報告,、以及與經營管理和投資者權益有關的其它重要文件,，如合同,、章程、董事會紀要等,。

各單位每年形成的會計檔案,，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷,，裝訂成冊,，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案,，在會計年度終了后,，可暫由會計機構保管一年，期滿之后,，應當由會計機構編制移交清冊,，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的,，應當在會計機構內部指定專人保管,。出納入員不得兼管會計檔案。

移交本單位檔案機構保管的會計檔案,，應當保持原卷冊的封裝,。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理,，以分清責任,。

會計檔案的借用。

財務人員因工作需要查閱會計檔案時,，必須按規(guī)定順序及時歸還原處,，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù),。各業(yè)務部門若因公需要查閱會計檔案時,，必須經本部門領導批準，并經會計機構負責人同意,，方能由檔案管理人員接待查閱,。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信,，經會計機構負責人同意后,，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱人的工作單位,、查閱日期,、會計檔案名稱及查閱理由。

會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況,，需帶出室外復制時,，必須經會計機構負責人批準，并限期歸還,。

查閱或者復制會計檔案的人員,，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換,。

會計檔案的保管期限分為永久,、定期兩類。定期保管期限分為3年,、5年,、10年、15年,、25年5類,。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起,。

本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限,，各類會計檔案的保管原則上應按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,，可以比照類似檔案的保管期限辦理,。

保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外,，可以按照以下程序銷毀：

（一）由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊,，列明銷毀會計檔案的名稱,。卷號、冊數(shù),、起止年度和檔案編號,、應保管期限、已保管期限,、銷毀時間等內容,。

（二）經部門領導審查，總經理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見后執(zhí)行,。

（三）銷毀會計檔案時,，應當由檔案機構和會計機構共同派員監(jiān)銷。

（四）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案,；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告給總經理,。

保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,，不得銷毀，應當單獨抽出立卷,，保管到末了事項完結時為止,。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明,。

正在項目建設期間的建設單位,，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

采用電子計算機進行會計核算的單位,，應當保存打印出的紙質會計檔案,。

具備采用磁帶、磁盤,、光盤,、微縮膠片等磁性介質保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定,，并報財政部,、國家檔案局備案。

單位因撤銷,、解散,、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,，應當由終止單位的財產所有者代管,。