• 【發(fā)布單位】國(guó)家體育總局
• 【發(fā)布文號(hào)】--
• 【發(fā)布日期】1999-10-14
• 【生效日期】1999-10-14
• 【失效日期】--
• 【文件來(lái)源】
• 【所屬類(lèi)別】國(guó)家法律法規(guī)

國(guó)家體育總局文書(shū)檔案管理辦法

國(guó)家體育總局文書(shū)檔案管理辦法

（1999年10月14日國(guó)家體育總局發(fā)布）






第一章 總 則






第一條 為了加強(qiáng)國(guó)家體育總局（以下簡(jiǎn)稱"體育總局"）檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化,，提高檔案的科學(xué)管理水平,，根據(jù)《
中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，制定本辦法,。


第二條 體育總局在工作活動(dòng)中直接形成的,、辦理完畢的、具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料（包括照片,、錄音帶,、錄像帶、軟盤(pán),、印模等非紙質(zhì)材料）均屬歸檔范圍,。


第三條 各種專門(mén)檔案,，如會(huì)計(jì),、基建、保衛(wèi),、科技等各類(lèi)文件材料,，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行立卷歸檔。


第四條 凡屬立卷歸檔的文件材料,，體育總局機(jī)關(guān)由各廳,、司、局（以下簡(jiǎn)稱各部門(mén)）分別立卷,，辦公廳集中統(tǒng)一管理,；直屬單位由各處室分別立卷，辦公室集中統(tǒng)一管理,，任何部門(mén)和個(gè)人不得分散保存檔案,。






第二章 立卷任務(wù)的劃分






第五條 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)主辦文件材料的立卷。


第六條 舉辦全國(guó)性的單項(xiàng)體育比賽形成的文件材料,，由主管項(xiàng)目運(yùn)動(dòng)管理中心立卷,。


第七條 舉辦全國(guó)性或洲以上的綜合性運(yùn)動(dòng)會(huì)及其它重大國(guó)際體育比賽形成的文件材料，按照《大型運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,，由承辦單位整理立卷,，運(yùn)動(dòng)會(huì)結(jié)束后將正本或復(fù)印件向辦公廳移交。


第八條 參加在國(guó)外舉行的奧運(yùn)會(huì)、亞運(yùn)會(huì)等綜合性體育比賽形成的文件材料,，綜合性的由對(duì)外聯(lián)絡(luò)司立卷,，技術(shù)性的由競(jìng)技體育司立卷。


第九條 參加在國(guó)外舉行的單項(xiàng)體育比賽形成的文件材料,，綜合性的由對(duì)外聯(lián)絡(luò)司立卷,，技術(shù)性的由各項(xiàng)目運(yùn)動(dòng)管理中心立。


第十條 兩個(gè)部門(mén)以上會(huì)簽的文件,，由主辦部門(mén)立卷,。


第十一條 體育總局與其他部、委的聯(lián)合行文,，以體育總局為主的,，立卷存定稿（原稿）和正本；不以體育總局為主的,，立卷存復(fù)印件和正本,。


第十二條 全國(guó)性重要會(huì)議形成的文件材料，由辦公廳和政法司根據(jù)各自的職能分別立卷,。各種專業(yè)性會(huì)議形成的文件材料由主辦部門(mén)立卷,。


第十三條 凡經(jīng)中央政治局委員、中央書(shū)記處書(shū)記,、國(guó)務(wù)院副總理,、全國(guó)人大副委員長(zhǎng)和全國(guó)政協(xié)副主席以上領(lǐng)導(dǎo)同志審批、修改過(guò)的文電原稿,，由辦公廳局長(zhǎng)辦公室退主管部門(mén)立卷,。以上領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)體育工作的講話、談話記錄,、題詞等,，由記錄人整理后交辦公廳局長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一立卷。






第三章 立卷要求






第十四條 以文件的自然形成規(guī)律和保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則,，靈活運(yùn)用問(wèn)題,、名稱、通訊者,、時(shí)間,、作者、地區(qū)六個(gè)特征,，區(qū)別不同價(jià)值（保管期限）進(jìn)行立卷,。


第十五條 立卷人在立卷時(shí)，必須確定文件是否辦理完畢,，文件,、文件稿本及文件材料是否完整,、齊全。


第十六條 同一問(wèn)題,、同一會(huì)議,、同一比賽、同一案件的文件以及正本與定稿,、正件與附件,、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,、多種文字形成的同一文件,，應(yīng)當(dāng)立在一起，不得分開(kāi),。


第十七條 文件和電報(bào),、電傳應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理,、立卷,，傳真件須復(fù)印后存檔。


第十八條 一般文件放在寫(xiě)成年,；跨年度的文件放在辦結(jié)年,；年度計(jì)劃、總結(jié),、報(bào)表,、預(yù)決算等文件放在針對(duì)年；長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃放在針對(duì)的頭一年,；法規(guī)性的文件放在公布或批準(zhǔn)的年度,；非訴訟案件放在結(jié)案年；專門(mén)年度形成的文件按專門(mén)年度立卷,；為某項(xiàng)工作或某次會(huì)議準(zhǔn)備的文件或參考材料，應(yīng)當(dāng)與該項(xiàng)工作或該次會(huì)議的文件一同立卷,。


第十九條 照片,、錄音帶、錄像帶,、軟盤(pán),、宣傳品,、獎(jiǎng)品。印模等，應(yīng)與相關(guān)的紙質(zhì)文件材料一同歸檔,，聲像材料應(yīng)標(biāo)明時(shí)間、地點(diǎn),、內(nèi)容和作者,。


第二十條 案卷厚度不得超過(guò)2厘米。


第二十一條 卷內(nèi)文件的排列按照時(shí)間順序或重要程度排列。

 下列情況的排列方法是：

 （一）密不可分的文件批復(fù)在前,，請(qǐng)示在后,；正本在前，定稿在后,；正件在前,，附件在后。

 （二）重要文件的歷次稿,，最后定稿在前,，其它歷次稿依次排列。

 （三）獎(jiǎng)懲,、信訪,、案件等類(lèi)型的文件材料，結(jié)果,、結(jié)論,。判決性材料在前，依據(jù)性文件材料在后,。


第二十二條 編寫(xiě)卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào),。卷內(nèi)文件材料經(jīng)過(guò)系統(tǒng)排列后，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角,、背面的左上角鉛筆填寫(xiě)頁(yè)號(hào),。


第二十三條 填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄上的各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)用鋼筆填寫(xiě)齊全,，字跡工整,。一份文件包括正本和定稿，為一個(gè)順序號(hào),。文號(hào)是指文件的發(fā)文字號(hào),。責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)，以印章為依據(jù),。標(biāo)題不得更改或簡(jiǎn)化,，標(biāo)題結(jié)構(gòu)不完整，缺少問(wèn)題部分的應(yīng)加以補(bǔ)寫(xiě),，沒(méi)有標(biāo)題的文件應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫(xiě)標(biāo)題,。日期是指文件的成文日期。填寫(xiě)目錄頁(yè)號(hào)時(shí),，前面的各份文件只填寫(xiě)起頁(yè)號(hào),，最后一份文件填寫(xiě)起止兩個(gè)頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄放在卷首,。


第二十四條 填寫(xiě)卷內(nèi)備考表,。備考表用于填寫(xiě)卷內(nèi)需要說(shuō)明的情況,。應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明卷內(nèi)文件的實(shí)有頁(yè)數(shù)，文件和文件稿本是否齊全,，并填寫(xiě)立卷人,、檢查人（指處負(fù)責(zé)人）及日期。卷內(nèi)備考表放在卷尾,。


第二十五條 填寫(xiě)案卷封面,。

 （一）案卷封面上的各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)以廳、司,、局為單位統(tǒng)一填寫(xiě),，字跡工整、清晰,。部門(mén),、標(biāo)題、年度三項(xiàng)用鋼筆或毛筆填寫(xiě),，其余各項(xiàng)用鉛筆填寫(xiě),，不得使用圓珠筆或彩色筆。

 （二）案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,，一般包括作者,、問(wèn)題、名稱三部分,。

 （三）案卷的保管期限須按照《國(guó)家體育總局文書(shū)檔案保管期限表》確定,。

 （四）年度指案卷歸屬的時(shí)間。


第二十六條 案卷裝訂,。

 （一）案卷裝訂前應(yīng)當(dāng)對(duì)文件材料進(jìn)行全面檢查,。對(duì)破損的文件材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ),。裝訂部位過(guò)窄或裝訂部分有字跡的文件,，要用紙加襯邊。紙面過(guò)小的書(shū)寫(xiě)材料,，要加貼襯紙,。紙張大于卷皮的文件材料，要按卷皮大小折疊整齊,。對(duì)字跡模糊或褪色的文件材料，應(yīng)當(dāng)予以復(fù)制或附上謄寫(xiě)清楚的手抄稿,。復(fù)制件附于原件后一并歸檔,。重要外文文件應(yīng)當(dāng)譯成中文。

 （二）案卷由立卷人裝訂,，文件的左側(cè)和下方要對(duì)齊,，在左側(cè)用雙線三孔裝訂,。裝訂要做到結(jié)實(shí)、整齊,、不掉頁(yè),、不倒頁(yè)。不壓字,、不損壞文件,、不妨礙閱讀。裝訂長(zhǎng)度在16厘米左右,。

 （三）裝訂時(shí)要去掉文件上的曲別針,、大頭針、訂書(shū)釘?shù)冉饘僦破贰?





第四章 歸檔時(shí)限和要求






第二十七條 凡具有保存價(jià)值的文件材料,，均應(yīng)在第二年的第一季度前,，機(jī)關(guān)由各部門(mén)秘書(shū)將案卷集中，統(tǒng)一向辦公廳檔案處歸檔,；直屬單位由各處室分別立卷,，交辦公室集中統(tǒng)一管理。


第二十八條 歸檔時(shí),。機(jī)關(guān)各部門(mén)秘書(shū)和各直屬單位辦公室負(fù)責(zé)檔案工作的人員．應(yīng)當(dāng)對(duì)案卷質(zhì)量進(jìn)行檢查,，對(duì)案卷進(jìn)行系統(tǒng)排列（如按處、按項(xiàng)目順序排列）,，并填寫(xiě)案卷目錄一式2份,。案卷目錄上的標(biāo)題必須和案卷封面上的標(biāo)題一致。






第五章 檔案的利用






第二十九條 辦公廳保管的檔案主要供體育系統(tǒng)使用,，不對(duì)社會(huì)開(kāi)放,。


第三十條 借閱檔案的審批、登記手續(xù),。

 （一）借閱本部門(mén)的檔案一般不須經(jīng)過(guò)審批手續(xù),；

 （二）借閱其他部門(mén)未經(jīng)公開(kāi)的檔案，須經(jīng)檔案所屬部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),；

 （三）借閱黨務(wù),、紀(jì)檢、監(jiān)察,、人事,、審計(jì)、保衛(wèi)等方面的檔案,，須經(jīng)有關(guān)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),；

 （四）借閱黨組的檔案須經(jīng)辦公廳領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；

 （五）直屬單位和外單位借閱檔案,，必須持本單位介紹信,，注明利用者的身份,，利用檔案的目的與范圍，經(jīng)辦公廳領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),；

 （六）借閱者應(yīng)填寫(xiě)"借閱檔案登記表",。


第三十一條 重要檔案只能在檔案處查閱，不得借出,。


第三十二條 借閱檔案者必須遵守以下規(guī)定：

 （一）對(duì)所借檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存,，注意保密，保持檔案原貌的清潔,、完整與安全,。不得轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)在案卷上標(biāo)注符號(hào),，不準(zhǔn)涂改,、偽造、損毀,、拆散,、抽取、銷(xiāo)毀檔案,，不準(zhǔn)擅自出版,、公布和復(fù)印檔案，不得擅自將檔案帶出機(jī)關(guān),。

 （二）借閱者出差,、出國(guó)、休假或調(diào)動(dòng)工作時(shí),，應(yīng)將所借檔案全部歸還檔案處,。

 （三）借閱檔案的期限為1個(gè)月，到期不能歸還,，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù),。


第三十三條 借閱者如有違反第三十一條的行為，將按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定酌情給予如下處罰：

 （一）通報(bào)批評(píng),；

 （二）賠償損失,；

 （三）罰款；

 （四）沒(méi)收非法所得,；

 （五）追究行政責(zé)任,；

 （六）追究法律責(zé)任。

 以上處罰,，可單獨(dú)或合并使用,。






第六章 檔案的保密






第三十四條 各廳、司,、局和各直屬單位工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密的法律及行政法規(guī),，確保檔案的安全。

 （一）檔案在未向社會(huì)開(kāi)放前,，任何組織和個(gè)人無(wú)權(quán)公布檔案內(nèi)容,，或擅自擴(kuò)大利用范圍。

 （二）嚴(yán)禁將檔案帶往國(guó)外,、外地,、家中及公共場(chǎng)所。嚴(yán)禁郵寄檔案,。外出工作必須攜帶檔案時(shí),，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施,。

 （三）不得在公共場(chǎng)所和家屬,、子女、親友面前,，或在電話和通信中談?wù)摍n案的秘密問(wèn)題,。


第三十五條 違反檔案保密制度，私自提供,、抄錄,、擴(kuò)散和公布檔案的內(nèi)容，造成失密,、泄密事故的,；私自將檔案贈(zèng)送和出賣(mài)給外國(guó)人的；私自攜運(yùn)和郵寄檔案出境的,，對(duì)直接責(zé)任者,，應(yīng)限期追回有關(guān)檔案（包括檔案復(fù)制件），并追究其法律責(zé)任,。


第三十六條 銷(xiāo)毀檔案必須登記造冊(cè),，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，派專人監(jiān)督銷(xiāo)毀,。






第七章 檔案庫(kù)房管理






第三十七條 檔案人員要忠于職守,，確保檔案的完整與安全。


第三十八條 檔案庫(kù)房是機(jī)要重地,，非檔案工作人員不得隨便進(jìn)入,。因公需要進(jìn)人者，必須由檔案人員陪同,。


第三十九條 根據(jù)庫(kù)房溫度,、濕度的要求，做好通風(fēng),、降溫,、去濕工作,。


第四十條 保持庫(kù)房設(shè)備整潔，力求做到無(wú)塵,、無(wú)霉,、無(wú)蟲(chóng)蛀、無(wú)鼠害,、無(wú)雜物,。


第四十一條 庫(kù)房?jī)?nèi)禁止吸煙和存放易燃、易爆物品及酸堿腐蝕性化學(xué)制品,。


第四十二條 庫(kù)房?jī)?nèi)的消防設(shè)備應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查,，使之保持完好。


第四十三條 人離庫(kù)房要斷電,、鎖門(mén),。


第四十四條 庫(kù)內(nèi)所保管的檔案一年進(jìn)行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,，并采取積極有效措施,，保護(hù)檔案安全。






第八章 附 則






第四十五條 本辦法自下發(fā)之日起施行,。1996年11月25日修訂的《國(guó)家體委機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理辦法》同時(shí)廢止,。