• 【發(fā)布單位】國家體育總局
• 【發(fā)布文號】--
• 【發(fā)布日期】1999-10-14
• 【生效日期】1999-10-14
• 【失效日期】--
• 【文件來源】
• 【所屬類別】國家法律法規(guī)

國家體育總局文書檔案管理辦法

國家體育總局文書檔案管理辦法

（1999年10月14日國家體育總局發(fā)布）






第一章 總 則






第一條 為了加強國家體育總局（以下簡稱"體育總局"）檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化,，提高檔案的科學(xué)管理水平,，根據(jù)《
中華人民共和國檔案法》及有關(guān)規(guī)定，制定本辦法,。


第二條 體育總局在工作活動中直接形成的,、辦理完畢的、具有保存價值的各種載體的文件材料（包括照片,、錄音帶,、錄像帶、軟盤,、印模等非紙質(zhì)材料）均屬歸檔范圍,。


第三條 各種專門檔案,，如會計,、基建、保衛(wèi),、科技等各類文件材料,，按照國家有關(guān)規(guī)定進行立卷歸檔。


第四條 凡屬立卷歸檔的文件材料,，體育總局機關(guān)由各廳,、司、局（以下簡稱各部門）分別立卷,，辦公廳集中統(tǒng)一管理,；直屬單位由各處室分別立卷，辦公室集中統(tǒng)一管理,，任何部門和個人不得分散保存檔案,。






第二章 立卷任務(wù)的劃分






第五條 各部門負責(zé)本部門主辦文件材料的立卷。


第六條 舉辦全國性的單項體育比賽形成的文件材料,，由主管項目運動管理中心立卷,。


第七條 舉辦全國性或洲以上的綜合性運動會及其它重大國際體育比賽形成的文件材料，按照《大型運動會檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,，由承辦單位整理立卷,，運動會結(jié)束后將正本或復(fù)印件向辦公廳移交。


第八條 參加在國外舉行的奧運會,、亞運會等綜合性體育比賽形成的文件材料,，綜合性的由對外聯(lián)絡(luò)司立卷，技術(shù)性的由競技體育司立卷,。


第九條 參加在國外舉行的單項體育比賽形成的文件材料,，綜合性的由對外聯(lián)絡(luò)司立卷,，技術(shù)性的由各項目運動管理中心立。


第十條 兩個部門以上會簽的文件,，由主辦部門立卷,。


第十一條 體育總局與其他部、委的聯(lián)合行文,，以體育總局為主的,，立卷存定稿（原稿）和正本；不以體育總局為主的,，立卷存復(fù)印件和正本,。


第十二條 全國性重要會議形成的文件材料，由辦公廳和政法司根據(jù)各自的職能分別立卷,。各種專業(yè)性會議形成的文件材料由主辦部門立卷,。


第十三條 凡經(jīng)中央政治局委員、中央書記處書記,、國務(wù)院副總理,、全國人大副委員長和全國政協(xié)副主席以上領(lǐng)導(dǎo)同志審批、修改過的文電原稿,，由辦公廳局長辦公室退主管部門立卷,。以上領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)體育工作的講話、談話記錄,、題詞等,，由記錄人整理后交辦公廳局長辦公室統(tǒng)一立卷。






第三章 立卷要求






第十四條 以文件的自然形成規(guī)律和保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則,，靈活運用問題,、名稱、通訊者,、時間,、作者、地區(qū)六個特征,，區(qū)別不同價值（保管期限）進行立卷,。


第十五條 立卷人在立卷時，必須確定文件是否辦理完畢,，文件,、文件稿本及文件材料是否完整、齊全,。


第十六條 同一問題,、同一會議、同一比賽,、同一案件的文件以及正本與定稿,、正件與附件,、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,、多種文字形成的同一文件,，應(yīng)當(dāng)立在一起，不得分開,。


第十七條 文件和電報,、電傳應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)容的聯(lián)系，合并整理,、立卷,，傳真件須復(fù)印后存檔。


第十八條 一般文件放在寫成年,；跨年度的文件放在辦結(jié)年,；年度計劃、總結(jié),、報表,、預(yù)決算等文件放在針對年；長遠計劃放在針對的頭一年,；法規(guī)性的文件放在公布或批準的年度,；非訴訟案件放在結(jié)案年,；專門年度形成的文件按專門年度立卷,；為某項工作或某次會議準備的文件或參考材料，應(yīng)當(dāng)與該項工作或該次會議的文件一同立卷,。


第十九條 照片,、錄音帶、錄像帶,、軟盤,、宣傳品、獎品,。印模等,，應(yīng)與相關(guān)的紙質(zhì)文件材料一同歸檔，聲像材料應(yīng)標明時間,、地點,、內(nèi)容和作者。


第二十條 案卷厚度不得超過2厘米,。


第二十一條 卷內(nèi)文件的排列按照時間順序或重要程度排列,。

 下列情況的排列方法是：

 （一）密不可分的文件批復(fù)在前，請示在后,；正本在前,，定稿在后,；正件在前，附件在后,。

 （二）重要文件的歷次稿,，最后定稿在前，其它歷次稿依次排列,。

 （三）獎懲,、信訪、案件等類型的文件材料,，結(jié)果,、結(jié)論。判決性材料在前,，依據(jù)性文件材料在后,。


第二十二條 編寫卷內(nèi)文件頁號。卷內(nèi)文件材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后,，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角,、背面的左上角鉛筆填寫頁號。


第二十三條 填寫卷內(nèi)目錄,。卷內(nèi)目錄上的各個項目應(yīng)當(dāng)用鋼筆填寫齊全,，字跡工整。一份文件包括正本和定稿,，為一個順序號,。文號是指文件的發(fā)文字號。責(zé)任者是指制發(fā)文件的組織即文件的發(fā)文機關(guān),，以印章為依據(jù),。標題不得更改或簡化，標題結(jié)構(gòu)不完整,，缺少問題部分的應(yīng)加以補寫,，沒有標題的文件應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫標題。日期是指文件的成文日期,。填寫目錄頁號時,，前面的各份文件只填寫起頁號，最后一份文件填寫起止兩個頁號,。卷內(nèi)目錄放在卷首,。


第二十四條 填寫卷內(nèi)備考表。備考表用于填寫卷內(nèi)需要說明的情況,。應(yīng)當(dāng)寫明卷內(nèi)文件的實有頁數(shù),，文件和文件稿本是否齊全，并填寫立卷人,、檢查人（指處負責(zé)人）及日期,。卷內(nèi)備考表放在卷尾,。


第二十五條 填寫案卷封面。

 （一）案卷封面上的各個項目應(yīng)當(dāng)以廳,、司,、局為單位統(tǒng)一填寫，字跡工整,、清晰,。部門、標題,、年度三項用鋼筆或毛筆填寫,，其余各項用鉛筆填寫，不得使用圓珠筆或彩色筆,。

 （二）案卷標題要簡明確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,，一般包括作者、問題,、名稱三部分,。

 （三）案卷的保管期限須按照《國家體育總局文書檔案保管期限表》確定。

 （四）年度指案卷歸屬的時間,。


第二十六條 案卷裝訂,。

 （一）案卷裝訂前應(yīng)當(dāng)對文件材料進行全面檢查。對破損的文件材料,，應(yīng)當(dāng)進行修補,。裝訂部位過窄或裝訂部分有字跡的文件，要用紙加襯邊,。紙面過小的書寫材料,，要加貼襯紙。紙張大于卷皮的文件材料,，要按卷皮大小折疊整齊。對字跡模糊或褪色的文件材料,，應(yīng)當(dāng)予以復(fù)制或附上謄寫清楚的手抄稿,。復(fù)制件附于原件后一并歸檔。重要外文文件應(yīng)當(dāng)譯成中文,。

 （二）案卷由立卷人裝訂,，文件的左側(cè)和下方要對齊，在左側(cè)用雙線三孔裝訂,。裝訂要做到結(jié)實,、整齊、不掉頁,、不倒頁,。不壓字,、不損壞文件、不妨礙閱讀,。裝訂長度在16厘米左右,。

 （三）裝訂時要去掉文件上的曲別針、大頭針,、訂書釘?shù)冉饘僦破贰?





第四章 歸檔時限和要求






第二十七條 凡具有保存價值的文件材料,，均應(yīng)在第二年的第一季度前，機關(guān)由各部門秘書將案卷集中,，統(tǒng)一向辦公廳檔案處歸檔,；直屬單位由各處室分別立卷，交辦公室集中統(tǒng)一管理,。


第二十八條 歸檔時,。機關(guān)各部門秘書和各直屬單位辦公室負責(zé)檔案工作的人員．應(yīng)當(dāng)對案卷質(zhì)量進行檢查，對案卷進行系統(tǒng)排列（如按處,、按項目順序排列）,，并填寫案卷目錄一式2份。案卷目錄上的標題必須和案卷封面上的標題一致,。






第五章 檔案的利用






第二十九條 辦公廳保管的檔案主要供體育系統(tǒng)使用,，不對社會開放。


第三十條 借閱檔案的審批,、登記手續(xù),。

 （一）借閱本部門的檔案一般不須經(jīng)過審批手續(xù)；

 （二）借閱其他部門未經(jīng)公開的檔案,，須經(jīng)檔案所屬部門的領(lǐng)導(dǎo)批準,；

 （三）借閱黨務(wù)、紀檢,、監(jiān)察,、人事、審計,、保衛(wèi)等方面的檔案,，須經(jīng)有關(guān)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準；

 （四）借閱黨組的檔案須經(jīng)辦公廳領(lǐng)導(dǎo)批準,；

 （五）直屬單位和外單位借閱檔案,，必須持本單位介紹信，注明利用者的身份,，利用檔案的目的與范圍,，經(jīng)辦公廳領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準；

 （六）借閱者應(yīng)填寫"借閱檔案登記表"。


第三十一條 重要檔案只能在檔案處查閱,，不得借出,。


第三十二條 借閱檔案者必須遵守以下規(guī)定：

 （一）對所借檔案應(yīng)當(dāng)妥善保存，注意保密,，保持檔案原貌的清潔,、完整與安全。不得轉(zhuǎn)借,，不準在案卷上標注符號,，不準涂改、偽造,、損毀,、拆散、抽取,、銷毀檔案,，不準擅自出版、公布和復(fù)印檔案,，不得擅自將檔案帶出機關(guān),。

 （二）借閱者出差、出國,、休假或調(diào)動工作時,，應(yīng)將所借檔案全部歸還檔案處。

 （三）借閱檔案的期限為1個月,，到期不能歸還,，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。


第三十三條 借閱者如有違反第三十一條的行為,，將按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定酌情給予如下處罰：

 （一）通報批評,；

 （二）賠償損失；

 （三）罰款,；

 （四）沒收非法所得,；

 （五）追究行政責(zé)任；

 （六）追究法律責(zé)任,。

 以上處罰,，可單獨或合并使用。






第六章 檔案的保密






第三十四條 各廳,、司、局和各直屬單位工作人員應(yīng)當(dāng)嚴格遵守國家有關(guān)保密的法律及行政法規(guī),，確保檔案的安全,。

 （一）檔案在未向社會開放前，任何組織和個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容，或擅自擴大利用范圍,。

 （二）嚴禁將檔案帶往國外,、外地、家中及公共場所,。嚴禁郵寄檔案,。外出工作必須攜帶檔案時，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準,，并采取必要的安全措施,。

 （三）不得在公共場所和家屬、子女,、親友面前,，或在電話和通信中談?wù)摍n案的秘密問題。


第三十五條 違反檔案保密制度,，私自提供,、抄錄、擴散和公布檔案的內(nèi)容,，造成失密,、泄密事故的；私自將檔案贈送和出賣給外國人的,；私自攜運和郵寄檔案出境的,，對直接責(zé)任者，應(yīng)限期追回有關(guān)檔案（包括檔案復(fù)制件）,，并追究其法律責(zé)任,。


第三十六條 銷毀檔案必須登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準,，派專人監(jiān)督銷毀,。






第七章 檔案庫房管理






第三十七條 檔案人員要忠于職守，確保檔案的完整與安全,。


第三十八條 檔案庫房是機要重地,，非檔案工作人員不得隨便進入。因公需要進人者,，必須由檔案人員陪同,。


第三十九條 根據(jù)庫房溫度、濕度的要求,，做好通風(fēng),、降溫、去濕工作,。


第四十條 保持庫房設(shè)備整潔,，力求做到無塵,、無霉、無蟲蛀,、無鼠害,、無雜物。


第四十一條 庫房內(nèi)禁止吸煙和存放易燃,、易爆物品及酸堿腐蝕性化學(xué)制品,。


第四十二條 庫房內(nèi)的消防設(shè)備應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查，使之保持完好,。


第四十三條 人離庫房要斷電,、鎖門。


第四十四條 庫內(nèi)所保管的檔案一年進行一次全面清查,，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告,，并采取積極有效措施，保護檔案安全,。






第八章 附 則






第四十五條 本辦法自下發(fā)之日起施行,。1996年11月25日修訂的《國家體委機關(guān)文書檔案管理辦法》同時廢止。