• 【發(fā)布單位】國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局
• 【發(fā)布文號(hào)】安監(jiān)總廳[2006]163號(hào)
• 【發(fā)布日期】2006-11-30
• 【生效日期】2006-11-30
• 【失效日期】--
• 【文件來(lái)源】國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局
• 【所屬類別】政策參考

國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局機(jī)關(guān)文件材料歸檔辦法

國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局機(jī)關(guān)文件材料歸檔辦法

(安監(jiān)總廳[2006]163號(hào))





總局和煤礦安監(jiān)局機(jī)關(guān)各司局,，應(yīng)急指揮中心，各在京直屬事業(yè)單位,、社團(tuán)組織：



 為加強(qiáng)國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局機(jī)關(guān)檔案工作,，保證歸檔文件材料的齊全完整,，便于查考利用,，實(shí)現(xiàn)文書立卷歸檔工作的科學(xué)化,、標(biāo)準(zhǔn)化,、規(guī)范化,、制度化，現(xiàn)印發(fā)《國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局機(jī)關(guān)文件材料歸檔辦法》，請(qǐng)各單位認(rèn)真執(zhí)行,。



 附件一：文件材料歸檔辦法

 附件二：案卷移交目錄



二○○六年十一月三十日





國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局機(jī)關(guān)文件材料歸檔辦法



 一,、總 則

 1．為加強(qiáng)國(guó)家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局（以下簡(jiǎn)稱總局）機(jī)關(guān)檔案工作，保證歸檔文件材料的齊全完整,，便于查考利用,，實(shí)現(xiàn)文書立卷歸檔工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化,、規(guī)范化,、制度化,，根據(jù)總局機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的主要職責(zé),，結(jié)合國(guó)家檔案局有關(guān)規(guī)定,，制定本辦法,。

 2．本辦法適用于總局機(jī)關(guān),、國(guó)家煤礦安全監(jiān)察局機(jī)關(guān)（以下簡(jiǎn)稱煤礦安監(jiān)局）,、國(guó)家安全生產(chǎn)應(yīng)急救援指揮中心（以下簡(jiǎn)稱應(yīng)急指揮中心）（以下統(tǒng)稱各單位）。

 3. 本辦法所稱機(jī)關(guān)文件材料指總局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu),、煤礦安監(jiān)局內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及應(yīng)急指揮中心內(nèi)設(shè)部室在履行職責(zé)中形成的,，具有保存價(jià)值且辦理完畢的各種文件材料（含電子版）,，包括文字,、圖表,、音像,、實(shí)物等,。

 4．總局機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行文書立卷制度,，應(yīng)歸檔的文件材料必須經(jīng)文書立卷后定期向檔案部門移交，實(shí)行集中統(tǒng)一管理,?？偩謾n案館（以下簡(jiǎn)稱檔案館）作為機(jī)關(guān)檔案的永久管理、利用基地,，負(fù)責(zé)接收本款第二條所列機(jī)關(guān)移交的各類檔案,，并負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)關(guān)文書立卷歸檔工作進(jìn)行具體指導(dǎo)和監(jiān)督。



 二,、歸檔單位,、范圍及保管期限

 5．各單位機(jī)關(guān)文件材料歸檔工作分別以內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)為單位進(jìn)行歸檔。各單位綜合處（辦公室）負(fù)責(zé)本單位職責(zé)范圍內(nèi)形成的文件材料歸檔工作,，文書立卷人員具體承辦,。總局,、煤礦安監(jiān)局機(jī)關(guān)各司局文件材料歸檔范圍及保管期限見附件1,，應(yīng)急指揮中心文件材料歸檔范圍及保管期限見附件2。

 6．由兩個(gè)或兩個(gè)以上部門聯(lián)合發(fā)文的文件材料,，由主辦部門負(fù)責(zé)歸檔,。

 7．總局黨組會(huì)議記錄、紀(jì)要，總局局長(zhǎng)辦公（業(yè)務(wù)）會(huì)議記錄,、紀(jì)要、通知,，以總局,、總局黨組、總局領(lǐng)導(dǎo)名義向黨中央,、國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志匯報(bào)的材料,，黨中央、國(guó)務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志有關(guān)安全生產(chǎn)工作的批示,、談話記錄,，外部委發(fā)總局的文件及明傳電報(bào)等由總局黨組秘書、辦公廳秘書處或承辦司局按照誰(shuí)承辦誰(shuí)負(fù)責(zé)的原則負(fù)責(zé)歸檔,。黨中央,、國(guó)務(wù)院文件，外部委發(fā)總局黨組的文件及密碼電報(bào)由總局辦公廳綜合處機(jī)要室負(fù)責(zé)歸檔,。

 會(huì)計(jì)檔案由總局辦公廳（財(cái)務(wù)司）機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)處,、煤礦安監(jiān)局綜合司、應(yīng)急指揮中心資產(chǎn)財(cái)務(wù)部按財(cái)政部有關(guān)規(guī)定整理,，定期移交檔案館,。

 屬總局固定資產(chǎn)范圍的基本建設(shè)項(xiàng)目和購(gòu)置大型技術(shù)裝備的圖紙及文字材料由基建單位及設(shè)備購(gòu)置單位負(fù)責(zé)歸檔。其竣工驗(yàn)收和設(shè)備開箱應(yīng)通知檔案館派人參加,，若竣工檔案不完整,，該項(xiàng)目不得驗(yàn)收。設(shè)備檔案實(shí)行先歸檔,，后借用制度,。

 8．機(jī)關(guān)文件材料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期（15年－50年）,、短期（15年以下）三種,。記述和反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的重要文件材料定為永久,。反映本單位一般職能活動(dòng)的,，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的文件材料定為長(zhǎng)期。只在較短時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值,，反映本單位一般或臨時(shí)性職能活動(dòng)的文件材料定為短期,。

 基本建設(shè)項(xiàng)目檔案及技術(shù)設(shè)備檔案，其保管期限不得短于實(shí)物的實(shí)際使用年限,。

 三,、歸檔要求

 9．各單位要建立健全日常歸檔制度，提高對(duì)歸檔工作的認(rèn)識(shí)，明確專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作,。承辦人員應(yīng)將辦理完畢的文件材料在一周內(nèi)按本辦法要求送交本單位文書立卷人員立卷,。

 10．各單位文書立卷人員集中統(tǒng)一管理本單位歸檔文件材料，并按要求定期向檔案館移交歸檔,。文書立卷人員對(duì)本單位應(yīng)歸檔文件材料要底數(shù)清楚,，并采取有效跟蹤措施，督促承辦人員及時(shí)歸卷,，以確保應(yīng)歸檔文件材料的齊全完整,。

 11．各單位起草的正式文件必須歸檔，且清稿,、底稿齊全,，正文中涉及轉(zhuǎn)發(fā)文、附件,、附表的也要求齊全完整,；文件草稿一般不需歸檔，如有總局領(lǐng)導(dǎo)批示或有重要修改意見的草稿應(yīng)與正文,、底稿一并歸檔,。有領(lǐng)導(dǎo)重要批示或有處理結(jié)果的文件閱辦處理單與被處理文件一并歸檔。

 在本單位刊物或內(nèi)部網(wǎng)站登載發(fā)布不另行文的文件定稿,，應(yīng)由文件主辦單位將定稿和刊物或電子文檔一并歸檔,。

 除文字材料外的其他歸檔材料（如：圖表、聲像,、實(shí)物等）,，必須附有文字說(shuō)明（時(shí)間、地點(diǎn),、人物,、內(nèi)容等）一并歸檔。

 同一歸檔文件只需歸檔一份,，不得重復(fù)歸檔,。

 12．正文中涉及引用文件的，分別按以下辦法歸檔：

 ⑴ 引用文件如與正文為同一年度的,，必須與正文組成一卷歸檔,。引用文原則上歸檔原件，如來(lái)文為復(fù)印件或有其他特殊情況時(shí),，可根據(jù)收文章視為原件歸檔,。

 ⑵ 引用文件如是以前年度的，可先不歸檔,；但如經(jīng)檔案館審卷人員查找發(fā)現(xiàn)以前未存此文,，則需將引用文件交檔案館審卷人員,，同正文一卷歸檔。

 13．歸檔文件應(yīng)符合以下技術(shù)要求：

 ⑴ 歸檔文件清稿必須是正式印刷物且符合公文要求,。擬稿,、審稿、簽批應(yīng)使用墨汁,、炭素墨水,、黑或蘭黑墨水書寫，不得使用圓珠筆,、鉛筆,、復(fù)寫紙,、純蘭或紅色墨水書寫或簽字,。加蓋公章應(yīng)使用印泥，不得使用印油,。

 ⑵ 文件材料一般應(yīng)歸檔保存原件,，復(fù)印文件不作為檔案保管；若確無(wú)原件或原件丟失,，須在備考表中予以說(shuō)明,。電傳文件不宜長(zhǎng)期保存，應(yīng)復(fù)印歸檔,，并加以說(shuō)明,。

 ⑶ 圖紙應(yīng)向圖的正面，以手風(fēng)琴方式折疊,，并使其折成寬21厘米,、長(zhǎng)29.7厘米（A4紙型大小）,。藍(lán)圖的標(biāo)題欄應(yīng)在右下角露出,。



 四、立卷要求

 14．各單位綜合處（辦公室）文書人員具體負(fù)責(zé)本單位文件的立卷歸檔工作,。文書立卷人員應(yīng)將本單位辦理完畢的文件材料按歸檔要求收集齊全,，并按一事一卷進(jìn)行立卷。

 15．文件材料立卷應(yīng)遵循文件的形成過(guò)程和特點(diǎn),，保持文件內(nèi)容間的有機(jī)聯(lián)系,，便于保管和利用。

 16．案卷組合應(yīng)符合以下要求：

 ⑴ 同一文件的清稿和底稿及第11條提及的草稿和文件閱辦處理單,，轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,，正文與附件（包括帶有印刷物的附件）、附圖,、附表及引用文必須組合為一卷,；請(qǐng)示與批復(fù)可以組合為一卷,。

 ⑵ 屬總局、煤礦安監(jiān)局,、應(yīng)急指揮中心固定資產(chǎn)的同一基本建設(shè)項(xiàng)目,、設(shè)備儀器的全部檔案原則上組成一卷。

 ⑶ 屬審批的基本建設(shè)項(xiàng)目安全設(shè)施設(shè)計(jì)審查和竣工驗(yàn)收材料分別組卷,。

 ⑷ 對(duì)同一企業(yè)安全生產(chǎn)許可,、審批過(guò)程中形成的全部材料組成一卷。同一安全生產(chǎn)許可證等延期（補(bǔ)辦,、變更）過(guò)程中形成的全部材料應(yīng)交檔案館與申辦時(shí)的卷宗合并保管,。

 ⑸ 危險(xiǎn)化學(xué)品經(jīng)營(yíng)許可證、煙花爆竹經(jīng)營(yíng)許可證,、作業(yè)場(chǎng)所職業(yè)衛(wèi)生安全許可證等組卷方式同上,。

 ⑹ 同一案件的行政復(fù)議材料組成一卷。行政復(fù)議材料的保管期限應(yīng)考慮相應(yīng)的法律有效期限,。

 ⑺ 注冊(cè)安全工程師注冊(cè)過(guò)程中形成的材料,，可按一人一卷，也可酌情分類組卷,。

 ⑻ 同一次人員調(diào)動(dòng)(或其他)過(guò)程中形成的全部材料組成一卷,。

 ⑼ 干部調(diào)動(dòng)介紹信存根等以單據(jù)方式形成的文件材料（財(cái)會(huì)單據(jù)除外），可分別酌情以原始的一本為一卷或依時(shí)間,、單據(jù)號(hào)等組卷（如：半年的同類單據(jù)為一卷,；或1－XX號(hào)同類單據(jù)為一卷等）。

 ⑽ 簡(jiǎn)報(bào),、刊物等可按名稱一期一卷,，或按時(shí)間（一季、半年,、一年）合并數(shù)期一卷,。

 ⑾ 統(tǒng)計(jì)、報(bào)表,、名冊(cè)可按地區(qū),、名稱、格式,、內(nèi)容等組卷,。

 ⑿ 年度計(jì)劃、總結(jié),、統(tǒng)計(jì)報(bào)表,、決算等，應(yīng)放在內(nèi)容針對(duì)的年度立卷,；跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),，原則上放入批復(fù)年度立卷,，特殊情況也可放在請(qǐng)示年度立卷；請(qǐng)示沒(méi)有復(fù)文的,，放在請(qǐng)示年度立卷,；長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃放在針對(duì)的第一年度立卷；兩年以上的總結(jié),，放在總結(jié)的最后年度立卷,；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議開幕年度立卷,；法規(guī)性文件應(yīng)放在文件公布或生效年度立卷,；需經(jīng)數(shù)年經(jīng)辦的同一問(wèn)題或案件，應(yīng)分階段立卷,，確實(shí)分不開的,，應(yīng)歸入問(wèn)題解決或案件結(jié)案年度立卷。

 17．卷內(nèi)文件排列原則上批復(fù)在前,，請(qǐng)示在后,；轉(zhuǎn)發(fā)件在前,，原件在后,；正件在前，附件在后,；文字材料在前,，附表、附圖,、音像,、實(shí)物材料在后；本機(jī)關(guān)形成文件在前,，外單位文件在后,；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后,。同一文件清稿在前,，底稿在后；定稿在前,，草稿在后,；中文在前，外文在后,；漢文在前,，少數(shù)民族文字在后。

 18．文件材料的編頁(yè)以一卷為一個(gè)起始順序號(hào),，文書人員立卷時(shí)應(yīng)先用鉛筆按排列順序在文件正面右上角和反面左上角逐張編寫阿拉伯?dāng)?shù)字流水號(hào),，雙面或筒子頁(yè)正反面均應(yīng)編寫頁(yè)碼,，無(wú)字面不編頁(yè)。

 文件材料為裝訂（非金屬裝訂）印刷冊(cè)時(shí),，每?jī)?cè)編一個(gè)號(hào),，不再逐頁(yè)編號(hào)。

 19．案卷的順序號(hào)按年度