• 【發(fā)布單位】國家安全生產監(jiān)督管理總局
• 【發(fā)布文號】安監(jiān)總廳[2006]163號
• 【發(fā)布日期】2006-11-30
• 【生效日期】2006-11-30
• 【失效日期】--
• 【文件來源】國家安全生產監(jiān)督管理總局
• 【所屬類別】政策參考

國家安全生產監(jiān)督管理總局機關文件材料歸檔辦法

國家安全生產監(jiān)督管理總局機關文件材料歸檔辦法

(安監(jiān)總廳[2006]163號)





總局和煤礦安監(jiān)局機關各司局，應急指揮中心,，各在京直屬事業(yè)單位,、社團組織：



 為加強國家安全生產監(jiān)督管理總局機關檔案工作，保證歸檔文件材料的齊全完整,，便于查考利用,，實現(xiàn)文書立卷歸檔工作的科學化、標準化,、規(guī)范化,、制度化，現(xiàn)印發(fā)《國家安全生產監(jiān)督管理總局機關文件材料歸檔辦法》,，請各單位認真執(zhí)行。



 附件一：文件材料歸檔辦法

 附件二：案卷移交目錄



二○○六年十一月三十日





國家安全生產監(jiān)督管理總局機關文件材料歸檔辦法



 一,、總 則

 1．為加強國家安全生產監(jiān)督管理總局（以下簡稱總局）機關檔案工作,，保證歸檔文件材料的齊全完整，便于查考利用,，實現(xiàn)文書立卷歸檔工作的科學化,、標準化、規(guī)范化,、制度化,，根據(jù)總局機關內設機構的主要職責，結合國家檔案局有關規(guī)定,，制定本辦法,。

 2．本辦法適用于總局機關、國家煤礦安全監(jiān)察局機關（以下簡稱煤礦安監(jiān)局）,、國家安全生產應急救援指揮中心（以下簡稱應急指揮中心）（以下統(tǒng)稱各單位）,。

 3. 本辦法所稱機關文件材料指總局內設機構、煤礦安監(jiān)局內設機構及應急指揮中心內設部室在履行職責中形成的,，具有保存價值且辦理完畢的各種文件材料（含電子版）,，包括文字、圖表,、音像,、實物等,。

 4．總局機關檔案工作實行文書立卷制度，應歸檔的文件材料必須經(jīng)文書立卷后定期向檔案部門移交,，實行集中統(tǒng)一管理,。總局檔案館（以下簡稱檔案館）作為機關檔案的永久管理,、利用基地,，負責接收本款第二條所列機關移交的各類檔案，并負責對機關文書立卷歸檔工作進行具體指導和監(jiān)督,。



 二,、歸檔單位、范圍及保管期限

 5．各單位機關文件材料歸檔工作分別以內設機構為單位進行歸檔,。各單位綜合處（辦公室）負責本單位職責范圍內形成的文件材料歸檔工作,，文書立卷人員具體承辦?？偩?、煤礦安監(jiān)局機關各司局文件材料歸檔范圍及保管期限見附件1，應急指揮中心文件材料歸檔范圍及保管期限見附件2,。

 6．由兩個或兩個以上部門聯(lián)合發(fā)文的文件材料,，由主辦部門負責歸檔。

 7．總局黨組會議記錄,、紀要,，總局局長辦公（業(yè)務）會議記錄、紀要,、通知,，以總局、總局黨組,、總局領導名義向黨中央,、國務院領導同志匯報的材料，黨中央,、國務院領導同志有關安全生產工作的批示,、談話記錄，外部委發(fā)總局的文件及明傳電報等由總局黨組秘書,、辦公廳秘書處或承辦司局按照誰承辦誰負責的原則負責歸檔,。黨中央、國務院文件,，外部委發(fā)總局黨組的文件及密碼電報由總局辦公廳綜合處機要室負責歸檔,。

 會計檔案由總局辦公廳（財務司）機關財務處、煤礦安監(jiān)局綜合司,、應急指揮中心資產財務部按財政部有關規(guī)定整理,，定期移交檔案館,。

 屬總局固定資產范圍的基本建設項目和購置大型技術裝備的圖紙及文字材料由基建單位及設備購置單位負責歸檔。其竣工驗收和設備開箱應通知檔案館派人參加,，若竣工檔案不完整,，該項目不得驗收。設備檔案實行先歸檔,，后借用制度,。

 8．機關文件材料的保管期限分為永久、長期（15年－50年）,、短期（15年以下）三種,。記述和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌，具有長遠利用價值的重要文件材料定為永久,。反映本單位一般職能活動的,，在較長時期內具有查考利用價值的文件材料定為長期。只在較短時期內有查考利用價值,，反映本單位一般或臨時性職能活動的文件材料定為短期,。

 基本建設項目檔案及技術設備檔案，其保管期限不得短于實物的實際使用年限,。

 三,、歸檔要求

 9．各單位要建立健全日常歸檔制度，提高對歸檔工作的認識,，明確專人負責此項工作,。承辦人員應將辦理完畢的文件材料在一周內按本辦法要求送交本單位文書立卷人員立卷。

 10．各單位文書立卷人員集中統(tǒng)一管理本單位歸檔文件材料,，并按要求定期向檔案館移交歸檔,。文書立卷人員對本單位應歸檔文件材料要底數(shù)清楚,，并采取有效跟蹤措施,，督促承辦人員及時歸卷，以確保應歸檔文件材料的齊全完整,。

 11．各單位起草的正式文件必須歸檔,，且清稿、底稿齊全,，正文中涉及轉發(fā)文,、附件、附表的也要求齊全完整,；文件草稿一般不需歸檔,，如有總局領導批示或有重要修改意見的草稿應與正文、底稿一并歸檔,。有領導重要批示或有處理結果的文件閱辦處理單與被處理文件一并歸檔,。

 在本單位刊物或內部網(wǎng)站登載發(fā)布不另行文的文件定稿,，應由文件主辦單位將定稿和刊物或電子文檔一并歸檔。

 除文字材料外的其他歸檔材料（如：圖表,、聲像,、實物等），必須附有文字說明（時間,、地點,、人物、內容等）一并歸檔,。

 同一歸檔文件只需歸檔一份,，不得重復歸檔。

 12．正文中涉及引用文件的,，分別按以下辦法歸檔：

 ⑴ 引用文件如與正文為同一年度的,，必須與正文組成一卷歸檔。引用文原則上歸檔原件,，如來文為復印件或有其他特殊情況時,，可根據(jù)收文章視為原件歸檔。

 ⑵ 引用文件如是以前年度的,，可先不歸檔,；但如經(jīng)檔案館審卷人員查找發(fā)現(xiàn)以前未存此文，則需將引用文件交檔案館審卷人員,，同正文一卷歸檔,。

 13．歸檔文件應符合以下技術要求：

 ⑴ 歸檔文件清稿必須是正式印刷物且符合公文要求。擬稿,、審稿,、簽批應使用墨汁、炭素墨水,、黑或蘭黑墨水書寫,，不得使用圓珠筆、鉛筆,、復寫紙,、純蘭或紅色墨水書寫或簽字。加蓋公章應使用印泥,，不得使用印油,。

 ⑵ 文件材料一般應歸檔保存原件,，復印文件不作為檔案保管,；若確無原件或原件丟失,，須在備考表中予以說明,。電傳文件不宜長期保存,，應復印歸檔,，并加以說明,。

 ⑶ 圖紙應向圖的正面,，以手風琴方式折疊，并使其折成寬21厘米,、長29.7厘米（A4紙型大?。Ｋ{圖的標題欄應在右下角露出,。



 四,、立卷要求

 14．各單位綜合處（辦公室）文書人員具體負責本單位文件的立卷歸檔工作。文書立卷人員應將本單位辦理完畢的文件材料按歸檔要求收集齊全,，并按一事一卷進行立卷,。

 15．文件材料立卷應遵循文件的形成過程和特點，保持文件內容間的有機聯(lián)系,，便于保管和利用,。

 16．案卷組合應符合以下要求：

 ⑴ 同一文件的清稿和底稿及第11條提及的草稿和文件閱辦處理單，轉發(fā)件與原件,，正文與附件（包括帶有印刷物的附件）,、附圖、附表及引用文必須組合為一卷,；請示與批復可以組合為一卷,。

 ⑵ 屬總局、煤礦安監(jiān)局,、應急指揮中心固定資產的同一基本建設項目,、設備儀器的全部檔案原則上組成一卷。

 ⑶ 屬審批的基本建設項目安全設施設計審查和竣工驗收材料分別組卷,。

 ⑷ 對同一企業(yè)安全生產許可,、審批過程中形成的全部材料組成一卷。同一安全生產許可證等延期（補辦,、變更）過程中形成的全部材料應交檔案館與申辦時的卷宗合并保管,。

 ⑸ 危險化學品經(jīng)營許可證、煙花爆竹經(jīng)營許可證,、作業(yè)場所職業(yè)衛(wèi)生安全許可證等組卷方式同上,。

 ⑹ 同一案件的行政復議材料組成一卷,。行政復議材料的保管期限應考慮相應的法律有效期限,。

 ⑺ 注冊安全工程師注冊過程中形成的材料，可按一人一卷,，也可酌情分類組卷,。

 ⑻ 同一次人員調動(或其他)過程中形成的全部材料組成一卷。

 ⑼ 干部調動介紹信存根等以單據(jù)方式形成的文件材料（財會單據(jù)除外）,，可分別酌情以原始的一本為一卷或依時間,、單據(jù)號等組卷（如：半年的同類單據(jù)為一卷,；或1－XX號同類單據(jù)為一卷等）。

 ⑽ 簡報,、刊物等可按名稱一期一卷,，或按時間（一季、半年,、一年）合并數(shù)期一卷,。

 ⑾ 統(tǒng)計、報表,、名冊可按地區(qū),、名稱、格式,、內容等組卷,。

 ⑿ 年度計劃、總結,、統(tǒng)計報表,、決算等，應放在內容針對的年度立卷,；跨年度的請示與批復,，原則上放入批復年度立卷，特殊情況也可放在請示年度立卷,；請示沒有復文的,，放在請示年度立卷；長遠規(guī)劃放在針對的第一年度立卷,；兩年以上的總結,，放在總結的最后年度立卷；跨年度的會議文件,，放在會議開幕年度立卷,；法規(guī)性文件應放在文件公布或生效年度立卷；需經(jīng)數(shù)年經(jīng)辦的同一問題或案件,，應分階段立卷,，確實分不開的，應歸入問題解決或案件結案年度立卷,。

 17．卷內文件排列原則上批復在前,，請示在后；轉發(fā)件在前,，原件在后,；正件在前，附件在后；文字材料在前,，附表,、附圖、音像,、實物材料在后,；本機關形成文件在前，外單位文件在后,；結論性材料在前,，依據(jù)性材料在后。同一文件清稿在前,，底稿在后,；定稿在前，草稿在后,；中文在前,，外文在后；漢文在前,，少數(shù)民族文字在后,。

 18．文件材料的編頁以一卷為一個起始順序號，文書人員立卷時應先用鉛筆按排列順序在文件正面右上角和反面左上角逐張編寫阿拉伯數(shù)字流水號,，雙面或筒子頁正反面均應編寫頁碼,，無字面不編頁。

 文件材料為裝訂（非金屬裝訂）印刷冊時,，每冊編一個號,，不再逐頁編號。

 19．案卷的順序號按年度