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    辦公總務(wù)管理系統(tǒng)-會議管理制度

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    使用說明: 本會議管理中半酣參會要求,、會議管理要領(lǐng)以及部門經(jīng)理會議規(guī)程。

    辦公總務(wù)管理系統(tǒng)-會議管理制度

    參會要求:

    一,、要以積極的心態(tài)看待會議,,在參加會議以前,一定要以積極正面的心態(tài)參加,,要明白開會是一種最直接表現(xiàn)你自己能力的機會,,你的業(yè)務(wù)能力、人際能力,、應(yīng)變能力,、表達能力等都會在開會中表現(xiàn)出來,。

    二、要有明確的會議目的開會通常為了三個目的:溝通,、管理和決策,。而不管哪一個目的,會前一定要明白會議的主題,,圍繞主題有的放矢做充分準備,。

    三、精選參加會議的人員會議的參加人員數(shù)量要適度,,不能太多,,在公司中的層級不能相差太遠,否則不可能做到暢所欲言,、各抒己見,。

    四、會前要有議程要在會議之前建立清楚的會議議程,,并要在會前發(fā)給各參加會議的人員,,使他們能了解會議的目的、本質(zhì)與架構(gòu),,使他們能有充分的時間準備相關(guān)的資料,。

    五、會前要做準備參加會議前要根據(jù)得到的會議議程作充分的準備,,包括收集信息,、準備資料,如要在會上發(fā)言不但要準備發(fā)言內(nèi)容,,還要設(shè)想別人可能會提的問題并做準備,。

    六、公開稱贊,、私下批評會中要做到就事論事,,爭論時不可惡意批評別人,對他人的意見如贊同不要忘了公開表示你的稱贊,,對意見不同也要注意措詞,,不能傷害別人的自尊,特別是有上級人員參加時更要注意,,千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人,。

    七、開放心胸,,容納意見會中要采取民主模式,,要開放自己的心胸去傾聽別人的意見,不要被自己先有的立場所左右,不要將你的結(jié)論強加于人,,如果你要公布既定的政策,、決定,要在事前說明不容討論,,需要與會人員討論的一定不能是既定的決議,。

    八、設(shè)定時間,,準時開始,、準時結(jié)束要尊重別人的時間,開會一定要準時,,并要對每個議程定個大致的時間限制,,一個議題不能討論過久,如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題,。如一個議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會人員,,使他們有思想準備。

    九,、認真做好會議記錄一定要有一個準確完整的會議記錄,,會議的各項決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限,如此項決議的完成需要多方資源,,一定要在決議記錄中明確說明,,避免會后互相推諉,影響決議的完成,。

    十、事后追蹤要建立會議事后追蹤程序,,會議每項決議都要有跟蹤,,如有意外可及時發(fā)現(xiàn)適時調(diào)整,確保各項會議,、決議都能完成,。

    會議管理要領(lǐng)

    一、提高會議成效的要領(lǐng):

    1.要嚴格遵守會議的開始時間,。

    2.要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明,。

    3.要把會議事項的進行順序與時間的分配預(yù)先告知與會者。

    4.在會議進行中要注意如下事項:

    (1)發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題

    (2)發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利害

    (3)是否全體人員都專心聆聽發(fā)言

    (4)是否發(fā)言者過于集中于某些人

    (5)是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人

    (6)是否某個人的發(fā)言過于冗長

    (7)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進

    5.應(yīng)當引導(dǎo)在預(yù)定時間內(nèi)做出結(jié)論,。

    6.在必須延長會議時間時,,應(yīng)取得大家的同意,并決定延長的時間,。

    7.應(yīng)當把整理出來的結(jié)論交給全體人員表決確認,。

    8.應(yīng)當把決議付諸實行的程序理出,加以確認。

    二,、會議禁忌事項

    1.發(fā)言時不可長篇大論,,滔滔不絕(原則上以3分鐘為限)

    2.不可從頭到尾沉默到底。

    3.不可取用不正確的資料,。

    4.不要盡談些期待性的預(yù)測,。

    5.不可做人身攻擊。

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