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廣州市電子公文和信息交換管理試行規(guī)定

(穗府辦[2004]10號)

各區(qū),、縣級市人民政府，市府直屬各單位：

《廣州市電子公文和信息交換管理試行規(guī)定》業(yè)經(jīng)市人民政府同意,，現(xiàn)印發(fā)給你們,，請認(rèn)真執(zhí)行。

二○○四年二月十九日

廣州市電子公文和信息交換管理試行規(guī)定

第一條為了加強(qiáng)廣州市電子公文和信息交換管理,，實(shí)現(xiàn)本市各級政府及其職能部門電子公文和信息交換的規(guī)范化,、制度化和科學(xué)化，促進(jìn)我市電子公文交換的應(yīng)用及各部門間的信息資源共享,，提高行政辦公效率,，依據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《基于XML的電子公文格式規(guī)范》的規(guī)定，制定本規(guī)定,。

第二條電子公文是指行政機(jī)關(guān)制作并通過廣州市電子公文和信息交換系統(tǒng)處理后形成的,，存儲于磁帶、磁盤,、光盤等載體的,，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)木哂幸?guī)范格式的政府文件,。

廣州市電子公文和信息交換系統(tǒng)是依托廣州市電子政務(wù)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng),，實(shí)現(xiàn)本市各級政府之間,、政府與其職能部門之間以及各職能部門之間公文交換和信息傳遞的業(yè)務(wù)平臺。

第三條本規(guī)定適用于本市各級政府及其職能部門的電子公文和信息交換活動(dòng),。

本市各級政府及其職能部門的電子公文和信息交換應(yīng)使用市政府統(tǒng)一提供的電子公文和信息交換系統(tǒng)及相關(guān)設(shè)備,，并通過廣州市電子政務(wù)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)平臺進(jìn)行交換。

第四條市政府辦公廳負(fù)責(zé)組織實(shí)施本規(guī)定,。

本市各級政府及其職能部門(以下統(tǒng)稱各使用單位)的辦公廳(室)是電子公文和信息處理的管理機(jī)構(gòu),，主管本單位的電子公文和信息交換工作，指導(dǎo),、檢查和督促下級單位的電子公文和信息交換工作,。

市信息中心負(fù)責(zé)廣州市電子政務(wù)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)平臺的維護(hù)和管理。

第五條通過廣州市電子公文和信息交換系統(tǒng)交換的電子公文和信息與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文和信息具有同等法律效力,。

第六條電子公文的種類,、形式、行文規(guī)則與紙質(zhì)公文相同,，依照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定執(zhí)行,。

第七條電子公文的交換格式應(yīng)符合《基于XML的電子公文格式規(guī)范》的規(guī)定。

第八條在電子公文和信息交換過程中,，使用廣州市電子公文和信息交換系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的電子簽名與書面簽名具有同等效力,。

第九條使用廣州市電子公文和信息交換系統(tǒng)形成的具備電子印章的電子公文是有效的電子公文,，具有不可抵賴性,。

各使用單位應(yīng)當(dāng)對蓋有本單位電子印章的電子公文和信息負(fù)責(zé)。

第十條電子印章由市政府辦公廳統(tǒng)一制作,。各使用單位應(yīng)當(dāng)在市政府辦公廳登記備案,，取得廣州市電子公文和信息交換系統(tǒng)的使用帳號和密碼。

電子印章的制作應(yīng)當(dāng)和各機(jī)關(guān)現(xiàn)行物理印章完全吻合,，其技術(shù)指標(biāo)應(yīng)當(dāng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T18336-2001《信息技術(shù),、安全技術(shù)、信息技術(shù)安全性評估準(zhǔn)則》和GB/T17903-1999《信息技術(shù),、安全技術(shù),、信息技術(shù)安全性評估準(zhǔn)則》的要求。

第十一條各使用單位應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)電子公文的接收發(fā)送及電子印章,、帳戶,、密碼的保管工作。

各使用單位的電子印章應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)存取操作,，并按本單位用印規(guī)定使用,，保證電子公文的及時(shí)辦理。

第十二條電子公文進(jìn)入各使用單位指定系統(tǒng)的時(shí)間為到達(dá)時(shí)間,。

由于特殊情況不能依照前款規(guī)定確定到達(dá)時(shí)間的,，可從電子公文上的電子印章數(shù)字日期戳來確認(rèn)。

第十三條接收電子公文的單位應(yīng)對公文的發(fā)送單位、公文的完整性和體例格式等進(jìn)行核對,，對不能正常接收或發(fā)現(xiàn)發(fā)送錯(cuò)誤的電子公文,，應(yīng)及時(shí)與發(fā)送單位聯(lián)系，查明原因,。

第十四條電子公文發(fā)送后,，發(fā)送單位應(yīng)根據(jù)公文的緩急程度對所發(fā)公文的接收情況進(jìn)行查對、催辦或督辦,，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與接收單位聯(lián)系,。

第十五條電子公文辦理完畢后由各使用單位辦公室(或機(jī)要室) 自動(dòng)向廣州市檔案館內(nèi)部網(wǎng)歸檔保存。

電子公文原則上由電子公文形成單位負(fù)責(zé)歸檔,，各收文單位負(fù)責(zé)登記收文情況,，以備查詢。須收文單位辦理或歸檔的文件,，發(fā)文單位和收文單位都應(yīng)當(dāng)歸檔,。

第十六條各使用單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子公文歸檔工作，并按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。

各使用單位檔案部門必須配置相應(yīng)的系統(tǒng)設(shè)備,，建立安全可靠的電子檔案庫。電子檔案庫的文件如果被借調(diào)和流通,，必須具備自動(dòng)清除和涉密追蹤的能力,。電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置足夠容量的暫存存儲器，以保證歸檔電子公文的完整,、齊全,。

第十七條復(fù)制電子公文應(yīng)符合下列要求：

(一)復(fù)制成紙質(zhì)公文的，應(yīng)經(jīng)有關(guān)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或者文秘部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，并進(jìn)行登記,。

(二)復(fù)制成紙質(zhì)公文的，應(yīng)當(dāng)注明制作機(jī)關(guān),、日期,、份數(shù)和印發(fā)范圍。

(三)需要電子復(fù)制的,，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)的拷貝后備,。

第十八條電子公文介質(zhì)(包括硬盤、軟盤,、磁帶,、光盤等)應(yīng)按下列要求管理：

(一)電子公文介質(zhì)的使用和保存，等同紙質(zhì)公文的使用和保存,。

(二)電子公文介質(zhì)的維護(hù)和維修,，需指定專人負(fù)責(zé),。

(三)電子公文介質(zhì)的銷毀，等同紙質(zhì)公文的銷毀,，需進(jìn)行登記并由兩人監(jiān)銷,，確保不丟失、不漏銷,。

(四)涉及國家秘密的電子公文介質(zhì)應(yīng)按《國家秘密載體保密管理規(guī)定》的要求進(jìn)行管理,。

第十九條電子公文和信息應(yīng)當(dāng)采用標(biāo)準(zhǔn)的XMI格式進(jìn)行封裝，并進(jìn)行加密,，涉密電子公文應(yīng)標(biāo)明相應(yīng)密級標(biāo)識,。

第二十條用于電子公文處理的計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備嚴(yán)禁與國際互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)接。

第二十一條廣州市電子政務(wù)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)達(dá)到國家保密標(biāo)準(zhǔn)前,，涉及國家秘密的公文和信息不得通過電子公文和信息交換系統(tǒng)傳輸,、處理。

廣州市電子政務(wù)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)達(dá)到國家保密標(biāo)準(zhǔn),、可以處理涉密信息后,，涉及國家秘密的電子公文和信息應(yīng)按國家保密標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行存儲、處理和傳輸,。

絕密級公文及信息不得在任何電子公文和信息交換系統(tǒng)上存儲,、處理和傳輸。

第二十二條本規(guī)定由市政府辦公廳負(fù)責(zé)解釋,。

第二十三條本規(guī)定自2004年3月1日起施行,。

廣州市電子公文和信息交換管理試行規(guī)定

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