• 【發(fā)布單位】中國保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會
• 【發(fā)布文號】保監(jiān)發(fā)〔2007〕51號
• 【發(fā)布日期】2007-06-25
• 【生效日期】2007-07-01
• 【失效日期】--
• 【文件來源】中國保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會
• 【所屬類別】政策參考

人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范

人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范

(保監(jiān)發(fā)〔2007〕51號)





各人身保險(xiǎn)公司：



 《人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》（DA/T36－2007,，以下簡稱《規(guī)范》）已經(jīng)全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會審查通過,，并經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)為推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)予發(fā)布,，自2007年7月1日起實(shí)施?，F(xiàn)將有關(guān)要求通知如下：



 一、請各人身保險(xiǎn)公司充分認(rèn)識業(yè)務(wù)檔案管理的重要性,，認(rèn)真遵照《規(guī)范》要求,，指定專門機(jī)構(gòu)，設(shè)置崗位,，配備責(zé)任心強(qiáng),、有敬業(yè)精神，熟悉人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)和檔案工作的管理人員,，加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案管理工作,。



 二、各人身保險(xiǎn)公司必須建立健全業(yè)務(wù)檔案的保密制度,、歸檔制度,、交接制度、庫房管理制度,、查（借）閱制度,、鑒定銷毀制度、統(tǒng)計(jì)制度等管理制度,，以及檔案工作人員崗位責(zé)任制,、考核制度等，并嚴(yán)格執(zhí)行,。



 三,、各人身保險(xiǎn)公司應(yīng)根據(jù)《規(guī)范》中《業(yè)務(wù)文件保管期限表》，結(jié)合本公司的實(shí)際情況,，制定本公司的業(yè)務(wù)檔案保管期限,，保管期限不能低于《規(guī)范》要求,。



 二○○七年六月二十五日





人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范



 1 范圍



 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件歸檔、整理,、保管,、利用和過期銷毀的要求和方法。



 本標(biāo)準(zhǔn)適用于所有人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理與利用,。



 2 規(guī)范性引用文件



 下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款,。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn),，然而,，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。



 GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范



 DA/T 15-1995 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范



 DA/T 22-2000 歸檔文件整理規(guī)則



 3 術(shù)語和定義



 下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn),。



 3.1 人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件 records of life insurance business



 指人身保險(xiǎn)公司在承保,、保全、理賠及客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的各種文字,、圖表,、照片、聲像等文件材料,。



 3.2 人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案 archives of life insurance business



 指具有保存價(jià)值的,，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件（3.1）



 3.3 承保業(yè)務(wù)文件 underwriting records



 指投保人向保險(xiǎn)人提出投保要約直至締結(jié)保險(xiǎn)合同的過程中形成的文件,。



 3.4 保全業(yè)務(wù)文件 conservation records指人身保險(xiǎn)公司為了維持人身保險(xiǎn)合同的持續(xù)有效,，根據(jù)保險(xiǎn)合同條款約定及客戶要求而提供的一系列保單服務(wù)過程中形成的文件。



 3.5 理賠業(yè)務(wù)文件 claims records



 指人身保險(xiǎn)公司按照合同約定,，承擔(dān)保險(xiǎn)責(zé)任,、履行保險(xiǎn)金給付義務(wù)的過程中形成的文件。



 3.6 指歸檔業(yè)務(wù)文件的最小整理單位,，一般以客戶單次提交的業(yè)務(wù)申請及其相關(guān)的業(yè)務(wù)處理資料為一件,。例如投保單及相關(guān)的投保資料可以為一件；投保補(bǔ)充資料可以為一件,；保險(xiǎn)合同送達(dá)回執(zhí)書可以為一件,；理賠申請書及相關(guān)的理賠申請資料可以為一件。



 4 總則



 4.1 人身保險(xiǎn)公司應(yīng)對本公司在業(yè)務(wù)工作中形成的各種文件材料做好分類,、整理,、歸檔、保管,、定期鑒定及銷毀工作,，必須保證業(yè)務(wù)檔案的安全,、完整和準(zhǔn)確。



 4.2 人身保險(xiǎn)公司對業(yè)務(wù)檔案中記載的客戶資料負(fù)有保密職責(zé),，嚴(yán)禁未經(jīng)客戶許可擅自對外泄露客戶資料,。



 4.3 人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案在采取紙質(zhì)載體的同時(shí)，應(yīng)輔助使用電子檔案進(jìn)行管理,。歸檔業(yè)務(wù)文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)及電子文件時(shí),，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致,。



 5 管理機(jī)構(gòu)和管理崗位職責(zé)



 5.1 為保證人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作正常運(yùn)作,，各人身保險(xiǎn)公司應(yīng)設(shè)立專門檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位，配備熟悉人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)和檔案工作的專職管理人員,。



 5.2 人身保險(xiǎn)公司對自身的業(yè)務(wù)檔案可以采取自行管理,、全部或部分委托具有相應(yīng)檔案管理資質(zhì)的第三方管理的管理方式。



 5.2.1 采取自行管理方式的,，應(yīng)集中到省級公司統(tǒng)一管理,。



 5.2.2 采取委托第三方管理方式的，應(yīng)與第三方管理機(jī)構(gòu)簽訂管理合同,，明確有關(guān)要求,，指定專門機(jī)構(gòu)、專門人員負(fù)責(zé)監(jiān)督該機(jī)構(gòu)的運(yùn)行,。



 5.3 檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位的相關(guān)職責(zé)



 5.3.1 按照國家有關(guān)法律,、法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定制定符合本公司檔案管理工作實(shí)際情況的檔案管理實(shí)施細(xì)則。



 5.3.2 按有關(guān)規(guī)定完成日常各類業(yè)務(wù)資料歸檔和保管等工作,。檔案管理人員要定期檢查檔案保管情況,，對破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行搶救。



 5.3.3按照規(guī)定開展檔案的利用工作,，為各項(xiàng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)和管理工作服務(wù),。



 5.3.4對于達(dá)到保管期限的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按檔案鑒定銷毀制度定期進(jìn)行鑒定和銷毀。



 5.4 人身保險(xiǎn)公司應(yīng)建立和完善業(yè)務(wù)檔案管理工作檢查和考核制度,。



 6 業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔



 6.1 歸檔范圍



 6.1.1 投保人在投保過程中和人身保險(xiǎn)公司在承保,、合同保全、理賠及客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的業(yè)務(wù)文件,。(參見附錄A 業(yè)務(wù)文件歸檔范圍)



 6.1.2 為保證業(yè)務(wù)檔案的完整性,，按照業(yè)務(wù)文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，劃定各類業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍,。不論采取何種載體形式,，在業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的屬于歸檔范圍的業(yè)務(wù)文件，都應(yīng)進(jìn)行歸檔保管。



 6.2 紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件整理與歸檔



 6.2.1 各人身保險(xiǎn)公司都必須建立健全業(yè)務(wù)文件歸檔制度,，業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)處理完畢后,，要按照各類業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍和排列順序要求整理歸檔。



 6.2.2 質(zhì)量要求



 歸檔紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件應(yīng)齊全完整,。已破損的文件應(yīng)予修整,，字跡模糊或易蛻變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔紙制業(yè)務(wù)文件所使用的書寫材料,、紙張,、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保管要求。



 6.2.3 整理方法



 6.2.3.1 裝訂



 紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件的裝訂原則是以件為單位,，一件一裝訂,。可以采取線裝,、粘貼,、連發(fā)卡式裝訂機(jī)或不銹鋼釘裝訂的方法。



 6.2.3.2 分類



 紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件可以采用年度－業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（或機(jī)構(gòu)）－保管期限等方法進(jìn)行分類,。分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持穩(wěn)定,。



 6.2.3.3 排列



 歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時(shí)間結(jié)合業(yè)務(wù)處理順序等排列,。



 6.2.3.4 編目



 歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)分類方案和排列順序編制歸檔目錄。歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)逐件編目,。歸檔目錄設(shè)置保險(xiǎn)合同號,、投保人、作業(yè)流水號,、頁數(shù),、備注等項(xiàng)目。



 6.2.3.5 裝具



 6.2.3.5.1保存業(yè)務(wù)檔案可以使用紙箱,、檔案盒及塑封等,，裝具規(guī)格不限，但應(yīng)符合檔案管理的要求,，有利于檔案的長期保管,。



 6.2.3.5.2 檔案管理人員選取一定量裝訂好的待歸檔文件，按照歸檔目錄順序裝入檔案裝具,。裝滿一單位后,，順次裝入下一單位。



 6.2.3.5.3 檔案裝具應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同,，在盒脊或底邊設(shè)置年度,、保管期限、類別、盒號等必備項(xiàng),，并可設(shè)置起止件號,、起止業(yè)務(wù)流水號、件數(shù)等選擇項(xiàng),。



 6.2.3.5.4 備考表置于裝具內(nèi)檔案之后,，項(xiàng)目包括裝具內(nèi)檔案情況說明、整理人,、檢查人和日期,。



 6.3 電子文件整理與歸檔



 6.3.1 人身保險(xiǎn)公司在業(yè)務(wù)處理過程中通過對紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件采取掃描方式形成影像類電子文件。



 6.3.2通過質(zhì)檢的影像類電子文件及其他屬歸檔范圍的業(yè)務(wù)處理電子文件應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔,。6.3.3 人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子文件可以采取邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式,。



 6.3.4 邏輯歸檔



 6.3.4.1 進(jìn)行邏輯歸檔時(shí)，在保證電子文件與其對應(yīng)的紙質(zhì)文件的歸檔內(nèi)容保持一致的條件下,，可不改變原存儲方式和位置,，而僅將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交。



 6.3.4.2 邏輯歸檔的電子檔案的載體可以為硬件存儲設(shè)備等,。



 6.3.4.3 應(yīng)對記載電子檔案的硬件存儲設(shè)備的信息進(jìn)行異地備份,，并建立災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。



 6.3.4.4 采取電子檔案邏輯歸檔方式的人身保險(xiǎn)公司,，應(yīng)有便捷的電子檔案查詢系統(tǒng),。



 6.3.5 物理歸檔



 6.3.5.1 在進(jìn)行物理歸檔時(shí)，應(yīng)保證電子文件的歸檔內(nèi)容與其對應(yīng)的紙質(zhì)文件的歸檔內(nèi)容一致,，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上,，定期向檔案部門移交。



 6.3.5.2 檔案管理人員按照規(guī)定的項(xiàng)目對電子檔案的真實(shí)性,、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn),，確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限,，由主管人員簽署審核意見后做好相關(guān)登記,。



 6.3.5.3 把帶有歸檔標(biāo)識的電子檔案集中，拷貝至耐久性好的載體上,，一式兩套,，一套供查閱使用，一套異地保存,。對于加密電子檔案,，則在解密后再制作拷貝。



 6.3.5.4 存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽,，標(biāo)簽上注明載體序號,、卷宗號、類別號、密級,、保管期限,、存入日期、用于閱讀電子檔案的計(jì)算機(jī)程序或操作系統(tǒng)版本等,，歸檔后的電子檔案的載體設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài),。



 6.3.5.5 對需要長期保存的電子檔案，在每一個(gè)電子檔案的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄,。



 7 業(yè)務(wù)檔案的保管



 7.1 保管期限



 人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件的保管期限必須劃分準(zhǔn)確,，保管期限可分為保險(xiǎn)合同終止之日起10年、保險(xiǎn)合同終止之日起6年,、檔案形成之日起6年三類（參見附錄二 業(yè)務(wù)文件保管期限表）,。



 7.2 保管要求



 7.2.1 人身保險(xiǎn)公司必須設(shè)置與本公司檔案業(yè)務(wù)發(fā)展相適宜的檔案庫房。檔案庫房應(yīng)符合抗震,、防盜,、防火、防高溫,、防水,、防潮、防有害氣體,、防鼠,、防塵、防蟲,、防霉,、防強(qiáng)光等基本要求，保持適宜溫濕度,。



 7.2.2 物理歸檔的電子檔案應(yīng)嚴(yán)格按照電子檔案保管的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，應(yīng)直立存放于防塵,、防垢,、防變形的裝具中，定期對檔案進(jìn)行抽樣檢查,，如發(fā)現(xiàn)光盤,、硬盤等存儲設(shè)備出現(xiàn)損壞等問題，應(yīng)及時(shí)搶救,。



 7.2.3 載有邏輯歸檔電子檔案的存儲設(shè)備應(yīng)由信息技術(shù)部門進(jìn)行維護(hù)管理,。



 7.3 檔案管理人員調(diào)動崗位時(shí)應(yīng)在離職前辦理好檔案庫房和業(yè)務(wù)檔案的交接手續(xù)。



 8 業(yè)務(wù)檔案的利用



 8.1查,、借閱業(yè)務(wù)檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù),，嚴(yán)格遵守登記和審批制度。



 8.2已經(jīng)采取電子檔案管理方式的，查閱檔案時(shí),，應(yīng)優(yōu)先查閱電子檔案,，以保護(hù)檔案原件。



 8.3 借閱人員歸還紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案后,，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)檢查,，確保業(yè)務(wù)檔案為原件，如發(fā)現(xiàn)丟失,、損壞,、缺頁等情況，應(yīng)追究有關(guān)人員責(zé)任,。



 8.4 電子檔案不對外提供借閱利用,。內(nèi)部查閱電子檔案一般使用查閱盤或采取通過授權(quán)對電子檔案管理系統(tǒng)查閱的方式。



 9 業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀



 9.1 人身保險(xiǎn)公司應(yīng)對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定,。鑒定工作應(yīng)由業(yè)務(wù)檔案管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組,，對超過保管期限的檔案提出存毀意見。



 9.2 對確定銷毀的檔案,，要登記造冊,，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后予以銷毀。



 9.3 經(jīng)核準(zhǔn)銷毀的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)送本行政區(qū)域保密部門指定的造紙廠進(jìn)行銷毀,。



 9.4 銷毀電子檔案的方式,，包括銷毀實(shí)體和銷毀信息兩種。實(shí)體銷毀即焚毀或粉碎,；信息銷毀即對電子檔案進(jìn)行邏輯刪除或改錄信息,。銷毀已經(jīng)物理歸檔的屬于保密范圍的電子檔案應(yīng)采用實(shí)體銷毀方式。



 9.5 銷毀檔案時(shí),，必須有兩人監(jiān)銷,，銷毀人員及監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，嚴(yán)格防止業(yè)務(wù)檔案遺失和泄密,。銷毀清單應(yīng)按照銷毀時(shí)間順序永久保存?zhèn)洳椤?