合同管理的發(fā)展趨勢與整個企業(yè)的發(fā)展趨勢是一致的。企業(yè)究竟設(shè)置什么樣的管理部門,、采取何種組織形式實施合同管理,，需要考慮企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模的大小、業(yè)務(wù)往來的多少以及管理人員的素質(zhì)等諸多因素,。就大中型企業(yè)而言,，應(yīng)設(shè)置法律顧問部門作為企業(yè)合同管理的常設(shè)管理機構(gòu)，實行企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門,、各單位分口管理相結(jié)合的管理模式,。

 

“陣而后戰(zhàn)，兵法之常,?！痹O(shè)置合同管理機構(gòu)是進(jìn)行科學(xué)的合同管理的前提，是建立合同管理的職能部門,、構(gòu)建合同管理的基本框架和明確合同管理的權(quán)責(zé)配置的基礎(chǔ),，直接影響合同管理的科學(xué)化、精細(xì)化和高效化,。

 

一,、總法律顧問制度

 

總法律顧問是具有法律顧問資格和豐富企業(yè)經(jīng)營管理經(jīng)驗的企業(yè)內(nèi)部高級管理人員，直接對企業(yè)經(jīng)營者負(fù)責(zé),，職責(zé)是參與企業(yè)重大經(jīng)營決策,，并依法提出意見,，以保證企業(yè)依法經(jīng)營、維護企業(yè)和股東的合法權(quán)益,。針對企業(yè)對重大決策、重要生產(chǎn)經(jīng)營活動的法律論證和審核把關(guān)不夠嚴(yán)格的實際情況,，目前許多國有大中型企業(yè)已經(jīng)將總法律顧問制度納入了企業(yè)經(jīng)營管理的全過程,，以加強法律風(fēng)險防范機制建設(shè)，有效發(fā)揮企業(yè)總法律顧問的法律風(fēng)險把關(guān)作用,。

 

2002年7月,，國家經(jīng)濟貿(mào)易委員會、中共中央組織部,、中共中央企業(yè)工作委員會,、中共中央金融工作委員會、人事部,、司法部,、國務(wù)院法制辦公室聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于在國家重點企業(yè)開展企業(yè)總法律顧問制度試點工作的指導(dǎo)意見》（以下簡稱《指導(dǎo)意見》），對于在部分中央企業(yè)和部分國家重點企業(yè)中開展總法律顧問制度試點工作的具體實施作出了規(guī)定,。

 

按照《指導(dǎo)意見》的規(guī)定,，企業(yè)總法律顧問應(yīng)具備一定任職條件：第一，在專業(yè)知識方面,，要求企業(yè)總法律顧問具有大學(xué)本科以上學(xué)歷,，并經(jīng)過正規(guī)法律專業(yè)培訓(xùn)，具有較高的法律素質(zhì)和政策水平,。第二,，在任職經(jīng)驗方面，要求企業(yè)總法律顧問具有企業(yè)中層及以上管理崗位3年以上的任職經(jīng)驗,，熟悉企業(yè)經(jīng)營管理,，具有較強的組織協(xié)調(diào)能力。第三,，在專業(yè)資質(zhì)方面,，具有企業(yè)法律顧問執(zhí)業(yè)資格，并擔(dān)任過企業(yè)法律事務(wù)部門負(fù)責(zé)人或者分管企業(yè)法律事務(wù)工作,。

 

同時,，《指導(dǎo)意見》還規(guī)定企業(yè)總法律顧問負(fù)有以下職責(zé)：

 

1.協(xié)助企業(yè)負(fù)責(zé)人正確貫徹執(zhí)行國家法律法規(guī)，組織起草或負(fù)責(zé)審查本企業(yè)的重要規(guī)章制度,；

2.直接參與企業(yè)重大經(jīng)營決策,，依法提出法律意見；

3.在主持或參加企業(yè)重大經(jīng)濟活動中,，負(fù)責(zé)有關(guān)法律業(yè)務(wù)的處理工作,；

4.負(fù)責(zé)企業(yè)法律機構(gòu)的管理工作,，組織做好企業(yè)日常合同管理、招投標(biāo),、知識產(chǎn)權(quán)管理,、工商事務(wù)、仲裁訴訟等方面的法律事務(wù)工作,；

5.組織實施本企業(yè)法律顧問的培訓(xùn),、考核，參與推薦下級單位法律事務(wù)機構(gòu)負(fù)責(zé)人,；

6.對本企業(yè)其他部門違反法律法規(guī)的行為提出糾正意見,，負(fù)責(zé)或協(xié)助有關(guān)部門予以整改。

 

在許多企業(yè)的實踐中有許多可供借鑒的寶貴經(jīng)驗,，根據(jù)對這些經(jīng)驗的總結(jié),，企業(yè)可以在如下幾個方面對總法律顧問的工作進(jìn)行配合：首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將總法律顧問法律把關(guān)職權(quán)在規(guī)章制度和工作流程中予以明確規(guī)定,，為總法律顧問工作的開展提供制度保障,。其次，將總法律顧問參與企業(yè)經(jīng)營活動的形式細(xì)化為制度修編,、改制審批,、項目審批、資產(chǎn)處置,、合同審核等企業(yè)經(jīng)營管理的各個方面,，將總法律顧問制度工作融入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的每一個環(huán)節(jié)中,。最后，維護企業(yè)法律總顧問對決策事項發(fā)表獨立法律意見的權(quán)利,，同時讓企業(yè)總法律顧問的專業(yè)意見以更直觀的方式參與到企業(yè)的經(jīng)營決策過程中，比如在企業(yè)重大經(jīng)營決策流程中專門增設(shè)總法律顧問意見欄,。

 

二,、法務(wù)部門

 

法務(wù)部門是企業(yè)內(nèi)部的一個重要職能部門,，一般由具有專業(yè)法律知識的律師或法律專家組成,，它肩負(fù)著確保公司守法經(jīng)營,，依法維護公司合法權(quán)益,，處理公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生的各種法律問題的重大使命,。

 

企業(yè)是現(xiàn)代市場經(jīng)濟活動中最活躍的經(jīng)濟主體,。為順應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展和處理法律事務(wù)的需要，目前很多企業(yè)都成立了專門的法務(wù)部或者法律部,。規(guī)模較小的企業(yè)因法律事務(wù)較少,，往往是法務(wù)與人事或與行政部門合二為一，這樣更有利于節(jié)約成本以及人員安排,。大公司往往都有獨立的法務(wù)部,，便于專門處理法律事務(wù),。設(shè)立法務(wù)部門是確保企業(yè)依法決策的關(guān)鍵，是理順企業(yè)內(nèi)部各項規(guī)章制度的根本保障,，是確保企業(yè)守法經(jīng)營的重要前提,，是維護企業(yè)合法權(quán)益的重要手段,。

 

法務(wù)部門的職能大體可分為兩大類：一類是對企業(yè)的管理職能,，體現(xiàn)在從正面意義上對企業(yè)的發(fā)展和管理方面,；另一類是法律救濟職能，體現(xiàn)在糾紛發(fā)生以后法務(wù)部門的協(xié)調(diào),、仲裁和訴訟方面,。

 

（一）法務(wù)部門的管理職能

 

法務(wù)部門的管理職能，是指法務(wù)部門對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的風(fēng)險管控,，在法律許可的范圍內(nèi)最大程度實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和利益,，包括企業(yè)決策的合法性分析、合同管理,、員工管理及培訓(xùn)，也包括合規(guī)性監(jiān)控,，即監(jiān)督公司在反腐倡廉方面的問題，具體分述如下：

 

1.協(xié)助管理層依法決策,，為企業(yè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃保駕護航,。

 

法務(wù)部門的管理職能首先體現(xiàn)在,，積極協(xié)同企業(yè)管理層探討企業(yè)發(fā)展的前景與規(guī)劃，在法律法規(guī)許可的范圍內(nèi),，發(fā)揮團體的智慧,，開放思想,，發(fā)散思維,，對企業(yè)的可持續(xù)長遠(yuǎn)發(fā)展提出建議,。

 

2.建立和完善企業(yè)內(nèi)部的各項規(guī)章制度。

 

有秩序才能產(chǎn)出效益,，任何一個企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)都離不開具體的規(guī)章制度來約束,。正是這樣一種約束,，才使得企業(yè)中的個人,、不同部門乃至整個企業(yè)的運轉(zhuǎn)有條不紊,、秩序井然,。

 

現(xiàn)代社會是一個法治的社會，對企業(yè)的各個部門,、每個員工的約束,，無論是指引還是處罰,，都應(yīng)該建立在成文的規(guī)章制度基礎(chǔ)上，只有合理的,、合法的規(guī)章制度才能經(jīng)得起政府部門的監(jiān)督檢查，才能經(jīng)得起時間的檢驗,。因此,，企業(yè)法務(wù)部門的重要職能就是在合法的框架內(nèi)，逐步建立,、健全和完善企業(yè)的各項規(guī)章和管理制度,。

 

3.參與合同談判,，妥善管理合同文件,。

 

為爭取和維護企業(yè)的合法權(quán)益，法務(wù)部門應(yīng)積極參與到公司各部門的談判中去,，及時了解談判事項、談判對方基本情況,、談判進(jìn)程,、談判雙方的分歧，制定有利的談判方案,。必要時,，法務(wù)部門應(yīng)通過合法的途徑對談判相對方基本情況、資信狀況等進(jìn)行調(diào)查,，確保了解到對方的真實信息,，化解可能存在的商業(yè)風(fēng)險，在法律許可范圍內(nèi)控制風(fēng)險,，實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化,。

 

對于重大的談判，法務(wù)部門應(yīng)當(dāng)主導(dǎo)確定談判方案,，并就談判有關(guān)事項與相關(guān)部門進(jìn)行溝通,，提前取得共識或確定一致的談判原則，同時應(yīng)對擬定的談判方案進(jìn)行討論,，進(jìn)行包括但不限于法律方面的可行性論證,。必要時，提請相關(guān)部門召開工作協(xié)調(diào)會,，對談判涉及的財務(wù),、工程等事項征求各個部門意見，并最終確定談判的思路和策略,。

 

合同談判的成功并不意味著約定事宜已經(jīng)到此為止,，還必須對雙方簽訂的合同、備忘錄,、補充協(xié)議等予以妥善保管,，并及時跟進(jìn)了解合同的履行情況，以便在雙方合作過程中出現(xiàn)糾紛時,，可以就雙方爭議的事實進(jìn)行驗證,。合同是規(guī)定雙方權(quán)利義務(wù)的最直接的書面材料，是分清各方責(zé)任的重要根據(jù),。因此,，無論是合同評審還是合同的管理都應(yīng)該謹(jǐn)慎對待，將可能發(fā)生的商業(yè)風(fēng)險降到最低。

 

4.開展法律知識的培訓(xùn),，增強各部門人員的法律意識,。

 

為增強各部門人員的法律意識，有效防范法律風(fēng)險,，企業(yè)法務(wù)部門應(yīng)積極組織對相關(guān)人員進(jìn)行法律知識培訓(xùn),。法律培訓(xùn)應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)工作實際，進(jìn)行案例風(fēng)險分析和工作思路研討,，解決業(yè)務(wù)工作中遇到的法律方面的重點,、疑點、熱點,、難點問題,；對新頒布或修訂的與業(yè)務(wù)工作有密切聯(lián)系的法律、法規(guī),、規(guī)章,、政策等，應(yīng)及時組織相關(guān)人員集中學(xué)習(xí),、培訓(xùn)和探討,，做到對相關(guān)內(nèi)容了然于胸，防范可能發(fā)生的風(fēng)險,。

 

5.解答法律咨詢,，為相關(guān)部門日常工作提供建議。

 

法律咨詢,，是指公司各部門或員工對日常工作中的法律事宜有疑問時向法務(wù)部門口頭或書面提出詢問,，法務(wù)部門及時以口頭或書面答復(fù)的活動。一般來說,，法律事務(wù)咨詢主要是業(yè)務(wù)部門主動向法務(wù)部門咨詢相關(guān)事宜,，同時法務(wù)部門也可以采取法律事務(wù)調(diào)查問卷、走訪面談等方式向各個業(yè)務(wù)部門了解他們所關(guān)心的法律事宜,，并集中予以解答,。

 

（二）法律救濟職能

 

企業(yè)法務(wù)部門的救濟職能是指,，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中與其他民事主體或行政機關(guān)發(fā)生糾紛或訴訟時,，法務(wù)部門代表企業(yè)參與上述糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動,，并在這些活動中最大限度地維護企業(yè)的合法權(quán)益,。

 

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中的糾紛一般有兩種：一種是非訴糾紛，即以本企業(yè)為一方當(dāng)事人,，對已經(jīng)發(fā)生但尚未進(jìn)入到訴訟程序的糾紛,，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁,、復(fù)議等方式解決有關(guān)糾紛或爭議的法律事務(wù)活動,，簡稱非訴糾紛。與之相對的稱為訴訟糾紛,，是指以企業(yè)一方為一方當(dāng)事人或作為第三人,，通過人民法院，采用訴訟方式解決糾紛的法律事務(wù)活動,。這些訴訟案件包括：民事訴訟案件（包括不服勞動仲裁裁決的訴訟）,、行政訴訟案件、刑事及刑事附帶民事訴訟案件,。

 

對于糾紛的處理,，法務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)材料，分析案情,，厘清雙方的權(quán)利義務(wù),，權(quán)衡利弊得失，盡量采取協(xié)商處理方式,，以降低糾紛的處理成本,。

《公司法務(wù)部的職能及制度建設(shè)》。

 

三,、企業(yè)內(nèi)部其他合同管理部門

 

企業(yè)的合同管理是一項具有全局性的工作,，需要動員企業(yè)中各個部門、各個環(huán)節(jié)的力量保證合同管理的順利有效實施,。除總法律顧問和法務(wù)部門這些專業(yè)處理企業(yè)法律事務(wù)的部門和人員外,，企業(yè)的負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門等其他部門在合同管理中也發(fā)揮著不容忽視的作用,。

 

（一）企業(yè)負(fù)責(zé)人

 

作為企業(yè)的負(fù)責(zé)人需要有較強的法律意識,，重視合同管理工作。企業(yè)負(fù)責(zé)人對合同管理工作的重視能夠樹立其他部門的合法運營態(tài)度,，增強企業(yè)對待風(fēng)險的謹(jǐn)慎意識,。

 

（二）業(yè)務(wù)部門

 

由于法務(wù)部門僅對相關(guān)業(yè)務(wù)部門的工作提出指導(dǎo)意見和建議而并不直接經(jīng)手企業(yè)的業(yè)務(wù)，具體事宜的最終落實還是由業(yè)務(wù)部門人員親自處理,。因此,，業(yè)務(wù)部門不僅是合同的發(fā)起部門和具體承辦部門，還是對最終決策的商業(yè)結(jié)果承擔(dān)責(zé)任的部門,，在整個合同管理的過程中起著關(guān)鍵的決定性作用,。

 

具體而言，業(yè)務(wù)部門在合同管理中負(fù)有如下職責(zé)：

 

1.負(fù)責(zé)根據(jù)談判內(nèi)容起草本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同,；

2.負(fù)責(zé)對對方起草的合同以及營業(yè)執(zhí)照,、資質(zhì)證明等證明文件進(jìn)行初步審查,；

3.負(fù)責(zé)推行合同的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)文本，合同正式簽訂后送法務(wù)部門備案,；

4.負(fù)責(zé)所簽合同的履行質(zhì)量,、進(jìn)度等管理，并按期向法務(wù)部門書面通報有關(guān)情況,，發(fā)現(xiàn)問題及時向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)書面匯報,，并抄送法務(wù)部門；

5.合同發(fā)生爭議時應(yīng)當(dāng)及時向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)書面匯報,，并抄送法務(wù)部門,，積極參與爭議處理，及時提供處理爭議的有關(guān)證據(jù)和依據(jù),；

6.協(xié)助法務(wù)部門,、財務(wù)部門進(jìn)行市場調(diào)查和資信審查；

7.貫徹落實《合同法》等有關(guān)法律法規(guī)和本企業(yè)內(nèi)部合同管理的各項規(guī)章制度,。

 

（三）財務(wù)部門

 

許多企業(yè)的合同管理工作中,，財務(wù)部門參與的機會較少，尤其是在前期的合同談判,、簽訂以及后期的驗收結(jié)算過程中,，財務(wù)部門對于合同管理工作缺乏必要的主動參與意識，往往把自己定位為會計核算人員,，而并不是合同的監(jiān)督管理人員,。長此以往，財務(wù)部門很難對合同進(jìn)行科學(xué)的管理,。此外,，企業(yè)的合同承辦部門也沒有重視財務(wù)部門參與進(jìn)來的必要性與重要性，一旦合同簽訂之后,，企業(yè)要面臨的風(fēng)險將難以有效應(yīng)對,。事實上，財務(wù)部門參與到合同管理中來,，能夠確保企業(yè)的經(jīng)濟合同符合國家財經(jīng)法規(guī)的要求,，為企業(yè)經(jīng)濟合同簽訂提供準(zhǔn)確的經(jīng)濟信息，能夠確保企業(yè)經(jīng)濟合同的順利履行與結(jié)算等,。

 

總的來說,，財務(wù)部門在合同管理中的具體職能如下：

 

1.結(jié)合企業(yè)資金計劃、項目實施進(jìn)度等確定合同價款收支時間進(jìn)度,；

2.負(fù)責(zé)企業(yè)財務(wù)融資,、籌措資金,，負(fù)責(zé)根據(jù)合同按時撥付和收取資金,；

3.未及時付款,、收款造成合同爭議時，應(yīng)當(dāng)及時向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)書面匯報,，并抄送法務(wù)部門,，積極參與爭議處理，及時提供處理爭議的有關(guān)證據(jù)和依據(jù),；

4.協(xié)助法務(wù)部門,、業(yè)務(wù)部門進(jìn)行市場調(diào)查、價格調(diào)查和資信調(diào)查,。

 

四,、外聘律師

 

從企業(yè)利益角度出發(fā)，外聘律師相較于企業(yè)內(nèi)部法律人員,，有其獨特的優(yōu)勢,，可以在一定程度上彌補企業(yè)內(nèi)部法務(wù)人員的不足。首先,，外聘律師一般具有特定的從業(yè)經(jīng)歷和豐富的辦案經(jīng)驗,，熟悉法律事務(wù)的辦理流程，能為企業(yè)提供快速化,、專業(yè)化,、成熟化、系統(tǒng)化的綜合法律服務(wù),，且外聘律師身后有強大的團隊,，遇到疑難問題更能集眾人之長，群策群力,。其次,，外聘律師與外部聯(lián)系緊密，有不同群體,、行業(yè)的客戶資源,，可以比較快捷方便地了解社會信息及資源。再次,，收費較內(nèi)部法務(wù)人員低,，并節(jié)省辦公資源。最后,，因為外聘律師的過失給企業(yè)造成損失,，律師事務(wù)所要承擔(dān)相關(guān)賠償責(zé)任，而且外聘律師有執(zhí)業(yè)風(fēng)險保險金,，可以支付企業(yè)的賠償,，保護企業(yè)的利益。

 

因此,，外聘律師的選擇至關(guān)重要,。企業(yè)在選擇外聘律師時,，應(yīng)當(dāng)注意從如下幾個方面對其所在的律師事務(wù)所進(jìn)行考察：

 

1.該所的經(jīng)營業(yè)績，包括辦理法律事務(wù)的情況,；

2.該所的信譽度與聲望,，對客戶委托的項目是否盡心盡力，有無被投訴的記錄,，是否獲得有關(guān)部門誠信認(rèn)證,；

3.該所律師的專業(yè)結(jié)構(gòu)，是否符合擬委托的法律事務(wù)的要求,；

4.該所服務(wù)費標(biāo)準(zhǔn),，收費是否合理、公道等,。

 

內(nèi)容節(jié)選自楊柳新書《企業(yè)法律風(fēng)險防控之合同風(fēng)險管理》