近年來,，印章風險歷來是企業(yè)法律風險防控的重點,。隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大,，工作地點不斷變化,，企業(yè)印章管理中的法律風險尤為突出。所以,，我們需要結合企業(yè)印章管理的實踐經(jīng)驗,，找出印章管理中存在的主要問題,，并制定相應的應對管理印章中法律風險的有效措施。

 

一,、公司印章類型

 

公司印章主要分為五種：

 

（一） 公章,，用于公司對外事務處理，工商,，稅務,，銀行等外部事務處理事需要加蓋。

 

（二） 財務專用章,，用于公司票據(jù)的出具,，支票等在出具時需要加蓋，通常稱為銀行大印鑒,。

 

（三） 合同專用章,，顧名思義，通常在公司簽訂合同時需要加蓋,。

 

（四） 法定代表人章：用于特定的用途,，公司出具票據(jù)時也要加蓋此印章，通常稱為銀行小印鑒,。

 

（五） 發(fā)票專用章,，在公司開具發(fā)票時需要加蓋。

 

二,、企業(yè)在印章管理方面主要存在的法律風險

 

（一）印章刻制的業(yè)務流程不清晰,，沒有審批程序，只要業(yè)務需要,，領導或部門就可隨便刻制印章,，刻制后沒有下發(fā)正式啟用文件，沒有明確印章使用范圍和使用時間,。

 

（二）印章刻制不在公安部門指定的單位進行,，不在公安機關備案，隨便找一家單位刻制公章,，刻完就用,，為以后發(fā)生印章使用風險埋下了隱患。

 

（三）個別企業(yè)沒有印章管理方面的規(guī)章制度,，使用印章未經(jīng)過嚴格審批,。印章管理人員對使用印章材料不嚴格審查，更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印,。印章保管者讓印章離開自已的視線或因自己沒時間讓他人代為蓋章,，在沒有監(jiān)管人的情況下允許他人攜帶印章外出。

 

（四）個別企業(yè)沒有統(tǒng)一的印章使用臺賬,，采用一頁紙請示的方式,，請示完成后,，領導審批用印的簽批單由經(jīng)理辦公室保存，時間長了很容易丟失,，無法追溯,。個別單位雖有統(tǒng)一的用印臺賬，但對領導在材料上簽字直接上報的文件則沒有登記用印事項和用印人,，以后涉及此類文件的問題同樣無法追溯,，形成法律風險。

 

（五）個別企業(yè)印章保管制度不健全,，未設專人保管,，印章丟失或被盜后不及時報告，不及時報案,，也不主動在報紙上發(fā)布公告聲明作廢,，從而留下了潛在的用印風險。

 

（六）個別企業(yè)為追求收益,，允許不具備資質的企業(yè)掛靠施工,，個別情況下甚至允許掛靠單位使用公司印章，一旦掛靠單位出現(xiàn)問題,，企業(yè)就要承擔相應責任,。

 

（七）個別企業(yè)不重視管理項目部印章，意識不到項目部印章對企業(yè)的重要性,，項目部印章管理不規(guī)范,，沒有限定項目部印章的使用范圍和使用審批程序，沒有設立項目部印章使用臺賬,，形成了項目部印章管理的空白,，給企業(yè)帶來較大的法律風險。

 

（八）個別企業(yè)印章被仿冒后,，未采取正確的應對措施,，放任風險發(fā)生，給企業(yè)帶來了不可挽回的損失,。

 

（九）個別企業(yè)在下屬單位,、部門、項目部被撤銷和關閉后,，沒有及時收回和銷毀這些單位的印章,，造成印章的流失，形成了潛在的法律風險,。

 

三,、 公司印章的保管方面需要采取的措施

 

首先是建立日常保管制度：

 

（一）公司印章采取分級保管的制度，各類印章由各崗位專人依職權需要領取并保管,。

 

（二）印章必須由專門保管人妥善保管,，不得擅自委托他人保管并在其崗位職責中予以明確,。

 

（三）公章應妥善保管,，注意安全,，防止損毀、遺失和被盜,。

 

其次是明確保管人責任：

 

（一）印章保管人必須妥善保管印章,，不得遺失。如遺失,，必須及時向公司辦公室報告,；

 

（二）必須嚴格依照公司對印章的使用規(guī)定使用印章，未經(jīng)規(guī)定的程序,，不得擅自使用,；

 

（三）在使用中，保管人對文件和印章使用單簽署情況予以審核,，同意的則用印,，否決的則退回；

 

（四）檢查印章使用是否與所蓋章的文件內容相符,，如不符則不予蓋章,；

 

（五）在印章使用中違反規(guī)定，給公司造成損失的,，由公司對違紀者予以處分,，造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的，移送有關機關處理,。

 

四,、 公司印章的使用管理方面需要采取的措施

 

（一）企業(yè)要建立崗位法律風險防控體系，印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書,，明確印章管理崗位的法律風險防控職責,；同時，要加強對印章管理崗位人員法律風險防范的教育,，使其認識到印章對企業(yè)管理的重要意義,，不斷提高印章管理的技能和法律風險防范意識。

 

（二）企業(yè)要制定印章管理規(guī)定,，指定印章歸口管理部門,，明確企業(yè)各部門印章管理職責，明晰印章刻制,、使用的業(yè)務流程,，做到有規(guī)可依、有章可循,。

 

（三）企業(yè)新注冊設立的單位在領取營業(yè)執(zhí)照后,，應直接到行政服務中心公安機關刻制印章并備案,。企業(yè)臨時刻制印章，包括項目部印章,，必須由印章管理部門統(tǒng)一提出,，經(jīng)過法律部門、專業(yè)部門審查,，報公司主要領導審批,。經(jīng)批準后，由印章管理部門統(tǒng)一在公安機關指定的單位刻制并備案,。印章管理部門在印章交付使用前,，應下發(fā)印章啟用文件，未經(jīng)啟用的印章不能使用,。

 

（四）企業(yè)應當建立統(tǒng)一的印章使用臺賬,，制定印章使用申請表。申請使用印章的單位必須按印章管理規(guī)定履行審批程序,，經(jīng)過有權部門和企業(yè)領導批準,。經(jīng)企業(yè)領導批準后，印章使用單位應填寫統(tǒng)一的用印登記表,，企業(yè)文書人員對用印文件要認真審查,，審核與申請用印內容、用印次數(shù)是否一致,，然后才能在相關文件上用印,。用印時必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印,，同時不能讓印章離開印章保管人員的視線,。

 

（五）印章保管人員必須加強對印章的保管，未經(jīng)企業(yè)主要領導批準,，不允許將印章攜帶外出,，特殊情況下需攜帶外出時,，必須指定監(jiān)印人隨同,。印章遺失必須在第一時間向公安機關報案，并取得報案證明,，同時在當?shù)鼗蝽椖克诘貓蠹埳峡沁z失聲明,。

 

（六）禁止在空白介紹信,、空白紙張、空白單據(jù)等空白文件上蓋公章,。如遇特殊情況時,，必須經(jīng)總經(jīng)理同意，而且公章使用人應在《公章使用登記表》上寫明文件份數(shù)，在文件內容實施后,，應再次進行核準登記,。公章使用人因故不再使用預先蓋章的空白文件、資料時,，應將文件,、資料退回行政部（或辦公室），辦理登記手續(xù),。在使用預先蓋章的空白文件,、資料過程中,，公章使用人應承擔相應的工作責任,。

 

（七）企業(yè)必須定期檢查印章使用情況。企業(yè)印章管理部門應按照印章管理規(guī)定組織法律,、監(jiān)察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查,，發(fā)現(xiàn)問題及時采取相應措施。

 

（八）企業(yè)應加強對項目部印章,、部門印章的使用管理,，限定其用途和使用審批程序，嚴格按公司行政公章的使用程序要求各級印章保管和使用單位,。項目部印章和部門印章要嚴格限定使用范圍,，不能用于對外簽訂合同，不能在對外承諾,、證明等材料上使用,，必要時要將使用權限通知業(yè)主、原材料供應商等利益相關方,。項目部和企業(yè)的部門要指定印章用印和保管人,，建立使用臺賬，絕不允許分包方使用項目部印章,。

 

（九）企業(yè)所屬部門發(fā)生變更或被撤銷后,，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄；所屬分公司注銷后,，在工商注銷手續(xù)完成后,，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章,、財務專用章,、負責人名章等在內的全部印章及用印記錄；項目部關閉后,，項目部印章及用印記錄必須全部上繳企業(yè)印章管理部門,。企業(yè)印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。

 

（十）企業(yè)在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時,，企業(yè)印章管理部門要及時將有關情況通報法律管理部門,，由法律管理部門按法律規(guī)定解決。

 

最后,，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,，企業(yè)印章管理的難度不斷加大，法律風險防范的責任更加重大,。因此,，企業(yè)必須將印章管理作為法律風險防控的重要內容加以謀劃，以印章管理制度為基礎,，以印章管理業(yè)務流程為主線,，以印章管理崗位法律風險承諾書為抓手，形成印章管理法律風險防控體系,，只有這樣,，才能保證企業(yè)的和諧穩(wěn)定健康持續(xù)發(fā)展。